配送証明：署名済み納品書、写真、アーカイブ

OptiRoutesでは何が配送証明になるのか？

配送証明（POD）とは、配送が顧客に届いたことと、何を引き渡したかの記録です。OptiRoutesは複数のレベルに対応しており、組み合わせたり、ドライバーごとに設定したりできます。

各「必須」スイッチは、完了するまでドライバーが配送を完了できないようにするため、オフィスに報告される配送には必ず求めた証明が付きます。署名済みの納品書が必要な顧客には、その顧客を担当するドライバーに「署名必須」と「受取人名必須」を設定できます。

納品書への電子署名はどのように機能するのか？

ドライバーアプリの設定で電子署名をオンにすると、顧客はドライバーのスマートフォンで書類に署名します。書類がアプリに届く方法は2つあります。

• 注文そのものの納品書 — 自社システムが、ファイルAPIまたはファイルサーバーを通じて、注文番号ごとのPDFを会社のPODフォルダーに置き、顧客はまさにその書類に署名します。
• 白紙の署名テンプレート — 注文に専用の納品書ファイルがない場合、顧客は設定で一度アップロードした自社の納品書の白紙PDFに署名します。

顧客に原本の書類にのみ署名してもらうには、元の納品書ファイルがない場合は署名をブロックをオンにします。ファイルがなければ、ドライバーは署名を開けません。すべての署名に位置情報を残すには、GPSがオフの間は署名をブロックをオンにします。署名中に表示する項目では、署名画面でドライバーと顧客が見る注文の項目（例：注文番号、数量、金額）を指定します。

配送時、顧客は最大3枚の写真、備考、返品とともに署名します。電波の弱い場所では、署名をバックグラウンドで送信を使えば、署名を裏で送信している間にドライバーはすぐに次へ進めます。サーバーが署名を受け付けなかった場合、アプリは再送信し、届くまで1日の終わりに一覧表示します。

配送証明の設定

1. 要件を選ぶ

   ドライバー画面で、必要なドライバーについて写真、署名、受取人名、パレット報告をオンにします。

2. 電子署名をオンにする

   ドライバーアプリの設定で納品書への電子署名にチェックを入れ、署名中に表示する項目を指定します。

3. 白紙のテンプレートをアップロードする

   白紙の納品書のPDFを選びます。ファイルを選んだ時点で保存されます。

4. メールの振り分けを設定する

   すべての署名、備考付きの署名、返品付きの署名のそれぞれの送信先アドレスと、送信に使うGmailアカウントとそのアプリパスワードを入力します。

5. 1人のドライバーで試す

   ドライバーはサインイン時に新しい設定を受け取るため、全員に知らせる前に、1人のドライバーにサインアウトして再度サインインしてもらい、テスト配送で署名してもらいましょう。

署名済みの納品書はどこに送られるのか？

署名済みの納品書は自動的にメールで送信されます。送信先アドレスは3つあり、各納品書が担当者に届くようになっています。

• すべての署名 — 署名済みのすべての納品書のコピーを受け取るアドレス。たとえばバックオフィスやアーカイブ用のメールボックスです。
• 備考付きの署名 — 顧客の備考に対応する担当者向け。
• 返品付きの署名 — 返品と返品伝票（クレジットノート）を扱う担当者向け。

メールは、自社のGmailアカウントから自社の名前で送信されます。使うのは、Googleのセキュリティ設定で作成するGoogleのアプリパスワードで、アカウントの通常のパスワードは決して使いません。署名済みのすべての納品書のコピーは会社のフォルダーにも保存され、自社のシステムから取得できます。

一貫性のある備考と返品

署名済みの納品書の価値は、そこに添えられた言葉で決まります。ドライバーは毎回新しい言い回しを入力するのではなく、オフィスが管理する定型リストから配送の備考と返品メモを選ぶため、ドライバー間や週ごとにレポートを比較できます。リストは設定で編集でき、並べ替えや、削除せずに非表示にすることもでき、ドライバーのサインイン時にアプリに反映されます。返品付きの署名は返品用のアドレスにメールで送られるため、返品伝票を発行する担当者は当日中に確認できます。

後からPODを探す

証明は、顧客から問い合わせがあったときに見つけられてこそ役に立ちます。OptiRoutesには、署名済みの納品書にたどり着く方法がいくつもあります。

• リアルタイム配車 — 納品書付きで完了した停車先には書類のアイコンが表示され、クリックすると新しいタブでPODファイルが開きます。
• 配送レポート — 品目付きのドライバーのレポートには、各停車先で報告された内容が一覧表示され、署名済みの納品書を開けます。
• PODアーカイブ — ドライバー画面で日付を選び、その日の会社の署名済み配送書類をすべて1つのZIPとしてダウンロードします。
• ファイルAPI — 自社のソフトウェアから、ある日のPODファイル、署名済みのPDF、署名と写真を個別に、またはその日の分をまとめて1つのZIPとして一覧表示・ダウンロードできます。詳しくは連携をご覧ください。

署名済みのファイルは会社のフォルダーに日ごとに保存され、注文番号で名前が付けられるため、書類から対応する注文をたどることができます。

1日の終わりのPODチェック

PODは独立した雑務ではなく、1日の締めの一部です。現金管理では、ルート上のすべての顧客にPODの表示が付きます。締め済みなら緑、PODなしで配達済みなら赤、未配達ならグレーです。アラート欄には、PODで締められていない配送がルートとドライバーごとにまとめられます。ホームの1日の流れと期間レビューでは、署名に失敗した配送や納品書のない配送が数えられるため、差異は月末ではなく翌朝に見つかります。ドライバーアプリ自体も、1日を締める前に、署名済みの納品書がサーバー上で見つからない配達済みの注文を一覧表示します。

配送レポートを自社のシステムに送る

書類に加えて、すべての配送レポートを自社のほかのシステムに送ることもできます。ドライバーアプリの設定で配送レポートの送信先アドレスを入力すると、各レポートがそこにも送られ、ERPや顧客ポータルが自動的に更新されます。顧客がその場でコピーを求めた場合、ドライバーはスマートフォンから署名済みの納品書を直接共有することもできます。

よくある質問