OptiRoutesin ominaisuudet

Mitä OptiRoutes tekee toimitusyritykselle?

Useimmat jakelutiimit pyörittävät päiväänsä useilla työkaluilla: tilausjärjestelmä, taulukko reiteille, puhelut ja viestit kuljettajille, paperiset lähetteet ja kassakirja. OptiRoutes korvaa niiden väliset aukot yhdellä työnkululla. Tilaukset tulevat sisään ja ne tarkistetaan; reitit suunnitellaan ja säädetään; kuljettajat saavat ne puhelimeensa ja raportoivat jokaisen pysähdyksen todisteineen; toimisto seuraa kenttää reaaliajassa; ja päivän päätteeksi kassa sulkee jokaisen kuljettajan päivän hänen raporttiensa pohjalta.

Alla olevat ominaisuusalueet seuraavat tätä työnkulkua. Kullakin on oma sivunsa, jolla ovat yksityiskohdat, asetukset ja kysymykset, joita suunnittelijat yleensä kysyvät. Käyttöönotto vaatii vain lyhyen aloitusopastuksen, joka selitetään sivulla näin se toimii, ja hinta on linjakohtainen, kuten sivulla hinnoittelu kerrotaan.

Reittisuunnittelu

OptiRoutesin ydin: päivän tilauksista reittisuunnitelmaksi, jossa jokaisella reitillä on kuljettaja, ajoneuvo ja pysähdykset oikeassa järjestyksessä. Tilaukset latautuvat Excelistä, CSV:stä tai järjestelmästäsi, jokainen osoite tarkistetaan kartalla ennen suunnittelua, ja suunnitteluohjattu toiminto jakaa tilaukset valitsemasi menetelmän ja rajojen mukaan. Reittinäkymässä viimeistelet sitten suunnitelman vetämällä pysähdyksiä kartalla tai reittikorttien välillä.

• Viisi suunnittelumenetelmää oppivasta tekoälysuunnittelusta ryhmittelyyn kaupungeittain tai tilaustiedostosi linjojen mukaan.
• Ensisijaiset linjat avainasiakkaille tai sisältötyypeille, toimituskierrokset ja aikaikkunat useilla tiukkuusvaihtoehdoilla.
• Lukitus, varmuuskopiot ja selkeä valinta siitä, mitä suunnittelun jälkeen saapuville tilauksille tehdään.

Lue lisää reittisuunnittelusta.

Tekoälysuunnittelu ja vyöhykkeet

Oppiva tekoälysuunnittelu jakaa päivän pysähdykset kuljettajiesi kesken ja järjestää jokaisen reitin rakentaen linjat viimeaikaisten suunnittelujesi kokemuksesta ja reiteistä, joita kuljettajasi todella ajavat. Se toimii pysähdyksiä, tunteja, kilometrejä ja kapasiteettia koskevien rajojesi sisällä, ja jokaisesta reittikortista voit avata sen taustalla olevat perusteet. Sen ympärillä toimitusalueet ja suljetut vyöhykkeet antavat kiinteät jaot siellä, missä niitä tarvitset.

• Menetelmä, joka mukautuu tapaasi työskennellä: mitä enemmän suunnittelet sillä, sitä lähemmäs reitit tulevat toimintaasi.
• Kartalle piirretyt toimitusalueet viikonpäiväkohtaisissa malleissa, kullakin vakiokuljettajansa.
• Suljetut vyöhykkeet, jotka suunnitellaan aina omiksi linjoikseen ennen muuta suunnittelua.

Lue lisää tekoälysuunnittelusta ja vyöhykkeistä.

Kuljettajasovellus

Kuljettajat saavat reittinsä puhelimeen ja käyvät ne läpi pysähdys pysähdykseltä. Sovellus avaa navigoinnin, kirjaa saapumisen, toimituksen tai toimittamatta jättämisen syineen, noudot, palautukset, nimikkeet ja lavat sekä kerää todisteet ja käteisen siellä, missä yritys niitä vaatii. Ennen päivän sulkemista se tarkistaa, ettei mitään jäänyt raportoimatta, ja se toimii myös lyhyiden katkosten aikana.

• Navigointi Wazessa tai iPhonessa Apple Mapsissa osoitteen tai tarkkojen koordinaattien perusteella.
• Kuljettajakohtaiset vaatimukset: valokuva, allekirjoitus, vastaanottajan nimi, lavaraportti ja GPS.
• 34 kieltä, suurten painikkeiden hanskatila ja säädettävä tekstin koko.

Lue lisää kuljettajasovelluksen ominaisuuksista tai sovelluksen hankkimisesta.

Toimitustodistus

Asiakkaat allekirjoittavat lähetteen kuljettajan puhelimeen — järjestelmäsi oman tilauskohtaisen PDF:n tai tyhjän pohjasi — ja mukaan liitetään enintään kolme valokuvaa, huomautukset ja palautukset. Allekirjoitetut lähetteet tallennetaan tilauksen yhteyteen, lähetetään sähköpostitse sääntöjen mukaan ja ovat saatavilla päivittäin yhtenä ZIP-tiedostona, joten kiista ratkaistaan asiakirjalla eikä puhelulla.

• Allekirjoittaminen voidaan estää ilman alkuperäistä lähetetiedostoa tai GPS:n ollessa pois päältä.
• Kolme sähköpostireittiä: jokainen allekirjoitus, huomautuksen sisältävät allekirjoitukset, palautuksen sisältävät allekirjoitukset.
• Päivittäinen POD-arkisto ja tiedosto-API-yhteys omille järjestelmillesi.

Lue lisää toimitustodistuksesta.

Käteinen ja päivän sulkeminen

Yrityksille, jotka perivät rahaa toimituksen yhteydessä, OptiRoutes kirjaa käteisen ja šekit asiakkaalla ja sulkee jokaisen kuljettajan päivän kassalla. Kassa vastaanottaa kuljettajan asiakas kerrallaan, kuittaa jokaisen asiakirjan, laskee lavat ja muovilaatikot ja dokumentoi jokaisen erotuksen syyn kera; ajojärjestelijät luovuttavat sitten taloushallinnolle, ja kirjanpito vie aikavälin raportin.

• Käteisasiakkaat tunnistetaan nimessä olevasta käteistä tarkoittavasta sanasta millä tahansa tuetulla kielellä.
• Kuusi sulkemistilaa, viisi tarkistusta reittiä kohden ja hälytysruutu jokaiselle erotukselle.
• Kuitit maksaville asiakkaille ja talletusvahvistukset kuljettajille sähköpostitse.

Lue lisää käteisestä ja päivän sulkemisesta.

Reaaliaikainen seuranta ja ajojärjestely

Kun reitit ovat tien päällä, reaaliaikaisen jakelun kartta näyttää kunkin kuljettajan reitin, jokaisen pysähdyksen tilan ja sen ajoituksen suhteessa suunnitelmaan tai asiakkaan aikaikkunaan. Aloitusnäkymän Päivän kulku nostaa ensimmäiseksi sen, mikä estää työn — kuljettaja ilman sijaintia, reitti, joka ei alkanut ajallaan, toimittamattomat tilaukset — ja ajohistoria näyttää todella ajetun reitin minä tahansa menneenä päivänä.

• Pysähdykset merkitään toimitetuiksi, toimittamattomiksi, poikkeuksin toimitetuiksi tai odottaviksi, ja ajoitus on ajallaan, myöhässä tai etuajassa.
• Suodattimet toimittamattomille, vielä raportoimattomille ja myöhässä oleville.
• SMS ja WhatsApp kuljettajille, alihankkijoille, asiakkaille ja esihenkilöille.

Lue lisää reaaliaikaisesta seurannasta ja ajojärjestelystä.

Lavat ja kuorma-auton lastaus

OptiRoutes järjestää kunkin reitin tilaukset lavoille autoon kappale-, tilavuus- ja painorajojesi puitteissa, pitää ryhmät, kuten kylmän ja pakasteen, erillään ja sijoittaa ensimmäisten pysähdysten lavat oven lähelle. Järjestystä voi tarkastella ja muuttaa näytöllä, kuljettaja voi tehdä sen sovelluksessa, sen voi tulostaa lastaajille ja viedä lavanumeroineen.

• Lavapaikat ajoneuvotyypeittäin, kylmäalue ja rajat lavatyypeittäin.
• Asiakkaat pidetään yhtenäisinä, suurille asiakkaille omat lavat ja yhdistelyryhmät.
• Ajoneuvojen viivakoodit cross-dock-skannausta varten niin toimiville yrityksille.

Lue lisää lavoista ja kuorma-auton lastauksesta.

Asiakasilmoitukset ja aikaikkunat

Jokaisella asiakkaalla voi olla toimitusten aikaikkunat viikonpäivittäin, suunnittelu noudattaa niitä, ja asiakkaille kerrotaan, milloin kuljettaja on odotettavissa. SMS-viesteissä on kunkin asiakkaan oma arvioitu saapumisaika, halutessa tuntiväleinä, sekä seurantalinkki sivulle, joka näyttää, milloin kuljettaja on odotettavissa. Jälkikäteen kauden katsaus mittaa, montako toimitusta tehtiin aikaikkunan sisällä.

• Viestit reittinäkymästä, kuljettajan sovelluksesta, edellisen pysähdyksen päättyessä ja reitin alkaessa.
• Hälytys esihenkilöille, kun kuljettaja ohittaa pysähdyksen.
• Odotusajat asiakkaille, joiden purkupaikoilla tiedetään jonotettavan pitkään.

Lue lisää ilmoituksista ja aikaikkunoista.

Raportit ja kuljettajien pisteet

Kuljettajaraportit kattavat minkä tahansa aikavälin — aikaikkunapoikkeamat, käynnit, reitit, nimikkeelliset toimitusraportit, palautukset ja lavat, perinnät ja kulut — ja ne voi viedä Exceliin. Kauden katsaus vertaa viimeisiä 7 tai 14 päivää edelliseen jaksoon. Kuljettajien suoriutuminen pisteyttää kuljettajat omia painotettuja tavoitteitasi vasten ja muuttaa saavutetut tavoitteet bonusehdotuksiksi, jotka esihenkilö hyväksyy.

• Toimitusaste, toimittamatta jääneet, aikaikkunan sisällä tehdyt toimitukset ja yleisimmät toimittamatta jättämisen syyt.
• Enintään 12 mittaria, tavoitteet päivää, viikkoa ja kuukautta kohden, porrastetut bonussäännöt ja bonuskirjanpito.
• Kuljettajat näkevät sovelluksessa vain oman suoriutumisensa.

Lue lisää raporteista ja kuljettajien pisteistä.

Kielet ja maat

Verkkojärjestelmä, sen oppaat ja sähköpostit sekä kuljettajasovellus ovat saatavilla 34 kielellä, mukaan lukien oikealta vasemmalle kirjoitettavat heprea ja arabia. Yrityksesi osoitteen maa määrää yrityksen kielen, valuutan, yksiköt, numero- ja päivämäärämuodot sekä viikon ensimmäisen päivän, ja jokainen käyttäjä työskentelee omalla kielellään.

• Kielivalikot järjestetty yrityksen maan mukaan.
• Valuutta ja yksiköt merkintöinä, ei koskaan huomaamattomia muunnoksia.
• Kuljettajat ja toimiston henkilöstö kukin omalla kielellään samoilla reiteillä.

Lue lisää kielistä ja maista sekä järjestelmiesi liittämisestä integraatiosivulla.

Asiakkaat, ajoneuvot ja yrityksen asetukset

Päivittäisten näkymien taustalla ovat tiedot, jotka tekevät suunnittelusta tarkkaa. Asiakashallinta säilyttää kunkin asiakkaan vahvistetun karttaosoitteen alkuperäisen rinnalla sekä pysähdysajan, aikaikkunat ja jakeluhuomautukset; sinne tallentamasi kulkee asiakkaan mukana jokaiseen toimitukseen, ja asiakastiedosto lataa tai päivittää monta asiakasta kerralla. Ajoneuvoasetuksissa ovat kunkin ajoneuvotyypin kapasiteetti ja lavapaikat sekä sen kuljettamat sisältötyypit. Linjat yhdistävät kiinteän linjanumeron sen vakiokuljettajaan ja -ajoneuvoon, joten yhden valitseminen täyttää loput.

Hallinta pysyy esihenkilöllä. Käyttäjät ja roolit ratkaisevat, kuka kirjautuu ja mitä kukin rooli näkee, ja jokaisella näkymällä ja roolilla on katselu- ja muokkauskytkin. Käyttäjä on kirjautuneena yhdellä laitteella kerrallaan, ja asetusmuutosten loki kirjaa jokaisen tallennuksen — kuka, milloin sekä vanha ja uusi arvo. Järjestelmiesi API-avaimet luo, rajaa ja mitätöi esihenkilö, ja jokainen kutsu kirjataan lokiin.

Ohjeet jokaisessa näkymässä

Jokaisessa näkymässä on Käyttöopas-painike, joka avaa oppaan näkymän viereen omalla kielelläsi estämättä työtä. Haku kattaa kaikki oppaat ja avaa tuloksen oikeasta luvusta, oppaan kenttien nimet korostavat kentän näytöllä, ja jokaisen asetuksen vieressä oleva ”i” selittää, mitä asetus tekee ja milloin se on voimassa. Vinkit on merkitty lajeittain — pikakuvake, huomio, suositus, ajansäästäjä, yleinen virhe — ja ne vaihtuvat näytöllä reittejä laskettaessa.

Versiot-näkymä listaa selkokielellä, mitä kukin julkaistu versio sisältää, ja linkittää sen päivittämiin oppaisiin, ja Viestit-kello kokoaa OptiRoutes-tiimin tiedotteet, joista tärkeät on merkitty tähdellä. Uudet yritykset saavat lisäksi aloitusopastuksen, joka voi avautua rinnakkain oppaan ja määritettävän näkymän kanssa.

Käsin suunnittelu, taulukot vai OptiRoutes?

Monet tiimit aloittavat käsin tai taulukossa rakennetuilla reiteillä. Alla oleva taulukko vertaa näitä kolmea työtapaa jakelupäivän tehtävissä. Se kuvaa tyypillistä käytäntöä eikä mitään tiettyä tuotetta.

Vertailut nimettyihin reittisuunnittelutuotteisiin löydät vertailusivuilta.

Mitkä ominaisuudet kannattaa ottaa käyttöön ensin?

1. Yrityksen tiedot, kuljettajat ja yhden päivän tilaukset — aloitusopastus käy ne läpi ja suunnittelee ensimmäiset reittisi.
2. Ajoneuvot ja niiden kapasiteetti — jotta suunnittelu täyttää jokaisen auton oikein ja merkitsee kapasiteetin ylittävän reitin.
3. Asiakkaiden aikaikkunat ja pysähdysajat — asiakkaille, jotka ottavat tavaraa vastaan tiettyinä aikoina tai joilla purku on hidasta.
4. Kuljettajasovelluksen vaatimukset — päätä ennen käyttöönottoa, mitkä kuljettajat tarvitsevat valokuvan, allekirjoituksen tai lavaraportin.
5. Yrityksesi käyttämät lisät — kassa jälkivaatimuksia varten, lavajärjestely lavakuormille, automaattinen lataus tai tiedosto-API, kun ERP-järjestelmäsi syöttää tiedot OptiRoutesiin, ja kuljettajien pisteet, kun dataa on kertynyt muutaman viikon ajalta.

Kuka käyttää mitäkin ominaisuuksia?

OptiRoutesissa on neljä toimistoroolia ja kolme sovellusroolia, ja kukin näkee sen, mitä työssään tarvitsee. Yrityksen esihenkilö voi muuttaa näkymä kerrallaan, mikä rooli näkee tai muokkaa mitäkin.

Eri toimialat nojaavat eri ominaisuuksiin — kylmäketjun jakelijat lavoihin ja sisältötyyppeihin, jälkivaatimuksia perivät yritykset kassaan. Katso toimialasivuilta, miltä suunnittelijan päivä näyttää kullakin alalla.

Usein kysytyt kysymykset