Dovada livrării: avize semnate, fotografii și arhivă

Ce înseamnă dovada livrării în OptiRoutes?

Dovada livrării (POD) este înregistrarea care arată că o livrare a ajuns la client și ce i s-a predat. OptiRoutes oferă mai multe niveluri, pe care le puteți combina și seta pe șofer:

Fiecare comutator „obligatoriu” îl împiedică pe șofer să încheie livrarea până când cerința nu este îndeplinită, așa că o livrare raportată la birou are întotdeauna dovada pe care ați cerut-o. Pentru clienții care au nevoie de un aviz semnat, puteți activa „semnătură obligatorie” și „numele destinatarului obligatoriu” la șoferii care îi deservesc.

Cum funcționează semnătura digitală pe avizul de livrare?

Activați semnătura digitală în setările aplicației șoferului, iar clientul semnează documentul pe telefonul șoferului. Documentul ajunge în aplicație în două moduri:

• Avizul de livrare al comenzii — sistemul dumneavoastră pune câte un PDF pentru fiecare număr de comandă în dosarul POD al companiei, prin API-ul pentru fișiere sau prin serverul de fișiere, iar clientul semnează exact acel document.
• Șablonul gol de semnare — când o comandă nu are propriul fișier de aviz, clientul semnează un PDF gol al avizului firmei, încărcat o singură dată în setări.

Pentru ca clienții să semneze doar documentul original, activați blocarea semnării când lipsește fișierul original al avizului de livrare: fără fișier, șoferul nu poate deschide semnătura. Pentru a avea o locație la fiecare semnătură, activați blocarea semnării cât timp GPS-ul este oprit. În câmpurile afișate la semnare enumerați câmpurile comenzii — de exemplu numărul comenzii, cantitatea sau suma — pe care șoferul și clientul le văd pe ecranul de semnare.

La livrare, clientul semnează cu până la trei fotografii, observații și returnări. Acolo unde semnalul este slab, trimiterea semnăturii în fundal îi permite șoferului să meargă imediat mai departe, în timp ce semnătura este trimisă în spate; dacă serverul nu acceptă o semnătură, aplicația o retrimite și o listează la sfârșitul zilei până când ajunge.

Configurarea dovezii de livrare

1. Alegeți cerințele

   În ecranul șoferilor, activați fotografia, semnătura, numele destinatarului sau raportul de paleți pentru șoferii care au nevoie de ele.

2. Activați semnătura digitală

   În setările aplicației șoferului, bifați semnătura digitală pe avizul de livrare și enumerați câmpurile afișate la semnare.

3. Încărcați șablonul gol

   Alegeți un PDF al avizului de livrare gol; este stocat imediat ce selectați fișierul.

4. Setați trimiterea pe e-mail

   Completați adresele pentru fiecare semnătură, pentru semnăturile cu observații și pentru cele cu returnări, precum și contul Gmail de trimitere, cu parola de aplicație.

5. Testați cu un șofer

   Șoferii primesc setările noi la autentificare, așa că rugați un șofer să se deconecteze, să se autentifice din nou și să semneze o livrare de test înainte de a anunța pe toată lumea.

Unde ajung avizele de livrare semnate?

Avizele semnate sunt trimise automat pe e-mail, la trei adrese de primire, astfel încât fiecare aviz să ajungă la persoana care se ocupă de el:

• Fiecare semnătură — o adresă care primește o copie a fiecărui aviz semnat, de exemplu căsuța back-office-ului sau a arhivei.
• O semnătură cu observații — pentru cine urmărește observațiile clienților.
• O semnătură cu returnări — pentru cine se ocupă de returnări și de notele de credit.

E-mailurile pleacă din contul Gmail propriu al firmei, în numele firmei, folosind o parolă de aplicație Google pe care o creați în setările de securitate Google — niciodată parola obișnuită a contului. O copie a fiecărui aviz semnat este păstrată și în dosarul companiei, de unde o pot prelua sistemele dumneavoastră.

Observații și returnări consecvente

Un aviz semnat este la fel de util ca formularea de lângă el. Șoferii aleg observațiile de livrare și notele de returnare din liste pregătite pe care le întreține biroul, în loc să tasteze de fiecare dată o formulare nouă, așa că rapoartele pot fi comparate între șoferi și între săptămâni. Listele se editează în setări, pot fi reordonate și ascunse fără a fi șterse și ajung în aplicație când șoferul se autentifică. O semnătură însoțită de returnări este trimisă pe e-mail la adresa pentru returnări, astfel încât cine emite nota de credit o vede în aceeași zi.

Găsirea ulterioară a unui POD

Dovada este utilă doar dacă o puteți găsi când un client o cere. OptiRoutes oferă mai multe căi înapoi la un aviz semnat:

• Dispecerat live — o oprire închisă cu aviz de livrare afișează o pictogramă de document; un clic deschide fișierul POD într-o filă nouă.
• Rapoarte de livrare — rapoartele șoferilor cu articole listează ce s-a raportat la fiecare oprire și deschid avizul de livrare semnat.
• Arhiva POD — în ecranul șoferilor, alegeți o zi și descărcați toate documentele de livrare semnate ale companiei din acea zi, ca un singur ZIP.
• API-ul pentru fișiere — software-ul dumneavoastră listează și descarcă fișierele POD ale unei zile, PDF-ul semnat, semnătura și fotografiile separat sau întreaga zi ca un singur ZIP; consultați integrări.

Fișierele semnate sunt stocate pe zile în dosarul companiei, denumite după numărul comenzii, astfel încât un document poate fi urmărit până la comanda căreia îi aparține.

Verificarea POD la sfârșitul zilei

POD-ul face parte din închiderea zilei, nu este o corvoadă separată. La casierie, fiecare client de pe o rută are un indicator POD — verde când este închis, roșu când a fost livrat fără POD, gri când nu a fost livrat —, iar caseta de alerte adună livrările neînchise în POD, pe rută și pe șofer. Pagina principală și sinteza perioadei numără livrările cu semnare eșuată sau fără aviz de livrare, astfel încât o lipsă este observată a doua zi dimineață, nu la sfârșitul lunii. Chiar aplicația șoferului listează, înainte de închiderea zilei, orice comandă livrată al cărei aviz semnat nu a fost găsit pe server.

Trimiterea rapoartelor de livrare către propriile sisteme

Pe lângă documente, fiecare raport de livrare poate fi trimis către un alt sistem al dumneavoastră. Completați adresa pentru rapoartele de livrare în setările aplicației șoferului, iar fiecare raport este trimis și acolo, astfel încât ERP-ul sau portalul pentru clienți se actualizează singur. Șoferii pot și partaja un aviz de livrare semnat direct de pe telefon, când un client cere o copie pe loc.

Întrebări frecvente