Routenplanung für den Vertrieb mit Barzahlung bei Lieferung

Wie sieht ein Tag in einem Betrieb mit Barzahlung bei Lieferung aus?

In vielen Vertriebsunternehmen zahlt ein Teil der Kunden weiterhin beim Fahrer: kleine Lebensmittelhändler, Kioske, Marktstände und Restaurants, die bei Lieferung bar oder per Scheck zahlen. Dieses Geld ist Teil der Route. Der Fahrer muss wissen, welche Kunden zahlen, wie viel jeder schuldet und was zu tun ist, wenn ein Kunde weniger oder später zahlt. Ohne System steckt das alles auf Zetteln im Führerhaus.

Das Büro hat das schwierigere Ende. Kommen die Fahrer zurück, muss jemand jeden empfangen: das Geld zählen, die Schecks prüfen, mit dem Fälligen abgleichen, die unterschriebenen Lieferscheine und die zurückgebrachten Paletten einsammeln und herausfinden, warum bei Route 4 ein paar Hundert fehlen. Dann übergibt der Disponent das Bargeld des Tages an die Buchhaltung, die Buchhaltung zählt, was sie von allen Disponenten erhalten hat, und der Steuerberater will einen Bericht pro Tag, pro Fahrer und pro Monat.

Jeder Schritt ist eine Gelegenheit für eine Differenz, die eine Woche später niemand mehr erklären kann. Das Ziel ist einfach: jeder Betrag einmal erfasst, an der Quelle, und jede Differenz mit Grund und Namen.

Welche Funktionen von OptiRoutes zählen bei Barzahlung bei Lieferung am meisten?

• Barzahler am Namen erkannt. Ein Kunde, dessen Name das Wort für Bargeld enthält – in Ihrer Sprache oder auf Hebräisch –, ist ein Barzahler und wird in der Stoppliste des Fahrers mit einem Währungszeichen markiert. Sonst muss nichts eingerichtet werden.
• Inkasso-Hinweis bei Ankunft. Meldet der Fahrer die Ankunft bei einem Barzahler, öffnet sich ein Hinweis mit dem fälligen Betrag laut Lieferung. Hat die Lieferung keinen Preis, zeigt der Hinweis „Betrag unbekannt“, und der Fahrer gibt ein, was kassiert wurde.
• Bargeld, Schecks und ein Grund für jede Differenz. Der Inkasso-Bildschirm nimmt Bargeld, den Scheckbetrag, die Anzahl der Schecks und eine freie Notiz auf. Weicht der kassierte vom fälligen Betrag ab, verlangt die App einen Grund aus Ihrer Liste der Bemerkungen zu Kassendifferenzen.
• Erklärung zum Tagesende. Die App zeigt die Summen laut Meldungen, und der Fahrer erklärt, was er tatsächlich zurückbringt. Die Route steht dann an der Kasse auf „wartet auf Abschluss“.
• Die Kasse. Ein Tages-Dashboard mit jeder Route, ihren Beträgen, fünf Prüfungen – Geld, Paletten, Lieferscheine, POD und Belieferung – und ihrem Status: nicht zurück, wartet auf Abschluss, Entwurf, abgeschlossen, mit Ausnahme abgeschlossen, Klärungsbedarf. Siehe Bargeld und Tagesabschluss.
• Den Fahrer Kunde für Kunde empfangen. Pro Kunde: die Belege mit einer V-Schaltfläche pro Prüfung (zum Beispiel ein roter Stempel), das erhaltene Bargeld und die Schecks im Abgleich mit der Meldung des Fahrers und die aktuelle Differenz.
• Abschlüsse von Disponent und Buchhaltung. Der Disponent schließt seinen Tag ab und übergibt Bargeld und Schecks an die Buchhaltung; die Buchhaltung schließt den Buchhaltungstag gegen jede Übergabe eines Disponenten an diesem Datum ab.
• Quittungen und Bestätigungen per E-Mail. Nach dem Tagesabschluss erhält jeder zahlende Kunde eine Quittung mit Betrag, Datum und Route, und der Fahrer eine Einzahlungsbestätigung.
• Berichte für die Buchhaltung. Ein Zeitraumbericht über jeden Abschluss mit Tageszwischensummen und CSV-Export sowie eine Tabelle der Buchhaltungsabschlüsse mit Summen.

Was passiert, wenn sich ein abgeschlossener Tag als falsch herausstellt?

Ein abgeschlossener Tag ist schreibgeschützt. Nur ein Manager kann ihn wieder öffnen, mit schriftlicher Begründung; der Tag kehrt mit den aktuellen Zahlen in den Entwurfsstatus zurück, und wer ihn wann und warum geöffnet hat, geht in die Abschlussnotizen ein. Ein Benutzer der Buchhaltung kann abschließen, aber nicht wieder öffnen. Ist der Buchhaltungstag eines Datums abgeschlossen, lässt sich kein Disponentenabschluss dieses Datums mehr ändern, bis ein Manager zuerst den Buchhaltungstag wieder öffnet. Jeder Abschluss speichert, wer ihn vorgenommen hat, wann, wer den Fahrer empfangen hat, jeden Betrag, Grund und jede Notiz.

Rollen halten die Arbeit getrennt: Die Buchhaltung landet nach der Anmeldung direkt in der Kasse und aktualisiert den Buchhaltungsabschluss; ein Disponent empfängt Fahrer, schließt seinen eigenen Tag ab und sieht den Buchhaltungsteil nur lesend; ein Manager darf alles; Planer sehen die Kasse nicht.

Wie übergibt der Disponent das Bargeld an die Buchhaltung?

Hat der Disponent seine Fahrer empfangen, schließt er seinen eigenen Tag ab: wie viel Bargeld, wie viel in Schecks und wie viele Schecks er an die Buchhaltung übergibt. Die Karten zeigen, was er von den an diesem Datum abgeschlossenen Fahrern erhalten hat, noch nicht empfangene Routen stehen rot in der Liste, und eine Differenz braucht eine schriftliche Begründung. „An Buchhaltung abschließen“ übergibt genau das, was heute von den Fahrern eingegangen ist, und schließt den Tag des Disponenten mit einem Tipp ab.

Die Buchhaltung meldet dann im Tagesabschluss der Buchhaltung, was sie tatsächlich erhalten hat – einer pro Tag, gegenüber jeder Übergabe eines Disponenten an diesem Datum. Ein Monatsbericht für den Steuerberater ist ein einziger CSV-Export aus der Tabelle der Buchhaltungsabschlüsse, mit Bargeld und Schecks getrennt, Anzahlen, Differenzen und Gründen.

Welche KPIs sollte ein Betrieb mit Barzahlung bei Lieferung verfolgen?

Ein anschauliches Beispiel mit fiktiven Zahlen für einen Distributor, dessen 10 Fahrer täglich Bargeld kassieren. Es ist keine Aussage über einen OptiRoutes Kunden.

Wie starten Sie mit Barzahlung bei Lieferung in OptiRoutes?

Fügen Sie den Namen Ihrer Barzahler das Wort für Bargeld hinzu, hinterlegen Sie Preise in ihren Lieferungen, damit der fällige Betrag bekannt ist, und legen Sie Ihre Gründe für Kassendifferenzen unter Einstellungen → Vorbereitete Bemerkungen an. Tragen Sie für jeden Barzahler eine E-Mail-Adresse auf der Kundenkarte ein, wenn Sie Quittungen wünschen. Spielen Sie dann einen Tag in der Testphase durch – 3 Tage kostenlos, bis zu 50 Adressen pro Tag, ohne Karte.

Häufig gestellte Fragen