Toimitustodistus: allekirjoitetut lähetteet, valokuvat ja arkisto

Mikä lasketaan OptiRoutesissa toimitustodistukseksi?

Toimitustodistus (POD) on tallenne siitä, että toimitus saapui asiakkaalle, ja siitä, mitä luovutettiin. OptiRoutes tukee useita tasoja, joita voit yhdistellä ja asettaa kuljettajakohtaisesti:

Jokainen ”vaaditaan”-kytkin estää kuljettajaa viimeistelemästä toimitusta, kunnes vaatimus on täytetty, joten toimistossa raportoidussa toimituksessa on aina pyytämäsi todiste. Asiakkaille, jotka tarvitsevat allekirjoitetun lähetteen, voi asettaa ”allekirjoitus vaaditaan” ja ”vastaanottajan nimi vaaditaan” heitä palveleville kuljettajille.

Miten digitaalinen allekirjoitus lähetteeseen toimii?

Ota digitaalinen allekirjoitus käyttöön kuljettajasovelluksen asetuksissa, niin asiakas allekirjoittaa asiakirjan kuljettajan puhelimeen. Asiakirja tulee sovellukseen kahdella tavalla:

• Tilauksen oma lähete — järjestelmäsi sijoittaa tilausnumeroittain PDF:n yrityksen POD-kansioon tiedosto-API:n tai tiedostopalvelimen kautta, ja asiakas allekirjoittaa juuri tuon asiakirjan.
• Tyhjä allekirjoituspohjasi — kun tilauksella ei ole omaa lähetetiedostoa, asiakas allekirjoittaa yrityksesi lähetteen tyhjän PDF-pohjan, joka ladataan kerran asetuksiin.

Jotta asiakkaat allekirjoittaisivat vain alkuperäisen asiakirjan, ota käyttöön estä allekirjoitus, kun alkuperäinen lähetetiedosto puuttuu: ilman tiedostoa kuljettaja ei voi avata allekirjoitusta. Jotta jokaisella allekirjoituksella olisi sijainti, ota käyttöön estä allekirjoitus, kun GPS on pois päältä. Kohtaan allekirjoituksen aikana näytettävät kentät luettelet ne tilauksen kentät — esimerkiksi tilausnumeron, määrän tai summan — jotka kuljettaja ja asiakas näkevät allekirjoitusnäkymässä.

Toimituksen yhteydessä asiakas allekirjoittaa ja mukaan liitetään enintään kolme valokuvaa, huomautukset ja palautukset. Heikon kuuluvuuden alueilla lähetä allekirjoitus taustalla antaa kuljettajan jatkaa heti, kun allekirjoitus lähetetään taustalla; jos palvelin ei hyväksy allekirjoitusta, sovellus lähettää sen uudelleen ja listaa sen päivän päätteeksi, kunnes se saapuu perille.

Toimitustodistuksen käyttöönotto

1. Valitse vaatimukset

   Ota kuljettajanäkymässä käyttöön valokuva, allekirjoitus, vastaanottajan nimi tai lavaraportti niille kuljettajille, jotka niitä tarvitsevat.

2. Ota digitaalinen allekirjoitus käyttöön

   Valitse kuljettajasovelluksen asetuksissa digitaalinen allekirjoitus lähetteeseen ja luettele allekirjoituksen aikana näytettävät kentät.

3. Lataa tyhjä pohja

   Valitse tyhjän lähetteesi PDF; se tallentuu heti, kun valitset tiedoston.

4. Määritä sähköpostiohjaus

   Täytä osoitteet jokaiselle allekirjoitukselle, huomautuksen sisältäville allekirjoituksille ja palautuksen sisältäville allekirjoituksille sekä lähettävä Gmail-tili sovellussalasanoineen.

5. Testaa yhdellä kuljettajalla

   Kuljettajat saavat uudet asetukset kirjautuessaan, joten pyydä yhtä kuljettajaa kirjautumaan ulos ja uudelleen sisään ja allekirjoittamaan testitoimitus ennen kuin kerrot kaikille.

Minne allekirjoitetut lähetteet menevät?

Allekirjoitetut lähetteet lähetetään sähköpostitse automaattisesti kolmeen vastaanotto-osoitteeseen, jotta jokainen lähete päätyy sen käsittelijälle:

• Jokainen allekirjoitus — osoite, joka saa kopion jokaisesta allekirjoitetusta lähetteestä, esimerkiksi taustatoimistosi tai arkistosi postilaatikko.
• Huomautuksen sisältävä allekirjoitus — sille, joka seuraa asiakkaiden huomautuksia.
• Palautuksen sisältävä allekirjoitus — sille, joka käsittelee palautukset ja hyvityslaskut.

Sähköpostit lähtevät yrityksesi omalta Gmail-tililtä yrityksesi nimissä Googlen sovellussalasanalla, jonka luot Googlen tietoturva-asetuksissa — ei koskaan tilin tavallisella salasanalla. Kopio jokaisesta allekirjoitetusta lähetteestä säilytetään myös yrityksen kansiossa, josta järjestelmäsi voivat noutaa sen.

Johdonmukaiset huomautukset ja palautukset

Allekirjoitettu lähete on vain niin hyödyllinen kuin sen viereen kirjoitetut sanat. Kuljettajat valitsevat toimitushuomautukset ja palautushuomautukset toimiston ylläpitämistä valmiista luetteloista sen sijaan, että kirjoittaisivat joka kerta uuden sanamuodon, joten raportteja voi verrata kuljettajien ja viikkojen välillä. Luetteloita muokataan asetuksissa, niiden järjestystä voi muuttaa ja ne voi piilottaa poistamatta, ja ne tulevat sovellukseen kuljettajan kirjautuessa. Palautuksen sisältävä allekirjoitus lähetetään palautusten osoitteeseen, joten hyvityksen tekijä näkee sen samana päivänä.

POD:n löytäminen myöhemmin

Todisteesta on hyötyä vain, jos löydät sen, kun asiakas kysyy. OptiRoutes tarjoaa useita reittejä takaisin allekirjoitettuun lähetteeseen:

• Reaaliaikainen ajojärjestely — lähetteellä suljetun pysähdyksen kohdalla näkyy asiakirjakuvake; napsautus avaa POD-tiedoston uudessa välilehdessä.
• Toimitusraportit — kuljettajien nimikkeelliset raportit listaavat, mitä kullakin pysähdyksellä raportoitiin, ja avaavat allekirjoitetun lähetteen.
• POD-arkisto — valitse kuljettajanäkymässä päivä ja lataa yrityksen jokainen sen päivän allekirjoitettu toimitusasiakirja yhtenä ZIP-tiedostona.
• Tiedosto-API — ohjelmistosi listaa ja lataa päivän POD-tiedostot, allekirjoitetun PDF:n, allekirjoituksen ja valokuvat erikseen tai koko päivän yhtenä ZIP-tiedostona; katso integraatiot.

Allekirjoitetut tiedostot tallennetaan päivittäin yrityksen kansioon tilausnumeron mukaan nimettyinä, joten asiakirjan voi jäljittää tilaukseen, johon se kuuluu.

POD:n tarkistus päivän päätteeksi

POD on osa päivän sulkemista eikä erillinen urakka. Kassalla jokaisella reitin asiakkaalla on POD-merkki — vihreä, kun suljettu, punainen, kun toimitettu ilman POD:ta, harmaa, kun ei toimitettu — ja hälytysruutu kokoaa POD:ssa sulkematta jääneet toimitukset reiteittäin ja kuljettajittain. Aloitusnäkymän Päivän kulku ja kauden katsaus laskevat toimitukset, joissa allekirjoitus epäonnistui tai lähete puuttuu, joten puute huomataan seuraavana aamuna eikä vasta kuun lopussa. Kuljettajasovellus itse listaa ennen päivän sulkemista jokaisen toimitetun tilauksen, jonka allekirjoitettua lähetettä ei löytynyt palvelimelta.

Toimitusraporttien lähettäminen omiin järjestelmiisi

Asiakirjojen lisäksi jokaisen toimitusraportin voi välittää toiseen järjestelmääsi. Täytä kuljettajasovelluksen asetuksiin toimitusraporttien osoite, niin jokainen raportti lähetetään myös sinne, jolloin ERP-järjestelmäsi tai asiakasportaalisi päivittyy itsestään. Kuljettajat voivat myös jakaa allekirjoitetun lähetteen suoraan puhelimesta, kun asiakas pyytää kopiota paikan päällä.

Usein kysytyt kysymykset