कैश ऑन डिलीवरी वितरण के लिए रूट योजना

कैश ऑन डिलीवरी संचालन में एक दिन कैसा होता है?

कई वितरण व्यवसायों में कुछ ग्राहक आज भी ड्राइवर को भुगतान करते हैं: छोटे किराना विक्रेता, कियोस्क, बाज़ार के स्टॉल और रेस्तराँ, जो डिलीवरी पर नकद या चेक से भुगतान करते हैं। वह पैसा रूट का हिस्सा है। ड्राइवर को पता होना चाहिए कि कौन-से ग्राहक भुगतान करते हैं, हर एक पर कितना बकाया है, और जब कोई ग्राहक कम या बाद में भुगतान करे तो क्या करना है। बिना सिस्टम के यह सब केबिन में काग़ज़ की पर्चियों पर रहता है।

ऑफ़िस के हिस्से में कठिन काम आता है। जब ड्राइवर लौटते हैं, तो किसी को हर एक का हिसाब लेना होता है: पैसा गिनना, चेक जाँचना, बकाया से मिलाना, हस्ताक्षरित डिलीवरी नोट और लौटाए गए पैलेट इकट्ठा करना, और पता लगाना कि रूट 4 में कुछ सौ कम क्यों हैं। फिर डिस्पैचर दिन का नकद वित्त विभाग को सौंपता है, वित्त विभाग सभी डिस्पैचरों से मिला पैसा गिनता है, और अकाउंटिंग हर दिन, हर ड्राइवर और हर महीने की रिपोर्ट चाहती है।

हर क़दम एक ऐसे अंतर का मौक़ा है जिसे एक हफ़्ते बाद कोई समझा नहीं पाता। लक्ष्य सरल है: हर राशि एक बार, स्रोत पर ही दर्ज हो, और हर अंतर का एक कारण और एक नाम हो।

कैश ऑन डिलीवरी के लिए OptiRoutes की कौन-सी सुविधाएँ सबसे अहम हैं?

• नाम से नकद ग्राहक। जिस ग्राहक के नाम में "नकद" के लिए शब्द हो — आपकी भाषा में या हिब्रू में — वह नकद ग्राहक है, और ड्राइवर की स्टॉप सूची में उस पर मुद्रा चिह्न लगा होता है। और कुछ सेट करने की ज़रूरत नहीं।
• आगमन पर वसूली का अलर्ट। नकद ग्राहक पर आगमन दर्ज करते ही ऑर्डर के अनुसार बकाया राशि के साथ एक अलर्ट खुलता है। ऑर्डर पर मूल्य न हो तो अलर्ट "राशि अज्ञात" दिखाता है और ड्राइवर वसूली गई राशि डालता है।
• नकद, चेक और हर अंतर का कारण। वसूली स्क्रीन नकद, चेकों की राशि, चेकों की संख्या और एक मुक्त नोट लेती है। जब वसूली गई राशि बकाया से अलग हो, तो ऐप आपकी नकद अंतर टिप्पणियों की सूची से एक कारण अनिवार्य करता है।
• दिन के अंत की घोषणा। ऐप रिपोर्ट के अनुसार कुल योग दिखाता है, और ड्राइवर घोषित करता है कि वह वास्तव में क्या लेकर लौट रहा है। फिर कैश डेस्क पर रूट "क्लोज़िंग की प्रतीक्षा में" हो जाता है।
• कैश डेस्क। हर रूट, उसकी राशियों, पाँच जाँचों — पैसा, पैलेट, नोट, POD और आपूर्ति — और उसकी स्थिति के साथ एक दैनिक डैशबोर्ड: अभी नहीं लौटा, क्लोज़िंग की प्रतीक्षा में, ड्राफ़्ट, बंद, अपवाद के साथ बंद, ध्यान देने की ज़रूरत। देखें नकद और दिन की क्लोज़िंग।
• ग्राहक-दर-ग्राहक ड्राइवर का हिसाब। हर ग्राहक के लिए: हर जाँच के लिए V बटन वाले दस्तावेज़ (जैसे लाल मुहर), ड्राइवर की रिपोर्ट के मुक़ाबले प्राप्त नकद और चेक, और लाइव अंतर।
• डिस्पैचर और वित्त की क्लोज़िंग। डिस्पैचर अपना दिन बंद करता है और नकद व चेक वित्त विभाग को सौंपता है; वित्त विभाग उस तारीख़ के हर डिस्पैचर हस्तांतरण के मुक़ाबले वित्त का दिन बंद करता है।
• ईमेल से रसीदें और पुष्टि। दिन बंद होने के बाद हर भुगतानकर्ता ग्राहक को राशि, तारीख़ और रूट के साथ रसीद मिलती है, और ड्राइवर को जमा की पुष्टि।
• अकाउंटिंग के लिए रिपोर्ट। दैनिक उप-योग और CSV एक्सपोर्ट के साथ हर क्लोज़िंग की अवधि रिपोर्ट, और कुल योग के साथ वित्त क्लोज़िंग की तालिका।

अगर बंद दिन ग़लत निकले तो क्या होता है?

बंद दिन केवल पढ़ा जा सकता है। केवल मैनेजर ही लिखित कारण के साथ उसे फिर से खोल सकता है; दिन मौजूदा संख्याओं के साथ ड्राफ़्ट में लौट आता है, और किसने, कब और क्यों फिर से खोला, यह क्लोज़िंग नोट्स में दर्ज होता है। वित्त उपयोगकर्ता बंद कर सकता है, पर फिर से नहीं खोल सकता। किसी तारीख़ का वित्त का दिन बंद होने के बाद, उस तारीख़ की कोई डिस्पैचर क्लोज़िंग तब तक नहीं बदल सकती जब तक मैनेजर पहले वित्त का दिन फिर से न खोले। हर क्लोज़िंग यह रखती है कि किसने बंद किया, कब, ड्राइवर का हिसाब किसने लिया, हर राशि, कारण और नोट।

भूमिकाएँ काम को अलग रखती हैं: वित्त साइन इन के बाद सीधे कैश डेस्क पर पहुँचता है और वित्त की क्लोज़िंग अपडेट करता है; डिस्पैचर ड्राइवरों का हिसाब लेता है और अपना दिन बंद करता है, और वित्त वाला हिस्सा केवल देख सकता है; मैनेजर सब कुछ करता है; प्लानर कैश डेस्क नहीं देखते।

डिस्पैचर नकद वित्त विभाग को कैसे सौंपता है?

अपने ड्राइवरों का हिसाब लेने के बाद डिस्पैचर अपना दिन बंद करता है: वह वित्त विभाग को कितना नकद, कितने के चेक और कितने चेक सौंपता है। कार्ड दिखाते हैं कि उस तारीख़ को बंद हुए ड्राइवरों से उसे क्या मिला, जिन रूट का अभी हिसाब नहीं हुआ वे लाल में सूचीबद्ध होते हैं, और अंतर के लिए लिखित कारण चाहिए। "अकाउंटिंग को बंद करें" ठीक उतना ही सौंपता है जितना आज ड्राइवरों से मिला, और एक टैप में डिस्पैचर का दिन बंद कर देता है।

फिर वित्त विभाग वित्त की दिन की क्लोज़िंग में बताता है कि उसे वास्तव में क्या मिला — हर दिन एक, उस तारीख़ के हर डिस्पैचर हस्तांतरण के मुक़ाबले। अकाउंटेंट के लिए मासिक रिपोर्ट वित्त क्लोज़िंग की तालिका से एक CSV एक्सपोर्ट है, जिसमें नकद और चेक अलग-अलग, गिनती, अंतर और कारण होते हैं।

कैश ऑन डिलीवरी संचालन को कौन-से KPI ट्रैक करने चाहिए?

एक ऐसे वितरक के लिए काल्पनिक संख्याओं वाला एक उदाहरण जिसके 10 ड्राइवर रोज़ नकद वसूलते हैं। यह OptiRoutes के किसी ग्राहक के बारे में कोई दावा नहीं है।

OptiRoutes में कैश ऑन डिलीवरी कैसे शुरू करें?

अपने नकद ग्राहकों के नाम में "नकद" के लिए शब्द जोड़ें, उनके ऑर्डर पर मूल्य डालें ताकि बकाया राशि पता रहे, और सेटिंग्स → तैयार टिप्पणियाँ में अपने नकद अंतर के कारण तैयार करें। अगर आपको रसीदें चाहिए, तो हर नकद ग्राहक को ग्राहक कार्ड पर ईमेल दें। फिर ट्रायल में एक दिन चलाएँ — 3 दिन मुफ़्त, प्रतिदिन 50 पतों तक, बिना कार्ड।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न