Ruteplanlegging for distribusjon med kontant betaling ved levering

Hvordan ser en dag ut i en virksomhet med kontant betaling ved levering?

I mange distribusjonsbedrifter er det fortsatt en del av kundene som betaler sjåføren: små dagligvarebutikker, kiosker, torgboder og restauranter som betaler kontant eller med sjekk ved levering. De pengene er en del av ruten. Sjåføren må vite hvilke kunder som betaler, hvor mye hver av dem skylder, og hva som skal gjøres når en kunde betaler mindre eller betaler senere. Uten et system lever dette på papirlapper i førerhuset.

Kontoret har den vanskeligste delen. Når sjåførene kommer tilbake, må noen ta imot hver av dem: telle pengene, kontrollere sjekkene, sammenligne med det som skulle betales, samle inn de signerte følgesedlene og de returnerte pallene, og finne ut hvorfor rute 4 mangler noen hundrelapper. Deretter overleverer trafikklederen dagens kontanter til økonomi, økonomi teller hva som er mottatt fra alle trafikklederne, og regnskap vil ha en rapport per dag, per sjåfør og per måned.

Hvert steg er en mulighet for et avvik som ingen kan forklare en uke senere. Målet er enkelt: hvert beløp registrert én gang, ved kilden, og hvert avvik med en begrunnelse og et navn.

Hvilke funksjoner i OptiRoutes er viktigst ved kontant betaling ved levering?

• Kontantkunder etter navn. En kunde med ordet for kontant i navnet – på ditt språk eller på hebraisk – er en kontantkunde og markeres med et valutasymbol i sjåførens stoppliste. Ingenting annet må settes opp.
• Innkrevingsvarsel ved ankomst. Når sjåføren markerer ankomst hos en kontantkunde, åpnes et varsel med beløpet som skal betales ifølge ordren. Uten pris på ordren viser varselet «beløp ukjent», og sjåføren legger inn det som ble innkrevd.
• Kontanter, sjekker og en begrunnelse for hvert avvik. Innkrevingsskjermen tar imot kontanter, sjekkbeløpet, antall sjekker og et fritt notat. Når det innkrevde beløpet avviker fra det som skulle betales, krever appen en begrunnelse fra listen din over merknader for kontantavvik.
• Erklæring ved dagens slutt. Appen viser totalene ifølge rapportene, og sjåføren erklærer hva som faktisk tas med tilbake. Ruten får deretter statusen «venter på oppgjør» i kassen.
• Kassen. Et daglig dashbord med alle ruter, beløpene deres, fem kontroller – penger, paller, følgesedler, POD og levering – og statusen: ikke tilbake, venter på oppgjør, utkast, avsluttet, avsluttet med unntak, krever oppfølging. Se kontanter og dagsoppgjør.
• Mottak av sjåføren kunde for kunde. Per kunde: dokumentene med en V-knapp per kontroll (for eksempel rødt stempel), kontantene og sjekkene som er mottatt, mot sjåførens rapport, og avviket fortløpende.
• Oppgjør for trafikkleder og økonomi. Trafikklederen avslutter dagen sin og overleverer kontanter og sjekker til økonomi; økonomi avslutter økonomidagen mot hver trafikkleders overlevering den datoen.
• Kvitteringer og bekreftelser på e-post. Når dagen er avsluttet, får hver betalende kunde en kvittering med beløp, dato og rute, og sjåføren får en bekreftelse på innleveringen.
• Rapporter til regnskap. En perioderapport over alle oppgjør med delsummer per dag og CSV-eksport, og en tabell over økonomioppgjør med totaler.

Hva skjer når en avsluttet dag viser seg å være feil?

En avsluttet dag er skrivebeskyttet. Bare en leder kan åpne den på nytt, med en skriftlig begrunnelse; dagen går tilbake til utkast med de gjeldende tallene, og hvem som åpnet den, når og hvorfor, føres inn i oppgjørsnotatene. En økonomibruker kan avslutte, men ikke åpne på nytt. Når økonomidagen for en dato er avsluttet, kan ingen trafikklederoppgjør for den datoen endres før en leder først åpner økonomidagen på nytt. Hvert oppgjør lagrer hvem som avsluttet det, når, hvem som tok imot sjåføren og hvert beløp, hver begrunnelse og hvert notat.

Rollene holder arbeidet adskilt: Økonomi lander i kassen etter innlogging og oppdaterer økonomioppgjøret; en trafikkleder tar imot sjåfører og avslutter sin egen dag, og ser økonomidelen kun i lesemodus; en leder kan gjøre alt; planleggere ser ikke kassen.

Hvordan overleverer trafikklederen kontantene til økonomi?

Når trafikklederen har tatt imot sjåførene sine, avslutter trafikklederen sin egen dag: hvor mye kontanter, hvor mye i sjekker og hvor mange sjekker som overleveres til økonomi. Kortene viser hva som er mottatt fra sjåførene som er avsluttet den datoen, ruter som ikke er mottatt ennå, vises med rødt, og en differanse krever en skriftlig begrunnelse. «Avslutt til regnskap» overleverer nøyaktig det som er mottatt fra sjåførene i dag, og avslutter trafikklederens dag med ett trykk.

Økonomi rapporterer deretter hva som faktisk ble mottatt, i økonomis dagsoppgjør – ett per dag, mot hver trafikkleders overlevering den datoen. En månedsrapport til regnskapsføreren er én CSV-eksport fra tabellen over økonomioppgjør, med kontanter og sjekker hver for seg, antall, differanser og begrunnelser.

Hvilke KPI-er bør en virksomhet med kontant betaling ved levering følge med på?

Et illustrerende eksempel med oppdiktede tall for en distributør der 10 sjåfører krever inn kontanter daglig. Det er ikke en påstand om noen kunde av OptiRoutes.

Hvordan kommer du i gang med kontant betaling ved levering i OptiRoutes?

Legg ordet for kontant til i navnene på kontantkundene dine, sett priser på ordrene deres slik at beløpet som skal betales, er kjent, og legg inn begrunnelsene for kontantavvik under Innstillinger → Ferdige merknader. Gi hver kontantkunde en e-postadresse på kundekortet hvis du vil sende kvitteringer. Kjør så én dag gjennom prøveperioden – 3 dager gratis, opptil 50 adresser per dag, uten kort.

Vanlige spørsmål