Häufig gestellte Fragen

OptiRoutes ist Routenplanungssoftware für Unternehmen, die mit eigenen Fahrern ausliefern. Sie lädt die Lieferungen des Tages, prüft jede Adresse auf der Karte, verteilt die Stopps innerhalb der Fahrzeugkapazität und der Zeitfenster der Kunden auf die Fahrer und sendet die Routen an die App Optiroutes Driver. Fahrer melden Lieferungen, Unterschriften, Fotos und Bargeld; das Büro verfolgt das Geschehen in Echtzeit und schließt den Tag an der Kasse ab.

Registrieren Sie sich auf der Website mit Ihrer E-Mail-Adresse. Sie erhalten einen 6-stelligen Code per E-Mail und geben dann Unternehmensdaten, Land und Passwort ein. Das Konto ist sofort eröffnet, Sie werden ohne erneute Passworteingabe angemeldet, und der Einrichtungsassistent öffnet sich von selbst. Ein Gespräch mit dem Vertrieb ist nicht nötig, und die kostenlose Testphase braucht keine Karte.

Drei Dinge: die Unternehmensadresse (dort starten und enden die Routen), die Vornamen und E-Mail-Adressen Ihrer Fahrer (jeder Fahrer braucht eine eigene E-Mail-Adresse) und die Lieferungen eines Tages – eine Datei aus Ihrem System im Excel- oder CSV-Format oder ein paar im Assistenten eingetippte Lieferungen. Fahrzeugtypen und Kapazitäten helfen der Planung und lassen sich am ersten Tag ergänzen.

Er führt Sie in sieben Schritten zu Ihren ersten Routen: Unternehmensdaten und lokale Einstellungen, Fahrer, wie wir Ihre Routen planen, Lieferungen, Routenplanung, die App Ihrer Fahrer und eine Zusammenfassung mit dem, was bereit ist und was noch fehlt. Jede Änderung wird sofort gespeichert, jeder Schritt lässt sich direkt öffnen, und der Assistent bleibt im Menü, sobald Sie arbeiten. Siehe So funktioniert’s.

Sind die Lieferungen geladen und die Adressen korrigiert, plant „Meine Routen planen“ im Assistenten jede heutige Lieferung, die noch keiner Route zugeordnet ist. Das dauert wenige Sekunden bis eine Minute. Danach öffnet sich neben dem Assistenten der Routenbildschirm, auf dem Sie Stopps zwischen Routen verschieben, umsortieren, Fahrer wechseln und Feststehendes fixieren können.

Die Weboberfläche ist in 34 Sprachen verfügbar, mit Rechts-nach-links-Layout für Hebräisch und Arabisch. Wenn Sie die Unternehmensadresse wählen, bestimmt deren Land die Unternehmenssprache, die Währung, die Einheiten für Entfernung, Gewicht und Volumen, die Zahlen-, Datums- und Zeitformate, den ersten Wochentag und die Arbeitstage. Sie können all das später in den Unternehmensdaten ändern. Siehe Sprachen und Länder.

Ja. Jeder Schritt des Einrichtungsassistenten geht von dem aus, was bereits im System ist – er funktioniert also für ein neues Unternehmen ebenso wie für eines mit bestehenden Kunden und Routen. Kunden lassen sich aus einer Excel- oder CSV-Datei mit geprüften Adressen, Standzeiten und Öffnungszeiten hochladen, und feste Linien lassen sich mit ihrem festen Fahrer und Fahrzeug anlegen.

Die Preise beginnen bei $49 pro Linie und Monat. Sie zahlen im Voraus, nach der durchschnittlichen Anzahl Linien pro Tag im Monat. Jede Linie enthält eine bestimmte Anzahl Stopps, und jeder zusätzliche Stopp kostet etwas mehr. Der Preis Ihres Unternehmens kann je nach Land und Paket vom Einstiegspreis abweichen und wird nach der Anmeldung auf den Bildschirmen für Preise und Abrechnung angezeigt. Siehe Preise.

Eine Linie ist eine Route an einem Tag mit mindestens einem Stopp. Fahren am Montag drei Fahrer je eine Route, hat der Montag drei Linien. Der Monatspreis basiert auf der durchschnittlichen Anzahl Linien pro Tag über die Arbeitstage – ein ruhiger und ein voller Tag gleichen sich also aus. Die Route der nicht zugewiesenen Stopps, die Lieferungen ohne Route enthält, wird nicht gezählt.

Nehmen Sie als Beispiel einen Preis von $49 pro Linie und Monat. Bei durchschnittlich 10 Linien pro Tag kostet der Monat $490. Tage mit 8 Linien und Tage mit 12 Linien ergeben im Schnitt 10 – derselbe Preis. In den Durchschnitt zählen nur Ihre Arbeitstage. Jeder Arbeitstag bucht seinen Tagesanteil vom Guthaben ab, und eine Abrechnung zum Monatsende setzt die Summe exakt auf den Durchschnitt.

Jede Linie enthält eine bestimmte Anzahl Stopps. In einem Beispiel, in dem eine Linie 50 Stopps enthält und jeder zusätzliche Stopp einen Dollar kostet, kostet eine Linie mit 60 Stopps $49 plus $10, also $59 pro Monat. Die inklusiven Stopps und der Preis pro zusätzlichem Stopp Ihres Unternehmens stehen auf dem Bildschirm „Abrechnung“ in der Karte „So wird abgerechnet“.

Per Karte, im Voraus. Drücken Sie auf dem Bildschirm „Abrechnung“ auf „Aufladen“, wählen Sie einen Betrag (der vorgeschlagene reicht für etwa einen Arbeitsmonat) oder geben Sie einen anderen ein, und zahlen Sie auf einer sicheren Zahlungsseite. Das Guthaben wird innerhalb von Sekunden aktualisiert. Fällt Mehrwertsteuer an, verstehen sich die Preise netto, und die Mehrwertsteuer kommt bei der Kartenzahlung hinzu. Jede Zahlung hat einen Link zu Quittung und Rechnung, sofern verfügbar.

Nur die neue Routenplanung pausiert, bis Guthaben aufgeladen wird; Lieferungen, Routen und Fahrer im Einsatz laufen normal weiter. Damit es nicht ganz am Monatsende zum Stillstand kommt, darf das Guthaben im letzten Fünftel des Monats unter null fallen, bis zu 20 % der Monatsprognose. Eine orangefarbene Linie warnt, wenn das Guthaben nur noch wenige Arbeitstage abdeckt.

Ja. Setzen Sie beim Aufladen das Häkchen bei „Karte für automatische Aufladung speichern“. Fällt das Guthaben dann unter die von Ihnen gewählte Summe, wird der gewählte Betrag von der Karte abgebucht. Sie können die Funktion jederzeit ausschalten oder die Beträge ändern. Empfehlenswert ist sie, weil die Routenplanung dann nie mitten an einem Arbeitstag stoppt.

Der Planungsassistent bietet die Planung nach den Linien in der Datei, die Gruppierung nach Stadt oder Stadtteil, nach Liefergebieten, die lernende KI-Planung und die maximale Auslastung. Die lernende KI-Planung baut die Linien aus der Erfahrung Ihrer letzten Planungen; die maximale Auslastung macht die gesamte Arbeitszeit aller Routen innerhalb der Fahrzeugkapazität so kurz wie möglich. Die meistgenutzte Methode wird als Standard gespeichert. Siehe Routenplanung.

Ja. Ein Kunde kann mehrere Zeitfenster haben, für alle Tage oder einen bestimmten Wochentag. Als Sortiermethode lässt sich ein vollständiges Umsortieren nach Zeitfenstern wählen, und Optionen legen fest, ob die Abfahrt verschoben wird, um Wartezeit zu sparen, ob ein Stopp, der sein Zeitfenster verfehlt, in der Route bleibt oder ob er zu den nicht zugewiesenen Stopps wechselt. Eine Warnung auf der Routenkarte zeigt, wenn nicht alle Stopps in ihrem Zeitfenster erreichbar sind.

Ja. Jeder Fahrzeugtyp hat eine Kapazität in Menge, Gewicht, Volumen und Palettenstellplätzen, und die Planung belädt ein Fahrzeug nie darüber hinaus. Eine Route ohne Fahrzeug nutzt die Kapazitätsgrenzen aus dem Einstellungsschritt des Assistenten. Auf der Routenkarte werden die Kapazitätsbalken rot, wenn die Fahrzeugkapazität überschritten ist, und orange, wenn das Minimum unterschritten ist.

Die Routenplanung fragt zuerst, was mit ihnen geschehen soll: auf neue Routen setzen, in den nicht zugewiesenen Stopps der Runde zur manuellen Zuordnung lassen, jeweils der nächstgelegenen offenen Route hinzufügen, auch fixierte Routen einbeziehen oder alle Lieferungen des Tages neu planen, wobei nur fixierte Routen erhalten bleiben. Fixieren Sie bereits abgefahrene Routen, bevor Sie alles neu planen.

Ja. Ziehen Sie einen Stopp von einer Routenkarte auf eine andere, ziehen Sie mehrere ausgewählte Stopps gleichzeitig oder ziehen Sie eine Markierung auf der Karte auf einen Stopp einer anderen Route. Wählen Sie viele Stopps mit Polygon, Kreis oder Freihandwerkzeug aus, um sie zu einer Route zusammenzufassen. Doppelklicken Sie auf der Karte auf einen Stopp, um eine Route von Hand zu ordnen, und heften Sie einen Stopp an, damit er beim nächsten Umsortieren seinen Platz behält.

Eine Runde ist eine Lieferwelle innerhalb desselben Tages, etwa eine Morgen- und eine Mittagsrunde. Jede Lieferung und jede Route gehört zu einer Runde, und hat ein Tag mehr als eine Runde, zeigen die Bildschirme für Lieferungen und Routen einen Reiter pro Runde. Eine Runde, die in einer Lieferdatei vorkommt, wird automatisch mit den Arbeitszeiten angelegt. Die Startzeit einer Runde ist die Abfahrtszeit einer Route ohne eigene Startzeit, und ihre Endzeit begrenzt die in der Nachricht zum Routenstart zugesagte Ankunft.

Ja. Zeichnen Sie Gebiete als Polygone, Linien oder Kreise auf der Karte, geben Sie jedem seinen festen Fahrer und speichern Sie sie in Vorlagen – eine pro Wochentag. Teilt die Planung nach Gebieten auf, werden die Stopps zuerst nach den Gebieten des Tages verteilt, und die Route jedes Gebiets erhält ihre Linie und ihren Fahrer. Laden Sie Lieferungen oder Kunden als Punkte auf die Gebietskarte, um die Abdeckung zu prüfen.

Der Routenbildschirm wird jeweils von einem Benutzer bearbeitet. Arbeitet gerade jemand anderes daran, sehen Sie seinen Namen, seit wann und von welchem Gerät, mit der Option, ihn vom Bildschirm zu trennen. Beim Trennen wird seine Arbeit zuerst automatisch gespeichert, dann öffnet sich der Bildschirm für Sie – sprechen Sie sich also vorher mit ihm ab.

Fahrer nutzen Optiroutes Driver, die Fahrer-App von OptiRoutes für iPhone und Android. Im Einrichtungsassistenten können Fahrer auch einen QR-Code scannen, der die App im Browser des Handys öffnet; zum Startbildschirm hinzugefügt, öffnet sie sich wie jede andere App. Eine Schaltfläche „An die Fahrer senden“ bereitet eine WhatsApp-Nachricht mit der Adresse der App vor. Siehe Fahrer-App.

Das Büro legt jeden Fahrer mit Vornamen, E-Mail-Adresse und App-Passwort an und gibt ihm diese Zugangsdaten. Ein Benutzer ist jeweils auf einem Gerät angemeldet: Die Anmeldung auf einem anderen Gerät meldet das erste ab. Nach einer Passwortänderung wird der Fahrer abgemeldet und meldet sich mit dem neuen Passwort wieder an.

Der Fahrer sieht die heutige Route und ihre Stopps, startet die Route, navigiert in Waze oder Apple Maps zu jedem Stopp, meldet die Ankunft und markiert jeden Stopp als geliefert oder mit Grund als nicht geliefert. Wo das Unternehmen es braucht, erfasst der Fahrer Unterschrift und Fotos, kassiertes Bargeld und Schecks sowie Paletten, erklärt am Tagesende die Summen und schließt den Tag ab.

Ja. Aktivieren Sie pro Fahrer „Foto bei Lieferung erforderlich“, „Unterschrift erforderlich“, „Name des Empfängers erforderlich“ oder „Palettenmeldung erforderlich“. Jede Pflichtangabe hindert den Fahrer daran, die Lieferung abzuschließen, bis sie erledigt ist. Mit der digitalen Unterschrift auf dem Lieferschein unterschreibt der Kunde den Lieferschein selbst, mit bis zu drei Fotos, Bemerkungen und Retouren. Siehe Liefernachweis.

Nur wenn Sie es erlauben. Einstellungen legen fest, ob ein Fahrer einen Startstopp wählen, Kunden zu einem Stopp zusammenlegen, die Route auf dem Server umsortieren oder eine Lieferung für einen bestehenden Kunden hinzufügen darf. Weitere Einstellungen bestimmen, ob ein Fahrer Routen sieht, die das Büro noch nicht abgeschlossen hat, und Routen der kommenden Tage. Ein Startstopp braucht zwei Einstellungen – die Option selbst und das Stecknadelsymbol – und funktioniert erst nach dem Start der Route. Überspringt ein Fahrer eigenmächtig einen Stopp, informiert eine optionale SMS-Meldung sofort die Manager.

Nein. Fahrer zahlen nie etwas. Das Unternehmen bezahlt den Routenplanungsdienst auf der Website nach Linien als Unternehmensleistung. Zusätzliche Fahrer verursachen keine Lizenzen oder Gebühren: Der Preis hängt von den geplanten Linien ab, nicht davon, wie viele Fahrer oder Büronutzer das Unternehmen hat.

Auf dem Bildschirm „Verteilung in Echtzeit“: Wählen Sie einen Fahrer, um die Route auf der Karte, die Stopps in Reihenfolge, die geplante und tatsächliche Ankunft und den Status jedes Stopps zu sehen – geliefert, nicht geliefert, mit Abweichung geliefert oder ausstehend. Filter zeigen, was nicht geliefert, noch nicht gemeldet oder nicht pünktlich ist. Siehe Live-Tracking und Disposition.

Die App Optiroutes Driver nutzt den Standort, um den Lieferfortschritt mit der Disposition zu teilen, solange eine Route aktiv ist – auch wenn die App im Hintergrund läuft. Ein Unternehmen kann zusätzlich verlangen, dass der Standort eingeschaltet ist – Berechtigung „Immer erlauben“, GPS an und ein aktueller Standort –, bevor die App genutzt werden kann; das ist eine Einstellung pro Fahrer, die das Büro steuert.

Büronutzer haben Rollen – Manager, Planer, Disponent und Buchhaltung –, und ein Manager kann festlegen, was jede Rolle sehen und ändern darf. So landet die Buchhaltung beispielsweise direkt in der Kasse, Planer sehen die Kasse nicht, und die Abrechnung sehen nur Manager oder Buchhaltung. Bei der Fahrerleistung sieht ein Fahrer nur seine eigenen Zahlen, nie die Namen oder Werte anderer Fahrer.

Jeder API-Schlüssel wird nach dem System benannt, das ihn nutzt, erhält nur die nötigen Berechtigungen und lässt sich auf zugelassene IP-Adressen beschränken. Ein Schlüssel wird nur einmal angezeigt, bei seiner Erstellung. Haben Sie den Verdacht, dass ein Schlüssel in falsche Hände geraten ist, widerrufen Sie ihn und erstellen Sie einen neuen; der Widerruf wirkt innerhalb von 30 Sekunden.

Aufladungen werden auf einer sicheren Zahlungsseite bezahlt, die sich vom Bildschirm „Abrechnung“ aus öffnet. Eine Karte wird nur gespeichert, wenn Sie beim Bezahlen die automatische Aufladung wählen. Ein Abbruch auf der Zahlungsseite kostet nichts, und jede Zahlung hat auf dem Bildschirm „Abrechnung“ ihren Link zu Quittung und Rechnung, sofern verfügbar. Eine mit OptiRoutes vereinbarte Erstattung erscheint in den Aktivitäten und in der Zahlungsliste.

Die Datenschutzerklärung erklärt, welche Daten Website und Dienst erheben und warum, und die Nutzungsbedingungen sowie die Nutzungsbedingungen für Fahrer regeln den Dienst und die Fahrer-App. Bei Fragen zu Ihren Daten schreiben Sie an yoni@optiroutes.com.

Lieferungen werden aus Excel- oder CSV-Dateien hochgeladen. Werden Lieferungen von einem Server geladen, kann die Datei CSV, JSON oder TXT mit fester Feldbreite sein. Für jedes Systemfeld – Adresse, Kundenname, Lieferungsnummer, Menge und mehr – tragen Sie in den Ladeeinstellungen einmal den Spaltennamen der Datei ein; bei einer TXT-Datei die Zeichenpositionen. Auch Kunden lassen sich aus Excel oder CSV hochladen.

Ja. Beim automatischen Laden kommen Lieferungen von selbst aus dem Firmenordner auf dem OptiRoutes Dateiserver – dem FTP-Server oder dem neuen verschlüsselten SFTP-Server –, und das System kann auch ihre Routen planen, ganz ohne Klick. Lieferungen lassen sich außerdem von Ihrem eigenen FTP-Server laden, wobei die Datei nach dem heutigen Datum benannt ist oder die zuletzt aktualisierte Datei verwendet wird.

Ja. Die Datei-API bringt vor der Planung die Lieferdatei hinein und nach den Auslieferungen die unterschriebenen Liefernachweise, Exporte und Berichte hinaus – über den Unternehmensordner in der Cloud. Die Schlüssel erstellt das Unternehmen selbst in den Einstellungen „API & Dateien“. Die API-Anleitung behandelt Sicherheit, jeden Aufruf, Codebeispiele und ein Skript, das wie FTP funktioniert. Siehe Integrationen und die API-Dokumentation.

Ja. Ist in den Einstellungen der Fahrer-App die Adresse für Lieferberichte ausgefüllt, wird jeder Lieferbericht auch dorthin gesendet, sodass sich ein anderes System des Unternehmens von selbst aktualisiert. Die Adresse erhalten Sie vom Anbieter des anderen Systems; ein leeres Feld sendet nichts. Abgeschlossene Routen lassen sich außerdem in eine Datei, auf Ihren FTP-Server oder über die API exportieren.

Die Fahrer-App öffnet jeden Stopp in Waze oder auf dem iPhone in Apple Maps. Mit „Navigation nach Koordinaten“ geht das Ziel als exakter Punkt statt als Adresstext an die Navigations-App – nützlich, wenn Kundenadressen ungenau sind. Zusammen mit dem Angebot, die Kundenadresse beim Abschluss eines Stopps anhand der Fahrerposition zu korrigieren, erreicht der Fahrer den richtigen Punkt, und die Adresse ist beim nächsten Mal korrekt.

SMS-Nachrichten an Kunden – voraussichtliche Ankunft vom Routenbildschirm oder aus der Fahrer-App, eine Nachricht beim Abschluss eines Stopps und eine bei der Abfahrt des Fahrers – werden in den SMS-Einstellungen formuliert und nutzen das SMS-Guthaben des Unternehmens. Jeder Nachricht lässt sich ein Tracking-Link hinzufügen. Routen lassen sich als Bild per WhatsApp mit Fahrern teilen, und unterschriebene Lieferscheine werden über das eigene Gmail-Konto des Unternehmens per E-Mail versendet.