Ruteplanlægning til distribution af medicin og medicinsk udstyr

Hvordan ser en planlæggers dag ud inden for distribution af medicin og medicinsk udstyr?

En rute med medicinsk udstyr blander meget forskellige kunder: apoteker, der modtager om morgenen, før køen bygger sig op, klinikker, der kun tager imod leveringer mellem aftaler, hospitalslagre med en modtageskranke og et skarpt sidste modtagetidspunkt og plejehjem, hvor en sygeplejerske skal underskrive. Mange ordrer er små og værdifulde, og nogle haster. Planlæggerens opgave er at få dem ind på nogle få ruter uden at misse et vindue og uden at lade en chauffør gætte, hvem der må underskrive.

Presset kommer lige så meget efter leveringen som før. Når et apotek siger, at en karton aldrig kom frem, skal kontoret have den underskrevne følgeseddel, navnet på den person, der modtog den, leveringstidspunktet og helst, hvor chaufføren var, da kunden underskrev. Returvarer – udløbet lager, forkerte varer, beskadiget emballage – skal registreres ved stoppet og nå frem til den, der håndterer dem.

Endelig skal distributøren have styr på sit eget hus: Chaufførernes kørekort, køretøjernes syn og kølegodkendelser har udløbsdatoer, og chaufførerne på vejen skal være synlige for kontoret i realtid, når en kunde ringer og spørger, hvor leveringen er.

Hvilke funktioner i OptiRoutes betyder mest for medicin og medicinsk udstyr?

• Digital underskrift på følgesedlen. Kunden underskriver følgesedlen i chaufførappen med op til tre fotos, bemærkninger og returvarer. Når en ordre ikke har sin egen følgeseddelfil, underskriver kunden en tom skabelon af virksomhedens følgeseddel. Se leveringsbevis.
• Påkrævet modtagernavn og underskrift. Kræv pr. chauffør modtagerens navn, en underskrift, et foto af følgesedlen eller en pallerapport. Et påkrævet punkt forhindrer chaufføren i at afslutte leveringen, indtil det er udført.
• Underskrifter med position. »Bloker underskrift, mens GPS er slået fra« sikrer, at hver underskrift har en position. »Bloker underskrift, når den originale følgeseddelfil mangler« sikrer, at kunderne kun underskriver den originale følgeseddel.
• Underskrevne følgesedler på e-mail. Tre modtageradresser: alle underskrifter, underskrifter med en bemærkning og underskrifter med returvarer. Følgesedlerne sendes fra virksomhedens egen Gmail-konto.
• En påkrævet begrundelse ved manglende levering. Chaufføren kan ikke afslutte en rapport om manglende levering uden en begrundelse, valgt fra en kort liste af faste bemærkninger, som du forbereder.
• Tidsvinduer og stoptider. Vinduer pr. kunde og ugedag, en stoptid pr. kunde til lange modtageprocedurer og en rokeringsmetode, der følger vinduerne.
• Distribution i realtid. Følg hver chaufførs rute på kortet, stoppene i rækkefølge, den faktiske ankomst og hvert stops status: leveret, ikke leveret eller leveret med en afvigelse.
• Ankomstbeskeder til kunder. En SMS med den forventede ankomsttid, eventuelt med et link til en side, der viser, hvornår chaufføren bør ankomme. Se kundebeskeder.
• Kørekort og syn. Udløbsdatoer for kørekort, køretøjets syn, kølegodkendelse og rampeeftersyn gemmes pr. chauffør (ingen automatiske påmindelser).

Hvordan dokumenterer du en levering, når en kunde bestrider den?

Start med ordren. På skærmen Distribution i realtid har et stop, der er afsluttet med en følgeseddel, et dokumentikon, der åbner POD-filen. Chaufførernes leveringsrapporter viser, hvad chaufføren indberettede ved hvert stop, og versionen med varer åbner den underskrevne følgeseddel. For selve ruten viser turhistorikken den faktisk kørte strækning som en fuldt optrukket linje ved siden af den stiplede planlagte rute med tid og hastighed på punkter undervejs.

Til et komplet arkiv downloader POD-arkivet på skærmen for chauffører alle virksomhedens underskrevne leveringsdokumenter for den dag, du vælger, som én ZIP-fil. Underskrevne følgesedler kan også sendes på e-mail, efterhånden som de underskrives, eller hentes via fil-API'et.

Hvordan passer hasteordrer ind i ruter, der allerede er planlagt?

En hasteordre kan føjes direkte til en rute fra rutens menu – en ordre, en afhentningsordre eller en opgave – så længe ruten ikke er låst. Når en portion nye ordrer kommer ind, spørger planlægningen først, hvor de skal hen: til nye ruter, til de ikke-tildelte stop til manuel placering, til den nærmeste åbne rute eller til både åbne og låste ruter. Ruter, der allerede er kørt, kan låses, så intet ændrer dem.

Når du har tilføjet et stop, omrokerer du ruten for at genberegne ankomsttiderne. Hvis kunderne på ruten får ankomstbeskeder, går beskeden fra rutens menu til alle kunder på ruten med deres egen forventede ankomst. Springer en chauffør et stop over på egen hånd og kører videre til et senere, giver en valgfri SMS-rapport straks lederne besked, så kontoret kan opdatere kunden, før kunden ringer.

Hvilke KPI'er bør en distributør af medicin følge?

Et illustrativt eksempel med fiktive tal for en distributør af medicinsk udstyr med 6 ruter om dagen. Det er ikke en beskrivelse af resultaterne hos nogen af OptiRoutes' kunder.

Hvordan kommer du i gang?

Upload en PDF af din tomme følgeseddel som underskriftsskabelon, slå den digitale underskrift til, og vælg, hvilke felter chaufføren og kunden ser under underskriften. Sæt derefter de påkrævede punkter pr. chauffør og e-mailadresserne til underskrifter. Prøv det gratis i 3 dage med op til 50 adresser om dagen, uden kort.

Ofte stillede spørgsmål