Підтвердження доставки: підписані накладні, фото й архів

Що вважається підтвердженням доставки в OptiRoutes?

Підтвердження доставки (POD) — це запис про те, що доставка дійшла до клієнта і що саме передано. OptiRoutes підтримує кілька рівнів, які можна поєднувати й задавати для кожного водія:

Кожен перемикач «потрібно» не дає водієві завершити доставку, доки вимогу не виконано, тож доставка, про яку звітовано в офісі, завжди має потрібне вам підтвердження. Для клієнтів, яким потрібна підписана накладна, можна ввімкнути «Потрібен підпис» і «Потрібне ім’я отримувача» для водіїв, які їх обслуговують.

Як працює цифровий підпис накладної?

Увімкніть цифровий підпис у налаштуваннях застосунку водія, і клієнт підписуватиме документ на телефоні водія. Документ потрапляє в застосунок двома способами:

• Власна накладна замовлення — ваша система кладе PDF для кожного номера замовлення в папку POD компанії через Files API або файловий сервер, і клієнт підписує саме цей документ.
• Ваш порожній шаблон для підпису — коли замовлення не має власного файлу накладної, клієнт підписує порожній PDF накладної вашої компанії, завантажений один раз у налаштуваннях.

Щоб клієнти підписували лише оригінальний документ, увімкніть блокування підпису, якщо файл оригінальної накладної відсутній: без файлу водій не зможе відкрити підпис. Щоб кожен підпис мав місцезнаходження, увімкніть блокування підпису, коли GPS вимкнено. У полях, що показуються під час підписання, перелічіть поля замовлення — наприклад номер замовлення, кількість чи суму, — які водій і клієнт бачать на екрані підпису.

Під час доставки клієнт підписує, додаючи до трьох фото, примітки й повернення. Де зв’язок слабкий, надсилання підпису у фоновому режимі дає водієві змогу одразу рухатися далі, поки підпис надсилається непомітно; якщо сервер не прийняв підпис, застосунок надсилає його повторно й показує в списку наприкінці дня, доки той не дійде.

Налаштування підтвердження доставки

1. Оберіть вимоги

   На екрані водіїв увімкніть фото, підпис, ім’я отримувача чи звіт про піддони для водіїв, яким це потрібно.

2. Увімкніть цифровий підпис

   У налаштуваннях застосунку водія позначте цифровий підпис накладної й перелічіть поля, що показуються під час підписання.

3. Завантажте порожній шаблон

   Оберіть PDF порожньої накладної; він зберігається, щойно ви оберете файл.

4. Налаштуйте розсилання

   Укажіть адреси для кожного підпису, підписів із приміткою й підписів із поверненнями, а також акаунт Gmail для надсилання з паролем застосунку.

5. Перевірте з одним водієм

   Водії отримують нові налаштування під час входу, тож попросіть одного водія вийти й увійти знову та підписати тестову доставку, перш ніж повідомляти всіх.

Куди надходять підписані накладні?

Підписані накладні надсилаються електронною поштою автоматично на три адреси, тож кожна накладна потрапляє до того, хто з нею працює:

• Кожен підпис — адреса, що отримує копію кожної підписаної накладної, наприклад скринька бек-офісу чи архіву.
• Підпис із приміткою — для того, хто опрацьовує примітки клієнтів.
• Підпис із поверненнями — для того, хто працює з поверненнями й кредитними нотами.

Листи надсилаються з власного акаунта Gmail вашої компанії, від її імені, за допомогою пароля застосунку Google, який ви створюєте в налаштуваннях безпеки Google, — і ніколи не звичайного пароля акаунта. Копія кожної підписаної накладної також зберігається в папці компанії, звідки її можуть забирати ваші системи.

Однакові формулювання приміток і повернень

Підписана накладна корисна рівно настільки, наскільки корисні слова поруч із нею. Водії обирають примітки до доставки й повернень із готових списків, які веде офіс, а не вигадують щоразу нове формулювання, тож звіти можна порівнювати між водіями й тижнями. Списки редагуються в налаштуваннях, їх можна впорядковувати й приховувати без видалення, і вони потрапляють у застосунок під час входу водія. Підпис із поверненнями надсилається на адресу для повернень, тож той, хто оформлює кредит, бачить його того ж дня.

Як знайти POD згодом

Підтвердження корисне лише тоді, коли його можна знайти, щойно клієнт запитає. OptiRoutes пропонує кілька шляхів до підписаної накладної:

• Диспетчеризація наживо — зупинка, закрита з накладною, показує значок документа; клацання відкриває файл POD у новій вкладці.
• Звіти про доставки — звіти водіїв із товарами показують, про що звітовано на кожній зупинці, і відкривають підписану накладну.
• Архів POD — на екрані водіїв оберіть день і завантажте всі підписані документи доставки компанії за цей день одним ZIP.
• Files API — ваше ПЗ отримує список і завантажує файли POD за день: підписаний PDF, підпис і фото окремо або весь день одним ZIP; див. інтеграції.

Підписані файли зберігаються за днями в папці компанії з назвами за номером замовлення, тож документ завжди можна простежити до замовлення, якому він належить.

Перевірка POD наприкінці дня

POD — частина закриття дня, а не окремий клопіт. У касі кожен клієнт маршруту має позначку POD: зелену, коли закрито, червону, коли доставлено без POD, і сіру, коли не доставлено, — а блок сповіщень збирає доставки, не закриті в POD, за маршрутом і водієм. «Перебіг дня» на головній сторінці й огляд періоду рахують доставки з помилкою підпису чи без накладної, тож прогалину видно вже наступного ранку, а не наприкінці місяця. Сам застосунок водія ще до закриття дня показує будь-яке доставлене замовлення, підписану накладну якого не знайдено на сервері.

Надсилання звітів про доставки у ваші системи

Окрім документів, кожен звіт про доставку можна передавати в іншу вашу систему. Заповніть адресу для звітів про доставки в налаштуваннях застосунку водія, і кожен звіт надсилатиметься й туди, тож ваша ERP чи клієнтський портал оновлюватимуться самі. Водії також можуть поділитися підписаною накладною прямо з телефона, коли клієнт просить копію на місці.

Поширені запитання