Funksjoner i OptiRoutes

Hva gjør OptiRoutes for en leveringsbedrift?

De fleste distribusjonsteam driver dagen sin med flere verktøy: et ordresystem, et regneark for ruter, telefoner og meldinger til sjåførene, følgesedler på papir og en kassebok. OptiRoutes fyller hullene mellom dem med én flyt. Ordrene kommer inn og kontrolleres; rutene planlegges og justeres; sjåførene får dem på telefonen og rapporterer hvert stopp med bevis; kontoret følger med ute i sanntid; og ved dagens slutt gjør kassen opp hver sjåfør mot det sjåføren har rapportert.

Funksjonsområdene nedenfor følger denne flyten. Hvert har sin egen side med detaljer, innstillinger og spørsmålene planleggere pleier å stille. Oppsettet gjøres i en kort Kom i gang-veiviser, forklart under slik fungerer det, og prisen er per linje, forklart under priser.

Ruteplanlegging

Kjernen i OptiRoutes: fra dagens ordrer til en plan med ruter, hver med en sjåfør, et kjøretøy og stopp i riktig rekkefølge. Ordrene lastes inn fra Excel, CSV eller systemet ditt, hver adresse kontrolleres på kartet før planleggingen, og planleggingsveiviseren fordeler ordrene etter metoden og grensene du velger. På ruteskjermen finjusterer du så planen ved å dra stopp på kartet eller mellom rutekort.

• Fem planleggingsmetoder, fra lærende AI-planlegging til gruppering etter by eller etter linjene i ordrefilen.
• Prioriterte linjer for nøkkelkunder eller innholdstyper, leveringsrunder og tidsvinduer med flere grader av strenghet.
• Låsing, sikkerhetskopier og et tydelig valg av hva som skal skje med ordrer som kommer inn etter planleggingen.

Les mer om ruteplanlegging.

AI-planlegging og soner

Lærende AI-planlegging fordeler dagens stopp mellom sjåførene og setter rekkefølgen på hver rute, og bygger linjene ut fra erfaringen fra de siste planleggingene dine og rutene sjåførene faktisk kjører. Den jobber innenfor grensene dine for stopp, timer, kilometer og kapasitet, og på hvert rutekort kan du åpne vurderingene bak ruten. Rundt dette gir leveringsområder og stengte soner deg faste inndelinger der du trenger dem.

• En metode som tilpasser seg måten du jobber på: Jo mer du planlegger med den, desto nærmere kommer rutene driften din.
• Leveringsområder tegnet på kartet, i en mal per ukedag, hvert med sin faste sjåfør.
• Stengte soner som alltid planlegges som egne linjer, før all annen planlegging.

Les mer om AI-planlegging og soner.

Sjåførappen

Sjåførene får rutene sine på telefonen og jobber seg gjennom dem stopp for stopp. Appen åpner navigasjon, registrerer ankomst, levering eller manglende levering med begrunnelse, hentinger, returer, varelinjer og paller, og innhenter bevis og kontanter der bedriften krever det. Før dagen avsluttes, kontrollerer den at ingenting står urapportert, og den fortsetter å fungere gjennom korte brudd i dekningen.

• Navigasjon i Waze, eller i Apple Maps på iPhone, etter adresse eller nøyaktige koordinater.
• Krav per sjåfør: bilde, signatur, mottakers navn, pallrapport og GPS.
• 34 språk, en hanskemodus med store knapper og justerbar tekststørrelse.

Les mer om funksjonene i sjåførappen, eller om hvordan du får appen.

Leveringsbevis

Kundene signerer følgeseddelen på sjåførens telefon – systemets egen PDF for ordren eller din blanke mal – med opptil tre bilder, merknader og returer. Signerte følgesedler lagres sammen med ordren, sendes på e-post etter regler og er tilgjengelige per dag som én ZIP, så en tvist løses med et dokument i stedet for en telefonsamtale.

• Signering kan blokkeres uten den originale følgeseddelfilen, eller mens GPS er av.
• Tre e-postruter: alle signaturer, signaturer med merknad, signaturer med returer.
• Et daglig POD-arkiv og tilgang via fil-API-et for dine egne systemer.

Les mer om leveringsbevis.

Kontanter og dagsoppgjør

For bedrifter som krever inn penger ved levering, registrerer OptiRoutes kontanter og sjekker hos kunden og gjør opp hver sjåførs dag i kassen. Kassen tar imot sjåføren kunde for kunde, krysser av hvert dokument, teller paller og plastkasser og dokumenterer hvert avvik med en begrunnelse; trafikklederne overleverer deretter til økonomi, og regnskap eksporterer perioderapporten.

• Kontantkunder gjenkjennes på ordet for kontant i navnet, på et hvilket som helst støttet språk.
• Seks oppgjørsstatuser, fem kontroller per rute og en varselboks for hvert avvik.
• Kvitteringer til betalende kunder og innleveringsbekreftelser til sjåfører, på e-post.

Les mer om kontanter og dagsoppgjør.

Sanntidssporing og utkjøring

Mens rutene er ute på veien, viser kartet for distribusjon i sanntid hver sjåførs rute, status for hvert stopp og tidsavviket mot planen eller kundens vindu. Dagsflyt på startskjermen setter det som blokkerer arbeidet, først – en sjåfør uten posisjon, en rute som ikke startet i tide, ordrer som ikke er levert – og turhistorikken viser den faktisk kjørte strekningen for en hvilken som helst tidligere dag.

• Stopp markert som levert, ikke levert, levert med avvik eller venter, med tidsangivelse i tide, sent eller tidlig.
• Filtre for ikke levert, ikke rapportert ennå og ikke i tide.
• SMS og WhatsApp til sjåfører, underleverandører, kunder og ledere.

Les mer om sanntidssporing og utkjøring.

Paller og lasting av lastebil

OptiRoutes plasserer rutens ordrer på paller i lastebilen innenfor grensene dine for enheter, volum og vekt, holder grupper som kjølt og fryst adskilt og setter pallene til de første stoppene nær døren. Plasseringen kan gjennomgås og endres på skjermen, gjøres av sjåføren i appen, skrives ut for lagerarbeiderne og eksporteres med pallnumre.

• Pallplasser per kjøretøytype, en kjølesone og grenser per palltype.
• Kunder holdt samlet, egne paller for store kunder og konsolideringsgrupper.
• Strekkoder for kjøretøy til cross-dock-skanning, for virksomheter som jobber slik.

Les mer om paller og lasting av lastebil.

Kundevarsler og tidsvinduer

Hver kunde kan ha tidsvinduer for levering per ukedag, planleggingen respekterer dem, og kundene får vite når de kan vente sjåføren. SMS-meldingene inneholder hver kundes egen forventede ankomst, eventuelt som et tidsrom, og en sporingslenke til en side som viser når sjåføren er ventet. I etterkant måler periodeoversikten hvor mange leveringer som ble utført innenfor vinduet.

• Meldinger fra ruteskjermen, fra sjåførens app, ved slutten av forrige stopp og ved rutestart.
• Et varsel til ledere når en sjåfør hopper over et stopp.
• Ventetider for kunder som er kjent for lange lossekøer.

Les mer om varsler og tidsvinduer.

Rapporter og sjåførpoeng

Sjåførrapportene dekker en hvilken som helst periode – avvik fra tidsvindu, besøk, ruter, leveringsrapporter med varelinjer, returer og paller, innkreving og utgifter – og kan eksporteres til Excel. Periodeoversikten sammenligner de siste 7 eller 14 dagene med perioden før. Sjåførprestasjoner gir sjåførene poeng mot dine egne vektede mål og gjør oppnådde mål om til bonusforslag som en leder godkjenner.

• Leveringsgrad, ikke levert, levering innenfor vinduet og de vanligste årsakene til manglende levering.
• Opptil 12 nøkkeltall, mål per dag, uke og måned, bonusregler med trinn og en bonusoversikt.
• Sjåførene ser bare sine egne resultater i appen.

Les mer om rapporter og sjåførpoeng.

Språk og land

Websystemet, veiledningene og e-postene og sjåførappen finnes på 34 språk, inkludert hebraisk og arabisk fra høyre mot venstre. Landet for bedriftsadressen bestemmer bedriftens språk, valuta, enheter, tall- og datoformat og første ukedag, og hver bruker jobber på sitt eget språk.

• Språkmenyer sortert etter bedriftens land.
• Valuta og enheter som etiketter, aldri skjulte omregninger.
• Sjåfører og kontoransatte på hvert sitt språk på de samme rutene.

Les mer om språk og land, og om å koble til systemene dine på siden om integrasjoner.

Kunder, kjøretøy og bedriftsinnstillinger

Bak de daglige skjermene ligger dataene som gjør planleggingen presis. Kundeadministrasjon lagrer hver kundes kontrollerte kartadresse ved siden av den opprinnelige, tiden ved stoppet, tidsvinduer og distribusjonsnotater; det du lagrer der, følger kunden inn i hver levering, og en kundefil laster inn eller oppdaterer mange samtidig. Kjøretøyinnstillingene inneholder hver kjøretøytypes kapasitet og pallplasser og innholdstypene den frakter. Linjer knytter et fast linjenummer til fast sjåfør og kjøretøy, så når du velger én, fylles resten ut.

Kontrollen ligger hos lederen. Brukere og roller bestemmer hvem som logger inn, og hva hver rolle ser, med en bryter for visning og redigering per skjerm og rolle. En bruker er logget inn på én enhet om gangen, og en logg over endrede innstillinger registrerer hver lagring – hvem, når, og gammel og ny verdi. API-nøkler for systemene dine opprettes, begrenses og tilbakekalles av lederen, og hvert kall logges.

Hjelp innebygd i hver skjerm

Hver skjerm har en knapp for Brukerveiledning som åpner veiledningen ved siden av skjermen uten å stoppe arbeidet, på ditt språk. Et søk dekker alle veiledningene og åpner resultatet i riktig kapittel, feltnavn i veiledningen markerer feltet på skjermen, og en «i» ved hver innstilling forklarer hva den gjør, og når den gjelder. Tipsene er merket etter type – snarvei, merknad, anbefalt, tidsbesparelse, vanlig feil – og veksler på skjermen mens rutene beregnes.

Skjermen Versjoner viser hva hver publiserte versjon inneholder, med enkle ord og lenker til veiledningene den oppdaterte, og bjellen Meldinger samler beskjeder fra OptiRoutes-teamet, med de viktige markert med en stjerne. Nye bedrifter får også Kom i gang-veiviseren, som kan åpnes side om side med veiledningen og skjermen som settes opp.

Manuell planlegging, regneark eller OptiRoutes?

Mange team starter med ruter laget for hånd eller i et regneark. Tabellen nedenfor sammenligner de tre arbeidsmåtene for oppgavene i en distribusjonsdag. Den beskriver vanlig praksis, ikke et bestemt produkt.

For sammenligninger med navngitte produkter for ruteplanlegging, se sammenligningssidene.

Hvilke funksjoner bør du sette opp først?

1. Bedriftsopplysninger, sjåfører og ordrene for én dag – Kom i gang-veiviseren dekker dem og planlegger de første rutene dine.
2. Kjøretøy og kapasiteten deres – slik at planleggingen fyller hver lastebil riktig og markerer en rute over kapasiteten.
3. Kundenes tidsvinduer og stopptider – for kunder som tar imot varer på faste tider eller losser sakte.
4. Krav i sjåførappen – bestem hvilke sjåfører som trenger bilde, signatur eller pallrapport før dere går i drift.
5. Tilleggene bedriften din bruker – kassen for kontant betaling ved levering, pallplassering for palletert last, automatisk innlesing eller fil-API-et når ERP-systemet skal mate OptiRoutes, og sjåførpoeng når dere har noen ukers data.

Hvem bruker hvilke funksjoner?

OptiRoutes har fire kontorroller og tre approller, og hver ser det arbeidet krever. Bedriftslederen kan endre, skjerm for skjerm, hvilken rolle som kan se eller redigere hva.

Ulike bransjer støtter seg på ulike funksjoner – distributører med kjølekjede på paller og innholdstyper, bedrifter med kontant betaling ved levering på kassen. Se bransjesidene for hvordan en planleggers dag ser ut i hver av dem.

Vanlige spørsmål