Bukti penghantaran: nota bertandatangan, foto dan arkib

Apakah yang dikira sebagai bukti penghantaran dalam OptiRoutes?

Bukti penghantaran (POD) ialah rekod bahawa penghantaran telah sampai kepada pelanggan dan apa yang diserahkan. OptiRoutes menyokong beberapa tahap, yang boleh Anda gabungkan dan tetapkan bagi setiap pemandu:

Setiap suis “diperlukan” menghalang pemandu daripada menyelesaikan penghantaran sehingga ia dilengkapkan, jadi penghantaran yang dilaporkan di pejabat sentiasa membawa bukti yang Anda minta. Pelanggan yang memerlukan nota bertandatangan boleh mendapat “tandatangan diperlukan” dan “nama penerima diperlukan” pada pemandu yang melayani mereka.

Bagaimanakah tandatangan digital pada nota penghantaran berfungsi?

Aktifkan tandatangan digital dalam tetapan aplikasi pemandu dan pelanggan akan menandatangani dokumen pada telefon pemandu. Terdapat dua cara dokumen sampai ke aplikasi:

• Nota penghantaran pesanan itu sendiri — sistem Anda meletakkan PDF bagi setiap nombor pesanan dalam folder POD syarikat, melalui API fail atau pelayan fail, dan pelanggan menandatangani dokumen yang tepat itu.
• Templat tandatangan kosong Anda — apabila pesanan tiada fail nota sendiri, pelanggan menandatangani PDF kosong nota perniagaan Anda, yang dimuat naik sekali dalam tetapan.

Untuk memastikan pelanggan hanya menandatangani dokumen asal, aktifkan sekat tandatangan apabila fail nota penghantaran asal tiada: tanpa fail itu, pemandu tidak dapat membuka tandatangan. Untuk mendapatkan lokasi bagi setiap tandatangan, aktifkan sekat tandatangan semasa GPS dimatikan. Dalam medan yang dipaparkan semasa menandatangani, Anda menyenaraikan medan pesanan — contohnya nombor pesanan, kuantiti atau jumlah — yang dilihat oleh pemandu dan pelanggan pada skrin tandatangan.

Semasa penghantaran, pelanggan menandatangani dengan sehingga tiga foto, catatan dan pemulangan. Di kawasan liputan lemah, hantar tandatangan di latar belakang membolehkan pemandu terus bergerak sementara tandatangan dihantar di belakang tabir; jika pelayan tidak menerima tandatangan, aplikasi menghantarnya semula dan menyenaraikannya pada akhir hari sehingga ia sampai.

Menyediakan bukti penghantaran

1. Pilih keperluan

   Di skrin pemandu, aktifkan foto, tandatangan, nama penerima atau laporan palet bagi pemandu yang memerlukannya.

2. Aktifkan tandatangan digital

   Dalam tetapan aplikasi pemandu, tandakan tandatangan digital pada nota penghantaran dan senaraikan medan yang dipaparkan semasa menandatangani.

3. Muat naik templat kosong

   Pilih PDF nota penghantaran kosong Anda; ia disimpan sebaik sahaja Anda memilih fail itu.

4. Tetapkan penghantaran e-mel

   Isi alamat bagi setiap tandatangan, tandatangan dengan catatan dan tandatangan dengan pemulangan, serta akaun Gmail penghantar bersama kata laluan aplikasinya.

5. Uji dengan seorang pemandu

   Pemandu menerima tetapan baharu apabila log masuk, jadi minta seorang pemandu log keluar dan log masuk semula serta menandatangani penghantaran ujian sebelum memaklumkan semua orang.

Ke manakah nota penghantaran bertandatangan dihantar?

Nota bertandatangan dihantar secara automatik melalui e-mel, dengan tiga alamat penerima supaya setiap nota sampai kepada orang yang mengendalikannya:

• Setiap tandatangan — alamat yang menerima salinan setiap nota bertandatangan, contohnya peti mel pejabat belakang atau arkib Anda.
• Tandatangan dengan catatan — untuk sesiapa yang membuat susulan catatan pelanggan.
• Tandatangan dengan pemulangan — untuk sesiapa yang mengendalikan pemulangan dan nota kredit.

E-mel dihantar daripada akaun Gmail perniagaan Anda sendiri, atas nama perniagaan Anda, menggunakan kata laluan aplikasi Google yang Anda cipta dalam tetapan keselamatan Google — bukan kata laluan biasa akaun tersebut. Salinan setiap nota bertandatangan juga disimpan dalam folder syarikat, tempat sistem Anda boleh mengambilnya.

Catatan dan pemulangan yang kekal konsisten

Nota bertandatangan hanya berguna sejauh perkataan di sebelahnya. Pemandu memilih catatan penghantaran dan nota pemulangan daripada senarai sedia yang diselenggara oleh pejabat, dan bukannya menaip ayat baharu setiap kali, supaya laporan boleh dibandingkan antara pemandu dan minggu. Senarai disunting dalam tetapan, boleh disusun semula dan disembunyikan tanpa dipadam, dan sampai ke aplikasi apabila pemandu log masuk. Tandatangan yang disertai pemulangan dihantar melalui e-mel ke alamat pemulangan, supaya sesiapa yang mengeluarkan kredit melihatnya pada hari yang sama.

Mencari POD kemudian

Bukti hanya berguna jika Anda dapat menemuinya apabila pelanggan bertanya. OptiRoutes menyediakan beberapa cara untuk kembali kepada nota bertandatangan:

• Penyelarasan langsung — hentian yang ditutup dengan nota penghantaran memaparkan ikon dokumen; satu klik membuka fail POD dalam tab baharu.
• Laporan penghantaran — laporan pemandu dengan item menyenaraikan apa yang dilaporkan di setiap hentian dan membuka nota penghantaran bertandatangan.
• Arkib POD — di skrin pemandu, pilih satu hari dan muat turun setiap dokumen penghantaran bertandatangan syarikat bagi hari itu sebagai satu ZIP.
• API fail — perisian Anda menyenaraikan dan memuat turun fail POD sesuatu hari, PDF bertandatangan, tandatangan dan foto secara berasingan, atau seluruh hari sebagai satu ZIP; lihat integrasi.

Fail bertandatangan disimpan mengikut hari dalam folder syarikat, dinamakan mengikut nombor pesanan, supaya dokumen boleh dijejaki kembali kepada pesanan yang berkaitan.

Menyemak POD pada akhir hari

POD ialah sebahagian daripada penutupan hari, bukan tugas berasingan. Di kaunter tunai, setiap pelanggan dalam laluan memaparkan cip POD — hijau apabila ditutup, merah apabila dihantar tanpa POD, kelabu apabila tidak dihantar — dan kotak amaran mengumpulkan penghantaran yang belum ditutup dalam POD mengikut laluan dan pemandu. Aliran hari di skrin utama dan semakan tempoh mengira penghantaran dengan kegagalan tandatangan atau tanpa nota penghantaran, jadi sebarang kekurangan dikesan pada pagi berikutnya dan bukannya pada akhir bulan. Aplikasi pemandu sendiri menyenaraikan, sebelum hari boleh ditutup, sebarang pesanan dihantar yang nota bertandatangannya tidak ditemui pada pelayan.

Menghantar laporan penghantaran ke sistem Anda sendiri

Selain dokumen, setiap laporan penghantaran boleh dihantar ke sistem lain milik Anda. Isi alamat laporan penghantaran dalam tetapan aplikasi pemandu dan setiap laporan turut dihantar ke sana, jadi ERP atau portal pelanggan Anda dikemas kini dengan sendirinya. Pemandu juga boleh berkongsi nota penghantaran bertandatangan terus daripada telefon apabila pelanggan meminta salinan di tempat itu juga.

Soalan lazim