Funktioner i OptiRoutes

Vad gör OptiRoutes för ett leveransföretag?

De flesta distributionsteam sköter dagen i flera verktyg: ett ordersystem, ett kalkylark för rutterna, samtal och meddelanden till förarna, följesedlar på papper och en kassabok. OptiRoutes ersätter luckorna mellan dem med ett enda flöde. Beställningarna kommer in och kontrolleras; rutterna planeras och justeras; förarna får dem i telefonen och rapporterar varje stopp med bevis; kontoret följer fältet i realtid; och vid dagens slut stänger kassan varje förare mot det som föraren rapporterade.

Funktionsområdena nedan följer det flödet. Vart och ett har en egen sida med detaljer, inställningar och de frågor som planerare brukar ställa. Konfigurationen görs i en kort kom igång-guide, som förklaras under Så fungerar det, och priset gäller per linje, vilket förklaras under Priser.

Ruttplanering

Kärnan i OptiRoutes: från dagens beställningar till en plan med rutter, var och en med förare, fordon och stopp i rätt ordning. Beställningarna läses in från Excel, CSV eller ditt system, varje adress kontrolleras på kartan före planeringen och planeringsguiden fördelar beställningarna enligt den metod och de gränser du väljer. På ruttskärmen förfinar du sedan planen genom att dra stopp på kartan eller mellan ruttkort.

• Fem planeringsmetoder, från självlärande AI-planering till gruppering efter stad eller efter linjerna i din beställningsfil.
• Prioriterade linjer för nyckelkunder eller innehållstyper, leveransomgångar och tidsfönster med flera nivåer av strikthet.
• Låsning, säkerhetskopior och ett tydligt val av vad som ska hända med beställningar som kommer in efter planeringen.

Läs mer om ruttplanering.

AI-planering och zoner

Självlärande AI-planering fördelar dagens stopp mellan dina förare och ordnar varje rutt, och bygger linjerna utifrån erfarenheten från era senaste planeringar och de rutter som dina förare faktiskt kör. Den arbetar inom dina gränser för stopp, timmar, kilometer och kapacitet, och på varje ruttkort kan du öppna övervägandena bakom rutten. Runt den ger leveransområden och stängda zoner dig fasta indelningar där du behöver dem.

• En metod som anpassar sig efter hur ni arbetar: ju mer du planerar med den, desto närmare kommer rutterna er verksamhet.
• Leveransområden ritade på kartan, i en mall per veckodag, vart och ett med sin ordinarie förare.
• Stängda zoner som alltid planeras som egna linjer, före all annan planering.

Läs mer om AI-planering och zoner.

Förarapp

Förarna får sina rutter i telefonen och arbetar sig igenom dem stopp för stopp. Appen öppnar navigering, registrerar ankomst, leverans eller utebliven leverans med orsak, upphämtningar, returer, artiklar och pallar, och samlar in bevis och kontanter där företaget kräver det. Innan dagen stängs kontrollerar den att inget lämnats orapporterat, och den fortsätter att fungera vid korta avbrott i täckningen.

• Navigering i Waze, eller i Apple Maps på en iPhone, via adress eller exakta koordinater.
• Krav per förare: foto, signatur, mottagarens namn, pallrapport och GPS.
• 34 språk, ett handskläge med stora knappar och justerbar textstorlek.

Läs mer om förarappens funktioner, eller om hur du skaffar appen.

Leveransbevis

Kunderna signerar följesedeln i förarens telefon – ditt systems egen PDF för beställningen, eller din tomma mall – med upp till tre foton, anmärkningar och returer. Signerade följesedlar sparas med beställningen, mejlas enligt regler och finns per dag som en ZIP-fil, så att en tvist avgörs med ett dokument i stället för ett telefonsamtal.

• Signering kan blockeras när originalfilen för följesedeln saknas, eller när GPS är av.
• Tre e-postflöden: varje signatur, signaturer med anmärkning, signaturer med returer.
• Ett dagligt POD-arkiv och åtkomst via fil-API:t för dina egna system.

Läs mer om leveransbevis.

Kontanter och dagsavslut

För företag som tar betalt vid leverans registrerar OptiRoutes kontanter och checkar hos kunden och stänger varje förares dag i kassan. Kassan tar emot föraren kund för kund, bockar av varje dokument, räknar pallar och plastbackar och dokumenterar varje differens med en orsak; trafikledarna lämnar sedan över till ekonomi, och redovisningen exporterar periodrapporten.

• Kontantkunder känns igen på ordet för kontant i namnet, på alla språk som stöds.
• Sex avslutsstatusar, fem kontroller per rutt och en aviseringsruta för varje differens.
• Kvitton till betalande kunder och inlämningsbekräftelser till förare, via e-post.

Läs mer om kontanter och dagsavslut.

Spårning och utsändning i realtid

Medan rutterna är ute visar kartan Distribution i realtid varje förares rutt, varje stopps status och tid jämfört med planen eller kundens tidsfönster. Dagsflödet på startskärmen sätter det som blockerar arbetet först – en förare utan position, en rutt som inte startade i tid, ej levererade beställningar – och resehistoriken visar den faktiskt körda sträckan för vilken tidigare dag som helst.

• Stopp markerade som levererade, ej levererade, levererade med avvikelse eller väntande, med tidsläge i tid, sent eller tidigt.
• Filter för ej levererade, ej rapporterade ännu och inte i tid.
• SMS och WhatsApp till förare, underleverantörer, kunder och chefer.

Läs mer om spårning och utsändning i realtid.

Pallar och lastning

OptiRoutes placerar varje rutts beställningar på pallar i lastbilen inom dina gränser för antal, volym och vikt, håller isär grupper som kylt och fryst och ställer de första stoppens pallar närmast dörren. Placeringen kan granskas och ändras på skärmen, göras av föraren i appen, skrivas ut åt lastarna och exporteras med pallnummer.

• Pallplatser per fordonstyp, en kylzon och gränser per palltyp.
• Kunder som hålls ihop, egna pallar för stora kunder och konsolideringsgrupper.
• Fordonsstreckkoder för cross-dock-skanning, för verksamheter som arbetar så.

Läs mer om pallar och lastning.

Kundaviseringar och tidsfönster

Varje kund kan ha tidsfönster för leverans per veckodag, planeringen respekterar dem och kunderna får veta när föraren väntas. SMS-meddelandena innehåller varje kunds egen beräknade ankomst, om du vill som ett tidsintervall, och en spårningslänk till en sida som visar när föraren väntas. I efterhand mäter periodöversikten hur många leveranser som gjordes inom fönstret.

• Meddelanden från ruttskärmen, från förarens app, när föregående stopp avslutas och vid ruttstart.
• En avisering till cheferna när en förare hoppar över ett stopp.
• Väntetider för kunder som är kända för långa lossningsköer.

Läs mer om aviseringar och tidsfönster.

Rapporter och förarpoäng

Förarrapporterna täcker valfri period – avvikelser från tidsfönster, besök, rutter, leveransrapporter med artiklar, returer och pallar, inkasseringar och utgifter – och kan exporteras till Excel. Periodöversikten jämför de senaste 7 eller 14 dagarna med perioden innan. Förarprestation poängsätter förarna mot dina egna viktade mål och omvandlar uppnådda mål till bonusförslag som en chef godkänner.

• Leveransgrad, ej levererade, leverans inom fönstret och de vanligaste orsakerna till utebliven leverans.
• Upp till 12 mått, mål per dag, vecka och månad, bonusregler med nivåer och en liggare.
• Förarna ser bara sin egen prestation i appen.

Läs mer om rapporter och förarpoäng.

Språk och länder

Webbsystemet, dess guider och e-postmeddelanden och förarappen finns på 34 språk, inklusive hebreiska och arabiska som skrivs från höger till vänster. Landet i företagets adress styr företagets språk, valuta, enheter, tal- och datumformat och veckans första dag, och varje användare arbetar på sitt eget språk.

• Språkmenyer ordnade efter företagets land.
• Valuta och enheter som etiketter, aldrig dolda omräkningar.
• Förare och kontorspersonal på var sitt språk i samma rutter.

Läs mer om språk och länder, och om att ansluta dina system på sidan om integrationer.

Kunder, fordon och företagsinställningar

Bakom de dagliga skärmarna finns de register som gör planeringen exakt. Kundhantering sparar varje kunds verifierade kartadress bredvid den ursprungliga, tiden vid stoppet, tidsfönster och distributionsanteckningar; det du sparar där följer med kunden till varje leverans, och en kundfil läser in eller uppdaterar många på en gång. Fordonsinställningarna innehåller varje fordonstyps kapacitet och pallplatser och de innehållstyper den transporterar. Linjer kopplar ett fast linjenummer till dess ordinarie förare och fordon, så att resten fylls i när du väljer en.

Kontrollen ligger hos chefen. Användare och roller avgör vem som loggar in och vad varje roll ser, med ett reglage för visning och ett för redigering per skärm och roll. En användare är inloggad på en enhet i taget, och en logg över ändrade inställningar registrerar varje sparning – vem, när och det gamla och nya värdet. API-nycklar för dina system skapas, begränsas och återkallas av chefen, och varje anrop loggas.

Hjälp inbyggd i varje skärm

Varje skärm har en knapp för Användarguide som öppnar guiden bredvid skärmen utan att blockera arbetet, på ditt språk. En sökning täcker alla guider och öppnar resultatet i rätt kapitel, fältnamn i guiden markerar fältet på skärmen och ett ”i” bredvid varje inställning förklarar vad den gör och när den gäller. Tipsen är märkta efter typ – genväg, obs, rekommenderat, tidsbesparing, vanligt misstag – och växlar på skärmen medan rutterna beräknas.

Skärmen Versioner listar vad varje publicerad version innehåller, med enkla ord och länkar till de guider den uppdaterade, och klockan Meddelanden samlar meddelanden från OptiRoutes-teamet, där viktiga markeras med en stjärna. Nya företag får också kom igång-guiden, som kan öppnas sida vid sida med användarguiden och skärmen som konfigureras.

Manuell planering, kalkylark eller OptiRoutes?

Många team börjar med rutter som byggs för hand eller i ett kalkylark. Tabellen nedan jämför de tre arbetssätten för uppgifterna under en distributionsdag. Den beskriver vanlig praxis, inte någon specifik produkt.

Jämförelser med namngivna ruttplaneringsprodukter finns på jämförelsesidorna.

Vilka funktioner ska du konfigurera först?

1. Företagsuppgifter, förare och en dags beställningar – kom igång-guiden tar hand om dem och planerar dina första rutter.
2. Fordon och deras kapacitet – så att planeringen fyller varje lastbil rätt och markerar en rutt över kapaciteten.
3. Kundernas tidsfönster och stopptider – för kunder som tar emot vid fasta tider eller lossar långsamt.
4. Krav i förarappen – bestäm vilka förare som behöver foto, signatur eller pallrapport innan ni går live.
5. De tillägg som ditt företag använder – kassan för betalning vid leverans, pallplacering för pallastat gods, automatisk inläsning eller fil-API:t när ditt affärssystem ska mata OptiRoutes, och förarpoäng när det finns några veckors data.

Vem använder vilka funktioner?

OptiRoutes har fyra kontorsroller och tre approller, och var och en ser det som arbetet kräver. Företagets chef kan ändra, skärm för skärm, vilken roll som ser eller redigerar vad.

Olika branscher lutar sig mot olika funktioner – distributörer med kylkedja mot pallar och innehållstyper, företag med betalning vid leverans mot kassan. Se branschsidorna för hur en planerares dag ser ut i var och en.

Vanliga frågor