Fitur OptiRoutes

Apa yang dilakukan OptiRoutes untuk bisnis pengiriman?

Sebagian besar tim distribusi menjalankan harinya dengan beberapa tool: sistem pemesanan, spreadsheet untuk rute, telepon dan pesan ke pengemudi, surat jalan kertas, dan buku kas. OptiRoutes mengisi celah di antara semuanya dengan satu alur. Pesanan masuk dan diperiksa; rute direncanakan dan disesuaikan; pengemudi menerimanya di ponsel dan melaporkan setiap perhentian beserta buktinya; kantor memantau lapangan secara langsung; dan di akhir hari, Kas menutup setiap pengemudi berdasarkan apa yang dilaporkannya.

Area fitur di bawah ini mengikuti alur tersebut. Masing-masing memiliki halaman tersendiri dengan detail, pengaturan, dan pertanyaan yang biasa diajukan perencana. Penyiapan hanya membutuhkan wizard Memulai yang singkat, dijelaskan di cara kerja, dan harganya per jalur, dijelaskan di harga.

Perencanaan rute

Inti dari OptiRoutes: dari pesanan hari itu hingga rencana rute, masing-masing dengan pengemudi, kendaraan, dan perhentian dalam urutan yang benar. Pesanan dimuat dari Excel, CSV, atau sistem Anda, setiap alamat diperiksa di peta sebelum perencanaan, dan wizard perencanaan membagi pesanan menurut metode dan batasan yang Anda pilih. Di layar rute, Anda kemudian menyempurnakan rencana dengan menyeret perhentian di peta atau antarkartu rute.

• Lima metode perencanaan, dari Perencanaan AI yang belajar hingga pengelompokan menurut kota atau menurut jalur dalam file pesanan Anda.
• Jalur prioritas untuk pelanggan utama atau jenis muatan, putaran pengiriman, dan jendela waktu dengan beberapa opsi tingkat ketegasan.
• Penguncian, cadangan, dan pilihan yang jelas untuk pesanan yang masuk setelah perencanaan.

Baca selengkapnya tentang perencanaan rute.

Perencanaan AI dan zona

Perencanaan AI yang belajar membagi perhentian hari itu di antara pengemudi Anda dan mengurutkan setiap rute, dengan menyusun jalur dari pengalaman perencanaan terbaru Anda dan dari rute yang benar-benar ditempuh pengemudi Anda. Metode ini bekerja dalam batas perhentian, jam, kilometer, dan kapasitas Anda, dan di setiap kartu rute Anda dapat membuka pertimbangan di baliknya. Di sekitarnya, area pengiriman dan zona tertutup memberi Anda pembagian tetap di mana pun dibutuhkan.

• Metode yang menyesuaikan diri dengan cara kerja Anda: semakin sering Anda merencanakan dengannya, semakin dekat rutenya dengan operasi Anda.
• Area pengiriman yang digambar di peta, dalam template per hari dalam seminggu, masing-masing dengan pengemudi tetapnya.
• Zona tertutup yang selalu direncanakan sebagai jalur tersendiri, sebelum perencanaan lainnya.

Baca selengkapnya tentang perencanaan AI dan zona.

Aplikasi pengemudi

Pengemudi menerima rutenya di ponsel dan mengerjakannya perhentian demi perhentian. Aplikasi membuka navigasi, mencatat kedatangan, pengiriman atau pengiriman gagal beserta alasannya, penjemputan, pengembalian, item, dan palet, serta mengumpulkan bukti dan uang tunai jika perusahaan mewajibkannya. Sebelum hari ditutup, aplikasi memeriksa bahwa tidak ada yang belum dilaporkan, dan tetap berfungsi saat sinyal hilang sebentar.

• Navigasi di Waze, atau Apple Maps di iPhone, berdasarkan alamat atau koordinat yang tepat.
• Persyaratan per pengemudi: foto, tanda tangan, nama penerima, laporan palet, dan GPS.
• 34 bahasa, mode sarung tangan dengan tombol besar, dan ukuran teks yang dapat diatur.

Baca selengkapnya tentang fitur aplikasi pengemudi, atau tentang cara mendapatkan aplikasi.

Bukti pengiriman

Pelanggan menandatangani surat jalan di ponsel pengemudi — PDF pesanan dari sistem Anda sendiri, atau template kosong Anda — dengan hingga tiga foto, keterangan, dan pengembalian. Surat jalan bertanda tangan disimpan bersama pesanan, dikirim lewat e-mail berdasarkan aturan, dan tersedia per hari sebagai satu ZIP, sehingga perselisihan diselesaikan dengan dokumen, bukan dengan telepon.

• Penandatanganan dapat diblokir tanpa file surat jalan asli, atau selama GPS mati.
• Tiga jalur e-mail: setiap tanda tangan, tanda tangan dengan keterangan, tanda tangan dengan pengembalian.
• Arsip POD harian dan akses Files API untuk sistem Anda sendiri.

Baca selengkapnya tentang bukti pengiriman.

Tunai dan tutup hari

Untuk bisnis yang menagih uang saat pengiriman, OptiRoutes mencatat tunai dan cek di pelanggan dan menutup hari setiap pengemudi di Kas. Kas menerima pengemudi pelanggan demi pelanggan, mencentang setiap dokumen, menghitung palet dan krat plastik, dan mendokumentasikan setiap selisih beserta alasannya; petugas pemantauan kemudian menyerahkannya ke bagian keuangan, dan bagian akuntansi mengekspor laporan rentang tanggal.

• Pelanggan tunai dikenali dari kata untuk “tunai” di namanya, dalam bahasa apa pun yang didukung.
• Enam status penutupan, lima pemeriksaan per rute, dan kotak peringatan untuk setiap selisih.
• Tanda terima untuk pelanggan pembayar dan konfirmasi setoran untuk pengemudi, lewat e-mail.

Baca selengkapnya tentang tunai dan tutup hari.

Pelacakan langsung dan dispatch

Selama rute berjalan, peta Distribusi real-time menampilkan rute setiap pengemudi, status setiap perhentian, dan ketepatan waktunya dibandingkan rencana atau jendela waktu pelanggan. Alur hari di layar beranda menempatkan hal-hal yang menghambat pekerjaan di urutan pertama — pengemudi tanpa lokasi, rute yang tidak dimulai tepat waktu, pesanan tidak terkirim — dan riwayat perjalanan menampilkan jalur yang benar-benar ditempuh pada hari mana pun yang sudah lewat.

• Perhentian ditandai terkirim, tidak terkirim, terkirim dengan pengecualian, atau tertunda, dengan keterangan tepat waktu, terlambat, atau lebih awal.
• Filter untuk tidak terkirim, belum dilaporkan, dan tidak tepat waktu.
• SMS dan WhatsApp ke pengemudi, subkontraktor, pelanggan, dan manajer.

Baca selengkapnya tentang pelacakan langsung dan dispatch.

Palet dan pemuatan truk

OptiRoutes menata pesanan setiap rute di palet dalam truk sesuai batas unit, volume, dan berat Anda, memisahkan kelompok seperti barang dingin dan beku, serta menempatkan palet perhentian pertama di dekat pintu. Penataan dapat ditinjau dan diubah di layar, dilakukan pengemudi di aplikasi, dicetak untuk petugas muat, dan diekspor dengan nomor palet.

• Tempat palet per jenis kendaraan, area pendingin, dan batas per jenis palet.
• Pesanan pelanggan tetap utuh, palet sendiri untuk pelanggan besar, dan kelompok konsolidasi.
• Barcode kendaraan untuk pemindaian cross-dock, bagi operasi yang bekerja dengan cara itu.

Baca selengkapnya tentang palet dan pemuatan truk.

Notifikasi pelanggan dan jendela waktu

Setiap pelanggan dapat memiliki jendela waktu pengiriman per hari dalam seminggu, perencanaan menghormatinya, dan pelanggan diberi tahu kapan pengemudi akan tiba. Pesan SMS memuat perkiraan kedatangan masing-masing pelanggan, opsional sebagai rentang jam, dan tautan pelacakan ke halaman yang menunjukkan kapan pengemudi diperkirakan tiba. Sesudahnya, Tinjauan periode mengukur berapa banyak pengiriman yang dilakukan di dalam jendela waktu.

• Pesan dari layar rute, dari aplikasi pengemudi, di akhir perhentian sebelumnya, dan saat rute dimulai.
• Peringatan ke manajer saat pengemudi melewatkan perhentian.
• Waktu tunggu untuk pelanggan yang dikenal dengan antrean bongkar yang panjang.

Baca selengkapnya tentang notifikasi dan jendela waktu.

Laporan dan skor pengemudi

Laporan pengemudi mencakup rentang tanggal apa pun — pengecualian jendela waktu, kunjungan, rute, laporan pengiriman dengan item, pengembalian dan palet, penagihan dan pengeluaran — dan dapat diekspor ke Excel. Tinjauan periode membandingkan 7 atau 14 hari terakhir dengan periode sebelumnya. Kinerja pengemudi menilai pengemudi terhadap target berbobot Anda sendiri dan mengubah target yang tercapai menjadi usulan bonus yang disetujui manajer.

• Tingkat pengiriman, tidak terkirim, pengiriman dalam jendela waktu, dan alasan paling umum untuk pengiriman gagal.
• Hingga 12 metrik, target per hari, minggu, dan bulan, aturan bonus bertingkat, dan buku besar.
• Pengemudi hanya melihat kinerjanya sendiri di aplikasi.

Baca selengkapnya tentang laporan dan skor pengemudi.

Bahasa dan negara

Sistem web, panduan dan e-mailnya, serta aplikasi pengemudi tersedia dalam 34 bahasa, termasuk bahasa Ibrani dan Arab dari kanan ke kiri. Negara alamat bisnis Anda menentukan bahasa perusahaan, mata uang, satuan, format angka dan tanggal, serta hari pertama dalam seminggu, dan setiap pengguna bekerja dalam bahasanya sendiri.

• Menu bahasa diurutkan menurut negara perusahaan.
• Mata uang dan satuan sebagai label, tidak pernah dikonversi diam-diam.
• Pengemudi dan staf kantor masing-masing dalam bahasanya sendiri pada rute yang sama.

Baca selengkapnya tentang bahasa dan negara, dan tentang menghubungkan sistem Anda di halaman integrasi.

Pelanggan, kendaraan, dan pengaturan perusahaan

Di balik layar harian terdapat data yang membuat perencanaan akurat. Manajemen pelanggan menyimpan alamat peta terverifikasi setiap pelanggan di samping alamat aslinya, waktu di perhentian, jendela waktu, dan catatan distribusi; apa yang Anda simpan di sana ikut bersama pelanggan ke setiap pengiriman, dan file pelanggan dapat memuat atau memperbarui banyak pelanggan sekaligus. Pengaturan kendaraan menyimpan kapasitas dan tempat palet setiap jenis kendaraan serta jenis muatan yang dibawanya. Jalur menghubungkan nomor jalur tetap dengan pengemudi dan kendaraan tetapnya, sehingga memilih salah satunya akan mengisi sisanya.

Kendali tetap ada di tangan manajer. Pengguna & peran menentukan siapa yang dapat masuk dan apa yang dilihat setiap peran, dengan sakelar lihat dan edit per layar dan peran. Satu pengguna hanya dapat masuk di satu perangkat pada satu waktu, dan log perubahan pengaturan mencatat setiap penyimpanan — siapa, kapan, serta nilai lama dan barunya. Kunci API untuk sistem Anda dibuat, dibatasi, dan dicabut oleh manajer, dan setiap panggilan dicatat.

Bantuan yang tertanam di setiap layar

Setiap layar memiliki tombol Panduan pengguna yang membuka panduannya di samping layar tanpa menghalangi pekerjaan, dalam bahasa Anda. Pencarian mencakup semua panduan dan membuka hasilnya di bab yang tepat, nama kolom dalam panduan menyorot kolom di layar, dan ikon “i” di samping setiap pengaturan menjelaskan fungsinya dan kapan berlaku. Tips diberi label menurut jenisnya — pintasan, catatan, disarankan, penghemat waktu, kesalahan umum — dan bergantian tampil di layar selama rute dihitung.

Layar Versi mencantumkan isi setiap versi yang dirilis, dengan bahasa yang sederhana, beserta tautan ke panduan yang diperbaruinya, dan lonceng Pesan mengumpulkan pemberitahuan dari tim OptiRoutes, dengan yang penting ditandai bintang. Perusahaan baru juga mendapatkan wizard Memulai, yang dapat dibuka berdampingan dengan panduan dan layar yang sedang disiapkan.

Perencanaan manual, spreadsheet, atau OptiRoutes?

Banyak tim memulai dengan rute yang disusun manual atau di spreadsheet. Tabel di bawah membandingkan ketiga cara kerja tersebut pada tugas-tugas hari distribusi. Tabel ini menggambarkan praktik yang umum, bukan produk tertentu.

Untuk perbandingan dengan produk perencanaan rute tertentu, lihat halaman perbandingan.

Fitur mana yang perlu disiapkan lebih dulu?

1. Detail bisnis, pengemudi, dan pesanan satu hari — wizard Memulai mencakup semuanya dan merencanakan rute pertama Anda.
2. Kendaraan dan kapasitasnya — agar perencanaan mengisi setiap truk dengan benar dan menandai rute yang melebihi kapasitas.
3. Jendela waktu dan waktu perhentian pelanggan — untuk pelanggan yang menerima barang pada jam tertentu atau proses bongkarnya lambat.
4. Persyaratan aplikasi pengemudi — tentukan pengemudi mana yang memerlukan foto, tanda tangan, atau laporan palet sebelum mulai beroperasi.
5. Fitur tambahan yang digunakan bisnis Anda — Kas untuk bayar di tempat, penataan palet untuk muatan berpalet, pemuatan otomatis atau Files API jika ERP Anda perlu mengirim data ke OptiRoutes, dan skor pengemudi setelah ada data beberapa minggu.

Siapa menggunakan fitur apa?

OptiRoutes memiliki empat peran kantor dan tiga peran aplikasi, dan masing-masing melihat apa yang dibutuhkan pekerjaannya. Manajer perusahaan dapat mengubah, layar demi layar, peran mana yang dapat melihat atau mengedit apa.

Industri yang berbeda mengandalkan fitur yang berbeda — distributor rantai dingin pada palet dan jenis muatan, bisnis bayar di tempat pada Kas. Lihat halaman industri untuk melihat seperti apa hari seorang perencana di setiap industri.

Pertanyaan yang sering diajukan