배송 증빙: 서명된 배송 확인서, 사진, 아카이브
OptiRoutes는 기사 앱에서 배송 증빙을 수집합니다. 고객이 기사의 휴대전화에서 최대 3장의 사진, 비고, 반품과 함께 배송 확인서에 서명합니다. 서명된 PDF는 주문과 함께 저장되고, 모든 서명·비고·반품에 대해 지정한 주소로 이메일 발송되며, 어느 날짜든 ZIP 파일 하나로 다운로드할 수 있습니다.
업데이트:
OptiRoutes에서 배송 증빙이란?
배송 증빙(POD)은 배송이 고객에게 도착했고 무엇이 전달되었는지를 보여 주는 기록입니다. OptiRoutes는 여러 단계를 지원하며, 이를 조합해 기사별로 설정할 수 있습니다.
| 요구 사항 | 기사가 하는 일 |
|---|---|
| 배송 시 사진 필수 | 배송 확인서를 촬영합니다. |
| 배송 시 서명 필수 | 수령인이 휴대전화 화면에 서명합니다. |
| 수령인 이름 필수 | 상품을 받은 사람의 이름을 기록합니다. |
| 팔레트 보고 필수 | 회수한 팔레트 수를 보고합니다. 0도 보고로 인정됩니다. |
| 배송 확인서 전자 서명 | 고객이 앱에서 사진, 비고, 반품과 함께 배송 확인서 자체에 서명합니다. |
각 “필수” 스위치는 완료하기 전에 기사가 배송을 마치지 못하게 하므로, 사무실에 보고된 배송에는 항상 요청한 증빙이 있습니다. 서명된 배송 확인서가 필요한 고객에게는 해당 고객을 담당하는 기사에게 “서명 필수”와 “수령인 이름 필수”를 켜 두면 됩니다.
배송 확인서 전자 서명은 어떻게 작동하나요?
기사 앱 설정에서 전자 서명을 켜면 고객이 기사의 휴대전화에서 문서에 서명합니다. 문서가 앱에 전달되는 방식은 두 가지입니다.
- 주문 고유의 배송 확인서 — 귀사 시스템이 파일 API나 파일 서버를 통해 회사의 POD 폴더에 주문 번호별 PDF를 넣으면, 고객은 바로 그 문서에 서명합니다.
- 빈 서명 템플릿 — 주문에 고유 확인서 파일이 없으면, 설정에서 한 번 업로드한 귀사 배송 확인서의 빈 PDF에 고객이 서명합니다.
고객이 원본 문서에만 서명하도록 하려면 원본 배송 확인서 파일이 없으면 서명 차단을 켜세요. 파일이 없으면 기사가 서명 화면을 열 수 없습니다. 모든 서명에 위치를 남기려면 GPS가 꺼져 있으면 서명 차단을 켜세요. 서명 시 표시할 필드에는 기사와 고객이 서명 화면에서 볼 주문 필드(예: 주문 번호, 수량, 금액)를 지정합니다.
배송 시 고객은 최대 3장의 사진, 비고, 반품과 함께 서명합니다. 수신 상태가 약한 곳에서는 서명을 백그라운드로 전송을 켜면 서명이 뒤에서 전송되는 동안 기사가 바로 이동할 수 있습니다. 서버가 서명을 수락하지 않으면 앱이 다시 보내며, 도착할 때까지 일 마감 시 목록에 표시합니다.
배송 증빙 설정하기
요구 사항 선택
기사 화면에서 필요한 기사에게 사진, 서명, 수령인 이름, 팔레트 보고를 켭니다.
전자 서명 켜기
기사 앱 설정에서 배송 확인서 전자 서명을 체크하고, 서명 시 표시할 필드를 지정합니다.
빈 템플릿 업로드
빈 배송 확인서 PDF를 선택하세요. 파일을 선택하는 즉시 저장됩니다.
이메일 발송 설정
모든 서명, 비고가 있는 서명, 반품이 있는 서명의 수신 주소와, 발신용 Gmail 계정 및 앱 비밀번호를 입력합니다.
기사 한 명으로 테스트
기사는 로그인할 때 새 설정을 받으므로, 모두에게 알리기 전에 기사 한 명에게 로그아웃 후 다시 로그인해 테스트 배송에 서명해 보도록 하세요.
서명된 배송 확인서는 어디로 가나요?
서명된 배송 확인서는 자동으로 이메일 발송되며, 각 확인서가 담당자에게 전달되도록 세 가지 수신 주소를 둘 수 있습니다.
- 모든 서명 — 서명된 모든 확인서의 사본을 받는 주소. 예: 백오피스나 보관용 메일함.
- 비고가 있는 서명 — 고객 비고를 후속 처리하는 담당자용.
- 반품이 있는 서명 — 반품과 대변표를 처리하는 담당자용.
이메일은 귀사의 Gmail 계정에서 귀사 이름으로 발송되며, Google 보안 설정에서 만든 Google 앱 비밀번호를 사용합니다. 계정의 일반 비밀번호는 절대 사용하지 않습니다. 서명된 모든 확인서의 사본은 회사 폴더에도 보관되어 귀사 시스템이 가져갈 수 있습니다.
일관성을 유지하는 비고와 반품
서명된 확인서의 가치는 옆에 적힌 내용에 달려 있습니다. 기사는 매번 새 문구를 입력하는 대신 사무실이 관리하는 준비된 목록에서 배송 비고와 반품 메모를 선택하므로, 기사와 주간별로 보고를 비교할 수 있습니다. 목록은 설정에서 편집하며, 순서를 바꾸거나 삭제하지 않고 숨길 수 있고, 기사가 로그인할 때 앱에 반영됩니다. 반품이 포함된 서명은 반품 담당 주소로 이메일 발송되므로, 대변표를 발행하는 담당자가 당일에 확인할 수 있습니다.
나중에 POD 찾기
증빙은 고객이 물어볼 때 찾을 수 있어야 쓸모가 있습니다. OptiRoutes는 서명된 확인서를 다시 찾는 여러 방법을 제공합니다.
- 실시간 배차 — 배송 확인서로 마감된 경유지에는 문서 아이콘이 표시되며, 클릭하면 새 탭에서 POD 파일이 열립니다.
- 배송 보고서 — 품목이 포함된 기사 보고서에 경유지별 보고 내용이 나열되며, 서명된 배송 확인서를 열 수 있습니다.
- POD 아카이브 — 기사 화면에서 날짜를 선택하면 그날 회사의 서명된 모든 배송 문서를 ZIP 하나로 다운로드합니다.
- 파일 API — 귀사 소프트웨어가 하루의 POD 파일 목록을 조회하고, 서명된 PDF, 서명, 사진을 따로 또는 하루 전체를 ZIP 하나로 다운로드합니다. 연동을 참조하세요.
서명된 파일은 회사 폴더에 날짜별로 주문 번호 이름으로 저장되므로, 문서를 해당 주문까지 추적할 수 있습니다.
일 마감 시 POD 확인
POD는 별도의 잡무가 아니라 하루 마감의 일부입니다. 정산 화면에서 경로의 모든 고객에 POD 표시가 있으며, 마감되면 초록색, POD 없이 배송되면 빨간색, 미배송이면 회색입니다. 알림 상자에는 POD에서 마감되지 않은 배송이 경로와 기사별로 모입니다. 홈 화면의 일일 현황과 기간 요약은 서명 실패나 배송 확인서 없는 배송을 집계하므로, 누락을 월말이 아니라 다음 날 아침에 발견할 수 있습니다. 기사 앱도 하루를 마감하기 전에, 서버에서 서명된 확인서를 찾을 수 없는 배송 완료 주문을 나열합니다.
자주 묻는 질문
일반 양식이 아니라 우리 회사의 배송 확인서에 서명받을 수 있나요?
네. 귀사 시스템이 주문별 PDF를 제공하면 고객은 그 문서에 서명합니다. 없으면 귀사의 빈 템플릿에 서명합니다.
기사는 사진을 몇 장까지 첨부할 수 있나요?
배송 확인서 전자 서명을 켜면 고객은 최대 3장의 사진과 비고, 반품과 함께 서명합니다.
서명된 배송 확인서는 누가 받나요?
지정한 최대 세 개의 주소입니다. 모든 서명용, 비고가 있는 서명용, 반품이 있는 서명용이며, 귀사의 Gmail 계정에서 발송됩니다.
하루치 POD를 한 번에 다운로드할 수 있나요?
네. 기사 화면의 POD 아카이브에서 선택한 날짜의 서명된 모든 문서를 ZIP으로 다운로드할 수 있으며, 파일 API도 귀사 소프트웨어에 같은 아카이브를 제공합니다.
고객이 서명할 때 기사에게 신호가 없으면요?
백그라운드 전송을 켜면 기사는 바로 이동하고, 서명은 가능할 때 전송됩니다. 서버가 수락하지 않은 서명은 다시 전송되며 일 마감 시 목록에 표시됩니다.