Routenplanung für den Vertrieb von Pharma- und Medizinbedarf

Wie sieht der Tag eines Planers im Pharma- und Medizinvertrieb aus?

Eine Route für Medizinbedarf vereint sehr unterschiedliche Kunden: öffentliche Apotheken, die morgens annehmen, bevor sich die Schlange bildet, Praxen, die Lieferungen nur zwischen Terminen annehmen, Krankenhauslager mit Warenannahme und strikter Annahmeschlusszeit sowie Pflegeheime, in denen eine Pflegekraft unterschreiben muss. Viele Lieferungen sind klein und wertvoll, manche eilig. Die Aufgabe des Planers ist, sie auf wenige Routen zu verteilen, ohne ein Zeitfenster zu verpassen und ohne den Fahrer raten zu lassen, wer unterschreiben darf.

Der Druck kommt nach der Lieferung ebenso wie davor. Sagt eine Apotheke, ein Karton sei nie angekommen, braucht das Büro den unterschriebenen Lieferschein, den Namen der Person, die ihn entgegengenommen hat, den Zeitpunkt der Lieferung und idealerweise, wo der Fahrer war, als der Kunde unterschrieb. Retouren – abgelaufene Ware, falsche Artikel, beschädigte Verpackungen – müssen am Stopp erfasst werden und die Person erreichen, die sie bearbeitet.

Schließlich muss der Distributor auch im eigenen Haus Ordnung halten: Führerscheine, Hauptuntersuchungen und Kühlzulassungen haben Ablaufdaten, und Fahrer unterwegs müssen für das Büro in Echtzeit sichtbar sein, wenn ein Kunde anruft und fragt, wo die Lieferung ist.

Welche Funktionen von OptiRoutes zählen für Pharma- und Medizinbedarf am meisten?

• Digitale Unterschrift auf dem Lieferschein. Der Kunde unterschreibt den Lieferschein in der Fahrer-App, mit bis zu drei Fotos, Bemerkungen und Retouren. Hat eine Lieferung keine eigene Lieferscheindatei, unterschreibt der Kunde eine leere Vorlage des Lieferscheins des Unternehmens. Siehe Liefernachweis.
• Name des Empfängers und Unterschrift als Pflicht. Verlangen Sie pro Fahrer den Namen des Empfängers, eine Unterschrift, ein Foto des Lieferscheins oder eine Palettenmeldung. Eine Pflichtangabe hindert den Fahrer daran, die Lieferung abzuschließen, bis sie erledigt ist.
• Unterschriften mit Standort. „Unterschrift sperren, solange GPS aus ist“ stellt sicher, dass jede Unterschrift einen Standort hat. „Unterschrift sperren, wenn die Originaldatei des Lieferscheins fehlt“ sorgt dafür, dass Kunden nur den Original-Lieferschein unterschreiben.
• Unterschriebene Lieferscheine per E-Mail. Drei Empfangsadressen: jede Unterschrift, Unterschriften mit Bemerkung und Unterschriften mit Retouren. Die Lieferscheine gehen vom eigenen Gmail-Konto des Unternehmens aus.
• Pflichtgrund bei Nichtlieferung. Der Fahrer kann eine Meldung über eine Nichtlieferung nicht ohne Grund abschließen, den er aus einer kurzen Liste vorbereiteter Bemerkungen wählt.
• Zeitfenster und Standzeiten. Zeitfenster pro Kunde und Wochentag, eine Standzeit pro Kunde für lange Annahmeprozesse und eine Sortiermethode, die den Zeitfenstern folgt.
• Verteilung in Echtzeit. Verfolgen Sie die Route jedes Fahrers auf der Karte, die Stopps in Reihenfolge, die tatsächliche Ankunft und den Status jedes Stopps: geliefert, nicht geliefert oder mit Abweichung geliefert.
• Ankunftsnachrichten an Kunden. Eine SMS mit der voraussichtlichen Ankunftszeit, optional mit einem Link zu einer Seite, die zeigt, wann der Fahrer ankommen soll. Siehe Kundenbenachrichtigungen.
• Führerscheine und Prüfungen. Die Ablaufdaten von Führerschein, Hauptuntersuchung, Kühlzulassung und Prüfung der Hebebühne werden pro Fahrer gespeichert (ohne automatische Erinnerungen).

Wie weisen Sie eine Lieferung nach, wenn ein Kunde sie bestreitet?

Beginnen Sie bei der Lieferung. Auf dem Bildschirm „Verteilung in Echtzeit“ hat ein mit Lieferschein abgeschlossener Stopp ein Dokumentsymbol, das die POD-Datei öffnet. Die Lieferberichte der Fahrer zeigen, was der Fahrer an jedem Stopp gemeldet hat, und die Version mit Artikeln öffnet den unterschriebenen Lieferschein. Für die Route selbst zeigt der Fahrtverlauf die tatsächlich gefahrene Strecke als durchgezogene Linie neben der gestrichelten geplanten Route, mit Uhrzeit und Geschwindigkeit an Punkten entlang des Weges.

Für ein vollständiges Archiv lädt das POD-Archiv auf dem Fahrerbildschirm jeden unterschriebenen Lieferbeleg des Unternehmens für den gewählten Tag als eine ZIP-Datei herunter. Unterschriebene Lieferscheine lassen sich außerdem direkt nach dem Unterschreiben per E-Mail versenden oder über die Datei-API abholen.

Wie passen eilige Lieferungen in bereits geplante Routen?

Eine eilige Lieferung lässt sich über das Routenmenü direkt in eine Route einfügen – als Lieferung, Abholauftrag oder Aufgabe –, sofern die Route nicht fixiert ist. Trifft eine Reihe neuer Lieferungen ein, fragt die Planung zuerst, wohin sie gehen sollen: auf neue Routen, zu den nicht zugewiesenen Stopps zur manuellen Zuordnung, auf die nächstgelegene offene Route oder auf offene und fixierte Routen gleichermaßen. Bereits abgefahrene Routen lassen sich fixieren, damit nichts sie verändert.

Sortieren Sie die Route nach dem Hinzufügen eines Stopps um, damit die Ankunftszeiten neu berechnet werden. Erhalten die Kunden der Route Ankunftsnachrichten, geht die Nachricht aus dem Routenmenü an jeden Kunden der Route mit seiner eigenen voraussichtlichen Ankunft. Überspringt ein Fahrer eigenmächtig einen Stopp und fährt einen späteren an, informiert eine optionale SMS-Meldung sofort die Manager, sodass das Büro den Kunden informieren kann, bevor er anruft.

Welche KPIs sollte ein Pharmadistributor verfolgen?

Ein anschauliches Beispiel mit fiktiven Zahlen für einen Distributor von Medizinbedarf mit 6 Routen am Tag. Es beschreibt nicht die Ergebnisse eines OptiRoutes Kunden.

Wie starten Sie?

Laden Sie ein PDF Ihres leeren Lieferscheins als Unterschriftsvorlage hoch, aktivieren Sie die digitale Unterschrift und wählen Sie, welche Felder Fahrer und Kunde beim Unterschreiben sehen. Legen Sie dann die Pflichtangaben pro Fahrer und die E-Mail-Adressen für Unterschriften fest. Testen Sie 3 Tage kostenlos, mit bis zu 50 Adressen pro Tag, ohne Karte.

Häufig gestellte Fragen