Kiszállítási igazolás: aláírt szállítólevelek, fényképek és archívum

Mi számít kiszállítási igazolásnak az OptiRoutes-ban?

A kiszállítási igazolás (POD) annak a rögzítése, hogy egy kiszállítás eljutott az ügyfélhez, és mit adtak át. Az OptiRoutes több szintet támogat, amelyek kombinálhatók és sofőrönként állíthatók:

Minden „kötelező” kapcsoló megakadályozza, hogy a sofőr befejezze a kiszállítást, amíg el nem végezte, így az irodában jelentett kiszállításhoz mindig ott van a kért igazolás. Az aláírt szállítólevelet igénylő ügyfeleknél az őket kiszolgáló sofőröknél bekapcsolható az „aláírás kötelező” és „az átvevő neve kötelező” beállítás.

Hogyan működik a digitális aláírás a szállítólevélen?

Kapcsolja be a digitális aláírást a sofőralkalmazás beállításaiban, és az ügyfél a sofőr telefonján írja alá a dokumentumot. A dokumentum kétféleképpen jut el az alkalmazásba:

• A rendelés saját szállítólevele – a rendszere rendelésszámonként egy PDF-et helyez el a cég POD-mappájában a fájl-API-n vagy a fájlszerveren keresztül, és az ügyfél pontosan azt a dokumentumot írja alá.
• Az Ön üres aláírási sablonja – ha egy rendeléshez nincs saját szállítólevél-fájl, az ügyfél a vállalkozása szállítólevelének üres PDF-jét írja alá, amelyet egyszer kell feltölteni a beállításokban.

Hogy az ügyfelek csak az eredeti dokumentumot írják alá, kapcsolja be az aláírás letiltása, ha hiányzik az eredeti szállítólevél-fájl beállítást: a fájl nélkül a sofőr nem nyithatja meg az aláírást. Hogy minden aláíráshoz legyen helyadat, kapcsolja be az aláírás letiltása kikapcsolt GPS mellett beállítást. Az aláíráskor megjelenő mezők között sorolja fel azokat a rendelési mezőket – például a rendelésszámot, a mennyiséget vagy az összeget –, amelyeket a sofőr és az ügyfél az aláírási képernyőn lát.

Kiszállításkor az ügyfél legfeljebb három fényképpel, megjegyzésekkel és visszáruval ír alá. Gyenge térerőnél az aláírás küldése a háttérben lehetővé teszi, hogy a sofőr azonnal továbbhaladjon, miközben az aláírás a háttérben elküldődik; ha a szerver nem fogad el egy aláírást, az alkalmazás újraküldi, és a nap végén felsorolja, amíg meg nem érkezik.

A kiszállítási igazolás beállítása

1. Válassza ki a követelményeket

   A sofőrök képernyőjén kapcsolja be a fényképet, az aláírást, az átvevő nevét vagy a raklapjelentést azoknál a sofőröknél, akiknél szükséges.

2. Kapcsolja be a digitális aláírást

   A sofőralkalmazás beállításaiban jelölje be a digitális aláírást a szállítólevélen, és sorolja fel az aláíráskor megjelenő mezőket.

3. Töltse fel az üres sablont

   Válassza ki az üres szállítólevele PDF-jét; a fájl kiválasztásakor azonnal elmentődik.

4. Állítsa be az e-mailes továbbítást

   Adja meg a címeket minden aláíráshoz, a megjegyzéssel ellátott aláírásokhoz és a visszárus aláírásokhoz, valamint a küldő Gmail-fiókot az alkalmazásjelszavával.

5. Teszteljen egy sofőrrel

   A sofőrök bejelentkezéskor kapják meg az új beállításokat, ezért kérjen meg egy sofőrt, hogy jelentkezzen ki és újra be, és írasson alá egy tesztkiszállítást, mielőtt mindenkinek szólna.

Hová kerülnek az aláírt szállítólevelek?

Az aláírt szállítólevelek automatikusan, e-mailben mennek ki, három fogadó címre, így minden szállítólevél ahhoz a személyhez jut, aki kezeli:

• Minden aláírás – egy cím, amely minden aláírt szállítólevélről másolatot kap, például a back office vagy az archív postafiók.
• Megjegyzéssel ellátott aláírás – annak, aki az ügyfélmegjegyzéseket követi.
• Visszárus aláírás – annak, aki a visszárut és a jóváírásokat kezeli.

Az e-mailek a vállalkozás saját Gmail-fiókjából, a vállalkozás nevében mennek ki, egy Google-alkalmazásjelszóval, amelyet a Google biztonsági beállításaiban hoz létre – soha nem a fiók szokásos jelszavával. Minden aláírt szállítólevél másolata a cég mappájában is megmarad, ahonnan a rendszerei begyűjthetik.

Egységes megjegyzések és visszáru

Egy aláírt szállítólevél csak annyira hasznos, amennyire a mellette álló szavak. A sofőrök a kiszállítási megjegyzéseket és a visszárus megjegyzéseket az iroda által karbantartott, előre elkészített listákból választják, ahelyett hogy minden alkalommal új megfogalmazást gépelnének, így a jelentések sofőrök és hetek között is összevethetők. A listák a beállításokban szerkeszthetők, átrendezhetők és törlés nélkül elrejthetők, és a sofőr bejelentkezésekor jutnak el az alkalmazásba. A visszáruval érkező aláírás a visszáru címére megy e-mailben, így a jóváírást kiállító személy még aznap látja.

Egy POD visszakeresése később

Az igazolás csak akkor hasznos, ha megtalálja, amikor egy ügyfél kérdez. Az OptiRoutes több utat kínál vissza egy aláírt szállítólevélhez:

• Élő diszpécserkedés – a szállítólevéllel lezárt megállónál dokumentumikon látható; egy kattintás új lapon nyitja meg a POD-fájlt.
• Kiszállítási jelentések – a sofőrök tételes jelentései felsorolják, mit jelentettek az egyes megállóknál, és megnyitják az aláírt szállítólevelet.
• POD-archívum – a sofőrök képernyőjén válasszon ki egy napot, és töltse le a cég aznapi összes aláírt kiszállítási dokumentumát egyetlen ZIP-fájlként.
• Fájl-API – a szoftvere listázza és letölti egy nap POD-fájljait, külön az aláírt PDF-et, az aláírást és a fényképeket, vagy az egész napot egyetlen ZIP-ként; lásd: integrációk.

Az aláírt fájlok naponként, rendelésszám szerint elnevezve tárolódnak a cég mappájában, így minden dokumentum visszakövethető ahhoz a rendeléshez, amelyhez tartozik.

A POD ellenőrzése a nap végén

A POD a napzárás része, nem külön feladat. A pénztárban egy útvonal minden ügyfelénél POD-címke látható – zöld, ha lezárt, piros, ha POD nélkül szállították ki, szürke, ha nincs kiszállítva –, a figyelmeztetési doboz pedig útvonal és sofőr szerint gyűjti a POD-ban le nem zárt kiszállításokat. A kezdőképernyő A nap menete nézete és az időszak áttekintése számolja a sikertelen aláírású vagy szállítólevél nélküli kiszállításokat, így egy hiányosság már másnap reggel kiderül, nem a hónap végén. Maga a sofőralkalmazás is felsorolja a nap lezárása előtt azokat a kiszállított rendeléseket, amelyek aláírt szállítólevele nem található a szerveren.

Kiszállítási jelentések küldése a saját rendszereibe

A dokumentumokon kívül minden kiszállítási jelentés továbbítható az Ön egy másik rendszerébe. Töltse ki a kiszállítási jelentések címét a sofőralkalmazás beállításaiban, és minden jelentés oda is elküldődik, így az ERP-je vagy az ügyfélportálja magától frissül. A sofőrök közvetlenül a telefonról is megoszthatják az aláírt szállítólevelet, ha egy ügyfél a helyszínen kér másolatot.

Gyakran ismételt kérdések