Ofte stillede spørgsmål

OptiRoutes er software til ruteplanlægning for virksomheder, der leverer med egne chauffører. Systemet indlæser dagens ordrer, tjekker hver adresse på kortet, fordeler stoppene mellem chaufførerne inden for køretøjernes kapacitet og kundernes tidsvinduer og sender ruterne til appen Optiroutes Driver. Chaufførerne indberetter leveringer, underskrifter, fotos og kontanter; kontoret følger arbejdet i marken i realtid og afslutter dagen i kassen.

Tilmeld dig på hjemmesiden med din e-mail. Du modtager en 6-cifret kode på e-mail og indtaster derefter virksomhedsoplysninger, land og en adgangskode. Kontoen åbner med det samme, du bliver logget ind uden at skulle skrive adgangskoden igen, og kom i gang-guiden åbner af sig selv. Der kræves ingen samtale med en sælger, og den gratis prøveperiode kræver intet kort.

Tre ting: virksomhedens adresse (ruterne kører derfra og vender tilbage dertil), dine chaufførers fornavne og e-mailadresser (hver chauffør skal have sin egen e-mail) og én dags ordrer – en fil fra dit system i Excel eller CSV eller nogle få ordrer indtastet i guiden. Køretøjstyper og kapaciteter hjælper planlægningen og kan tilføjes den første dag.

Den fører dig frem til dine første ruter i syv trin: virksomhedsoplysninger og lokale indstillinger, chauffører, hvordan vi planlægger dine ruter, ordrer, planlægning af ruterne, dine chaufførers app og en opsummering af, hvad der er klar, og hvad der mangler. Alt, hvad du ændrer, gemmes med det samme, hvert trin kan åbnes direkte, og guiden bliver i menuen, når du er i gang. Se sådan virker det.

Når ordrerne er indlæst og adresserne rettet, planlægger »Planlæg mine ruter« i guiden alle dagens ordrer, der endnu ikke ligger på en rute. Det tager fra få sekunder til et minut. Derefter åbner skærmen for ruter ved siden af guiden, hvor du kan flytte stop mellem ruter, ændre rækkefølgen, skifte chauffører og låse det, der er på plads.

Webbrugerfladen findes på 34 sprog, med layout fra højre mod venstre til hebraisk og arabisk. Når du vælger virksomhedens adresse, bestemmer landet virksomhedens sprog, valuta, enheder for afstand, vægt og volumen, formater for tal, datoer og klokkeslæt, ugens første dag og arbejdsdagene. Du kan ændre dem senere under virksomhedsoplysningerne. Se sprog og lande.

Ja. Hvert trin i kom i gang-guiden tager udgangspunkt i det, systemet allerede indeholder, så den fungerer både for en ny virksomhed og for en med eksisterende kunder og ruter. Kunder kan uploades fra en Excel- eller CSV-fil med deres verificerede adresser, stoptider og åbningstider, og faste linjer kan indtastes med deres faste chauffør og køretøj.

Priserne starter ved $49 pr. linje pr. måned. Du betaler forud efter det gennemsnitlige antal linjer om dagen i måneden. Hver linje indeholder et antal stop, og hvert ekstra stop koster lidt mere. Din virksomheds egen pris kan afvige fra startprisen afhængigt af land og pakke og vises på skærmene for priser og fakturering, når du er logget ind. Se priser.

En linje er én rute på én dag med mindst ét stop. Kører tre chauffører hver én rute om mandagen, har mandagen tre linjer. Månedsprisen bygger på det gennemsnitlige antal linjer om dagen over de dage, du har arbejdet, så en stille dag og en travl dag udligner hinanden. Den ikke-tildelte rute, som indeholder ordrer, der ikke ligger på nogen rute, tælles ikke med.

Tag som eksempel en pris på $49 pr. linje pr. måned. Med et gennemsnit på 10 linjer om dagen koster måneden $490. Dage med 8 linjer og dage med 12 linjer giver et gennemsnit på 10 – samme pris. Kun de dage, du har arbejdet, tæller med i gennemsnittet. Hver arbejdsdag trækker sin daglige andel fra saldoen, og en opgørelse ved månedens udgang justerer det samlede beløb præcist til gennemsnittet.

Hver linje indeholder et antal stop. I et eksempel, hvor en linje indeholder 50 stop, og hvert ekstra stop koster én dollar, koster en linje med 60 stop $49 plus $10, altså $59 om måneden. Din virksomheds inkluderede stop og prisen pr. ekstra stop vises på kortet »Sådan afregnes du« på faktureringsskærmen.

Med kort, forud. Tryk på Fyld på på faktureringsskærmen, vælg et beløb (det foreslåede rækker til cirka en måneds arbejde), eller skriv et andet, og betal på en sikker betalingsside. Saldoen opdateres inden for få sekunder. Hvor der er moms, er priserne ekskl. moms, og momsen lægges til kortbetalingen. Hver betaling har et link til kvittering og faktura, når de findes.

Kun ny ruteplanlægning sættes på pause, indtil der fyldes saldo på; ordrer, ruter og chauffører i marken fortsætter som normalt. For at undgå et stop helt i slutningen af en måned kan saldoen i månedens sidste femtedel gå under nul med op til 20 % af månedens prognose. En orange linje advarer, når saldoen kun dækker få arbejdsdage.

Ja. Sæt flueben ved »gem mit kort til automatisk påfyldning«, når du fylder på. Fra da af trækkes det beløb, du har valgt, på kortet, når saldoen kommer under den grænse, du har valgt. Du kan til enhver tid slå det fra eller ændre beløbene. Det anbefales, fordi ruteplanlægningen så aldrig stopper midt i en arbejdsdag.

Planlægningsguiden tilbyder planlægning efter filens linjer, gruppering efter by eller bydel, efter leveringsområder, selvlærende AI-planlægning og maksimal udnyttelse. Selvlærende AI-planlægning bygger linjerne ud fra erfaringen fra dine seneste planlægninger; maksimal udnyttelse gør den samlede arbejdstid for alle ruter så kort som muligt inden for køretøjernes kapacitet. Den metode, du bruger mest, gemmes som standard. Se ruteplanlægning.

Ja. En kunde kan have flere vinduer – for alle dage eller en bestemt ugedag. Rokeringsmetoden kan være en fuld omrokering efter tidsvinduer, og indstillinger afgør, om afgangen udskydes for at spare ventetid, om et stop, der ikke når sit vindue, bliver på ruten, eller om det flyttes til de ikke-tildelte stop. En advarsel på rutekortet viser, når ikke alle stop kan nås inden for deres vinduer.

Ja. Hver køretøjstype har en kapacitet i antal, vægt, volumen og pallepladser, og planlægningen fylder aldrig et køretøj ud over den. En rute uden køretøj bruger kapacitetsgrænserne fra guidens trin med indstillinger. På rutekortet bliver kapacitetsbjælkerne røde over køretøjets kapacitet og orange under minimum.

Ruteplanlægningen spørger først, hvad der skal ske med dem: lægge dem på nye ruter, lade dem blive i rundens ikke-tildelte stop til manuel placering, føje hver af dem til den nærmeste åbne rute, også medtage låste ruter eller planlægge alle dagens ordrer igen, hvor kun de låste ruter bevares. Lås ruter, der allerede er kørt, før du planlægger alt igen.

Ja. Træk et stop fra ét rutekort til et andet, træk flere markerede stop på én gang, eller træk en markør på kortet hen på et stop på en anden rute. Markér mange stop med polygon-, cirkel- eller frihåndsværktøjet for at samle dem i en rute. Dobbeltklik på et stop på kortet for at lægge rækkefølgen på en rute manuelt, og fastgør et stop, så det beholder sin plads ved næste omrokering.

En runde er en leveringsbølge inden for samme dag, f.eks. en morgenrunde og en middagsrunde. Hver ordre og rute har en runde, og når en dag har mere end én runde, viser skærmene for ordrer og ruter en fane pr. runde. En runde, der optræder i en ordrefil, oprettes automatisk med arbejdsdagens timer. En rundes starttid er afgangstiden for en rute uden egen starttid, og dens sluttid er loftet for den ankomst, der loves i beskeden ved rutens start.

Ja. Tegn områder på kortet som polygoner, linjer eller cirkler, giv hvert område sin faste chauffør, og gem dem i skabeloner – én pr. ugedag. Når planlægningen opdeler efter områder, fordeles stoppene først efter dagens områder, og hvert områdes rute får sin linje og chauffør. Indlæs leveringer eller kunder som punkter på områdekortet for at tjekke dækningen.

Skærmen for ruter redigeres af én bruger ad gangen. Arbejder en anden på den, ser du personens navn, siden hvornår og fra hvilken enhed, med mulighed for at koble personen fra skærmen. Frakoblingen gemmer først personens arbejde automatisk, og derefter åbner skærmen for dig – så tal med personen, før du trykker.

Chaufførerne bruger Optiroutes Driver, OptiRoutes' chaufførapp til iPhone og Android. I kom i gang-guiden kan chaufførerne også scanne en QR-kode, der åbner appen i telefonens browser; føjet til startskærmen åbner den som en hvilken som helst app. Knappen »Send til chaufførerne« klargør en WhatsApp-besked med appens adresse. Se chaufførappen.

Kontoret opretter hver chauffør med fornavn, e-mail og en app-adgangskode og giver chaufføren oplysningerne. En bruger er logget ind på én enhed ad gangen: Logger man ind på en anden enhed, logges den første ud. Efter en ændring af adgangskoden logges chaufføren ud og logger ind igen med den nye adgangskode.

Chaufføren ser dagens rute og stop, starter ruten, navigerer til hvert stop i Waze eller Apple Maps, melder ankomst og markerer hvert stop som leveret eller ikke leveret med en begrundelse. Hvor virksomheden har brug for det, indsamler chaufføren underskrift og fotos, registrerer opkrævede kontanter og checks samt paller og erklærer ved dagens slutning totalerne og afslutter dagen.

Ja. Slå pr. chauffør foto påkrævet ved levering, underskrift påkrævet, modtagerens navn påkrævet eller pallerapport påkrævet til. Hvert påkrævet punkt forhindrer chaufføren i at afslutte leveringen, indtil det er udført. Med digital underskrift på følgesedlen underskriver kunden selve følgesedlen med op til tre fotos, bemærkninger og returvarer. Se leveringsbevis.

Kun hvis du tillader det. Indstillinger afgør, om en chauffør kan vælge et startstop, samle kunder i ét stop, ændre rutens rækkefølge på serveren eller tilføje en ordre til en eksisterende kunde. Andre indstillinger afgør, om en chauffør ser ruter, som kontoret endnu ikke har afsluttet, og ruter for kommende dage. Et startstop kræver to indstillinger – selve muligheden og knappenålsikonet – og virker først, når ruten er startet. Springer en chauffør et stop over på egen hånd, giver en valgfri SMS-rapport straks lederne besked.

Nej. Chauffører betaler aldrig noget. Virksomheden betaler for ruteplanlægningstjenesten på hjemmesiden pr. linje som en erhvervsydelse. Flere chauffører giver ikke flere licenser eller gebyrer: Prisen afhænger af de planlagte linjer, ikke af hvor mange chauffører eller kontorbrugere virksomheden har.

På skærmen Distribution i realtid: Vælg en chauffør for at se ruten på kortet, stoppene i rækkefølge, den planlagte og faktiske ankomst og hvert stops status – leveret, ikke leveret, leveret med en afvigelse eller afventer. Filtre viser, hvad der ikke er leveret, ikke indberettet endnu eller ikke til tiden. Se live-sporing og disponering.

Appen Optiroutes Driver bruger positionen til at dele leveringsfremdriften med disponeringen, mens en rute er aktiv – også når appen kører i baggrunden. En virksomhed kan desuden kræve, at positionen er slået til – tilladelsen »Tillad altid«, GPS slået til og en frisk position – før appen kan bruges; det er en indstilling pr. chauffør, som kontoret styrer.

Kontorbrugere har roller – leder, planlægger, disponent og økonomi – og en leder kan redigere, hvad hver rolle må se og ændre. Økonomi lander f.eks. i kassen, planlæggere ser ikke kassen, og fakturering ses kun af en leder eller økonomi. I chaufførpræstation ser en chauffør kun sine egne tal – aldrig andre chaufførers navne eller tal.

Hver API-nøgle navngives efter det system, der bruger den, får kun de tilladelser, den har brug for, og kan begrænses til tilladte IP-adresser. En nøgle vises kun én gang, når den oprettes. Har du mistanke om, at en nøgle er lækket, så tilbagekald den, og opret en ny; tilbagekaldelsen træder i kraft inden for 30 sekunder.

Påfyldninger betales på en sikker betalingsside, der åbnes fra faktureringsskærmen. Et kort gemmes kun, hvis du vælger automatisk påfyldning ved betalingen. Annullerer du på betalingssiden, trækkes der intet, og hver betaling har sit link til kvittering og faktura på faktureringsskærmen, når de findes. En refusion, når en sådan er aftalt med OptiRoutes, vises i aktiviteten og på listen over betalinger.

Privatlivspolitikken forklarer, hvilke data hjemmesiden og tjenesten indsamler og hvorfor, og vilkårene og vilkårene for chauffører dækker tjenesten og chaufførappen. Har du spørgsmål om dine data, så skriv til yoni@optiroutes.com.

Ordrer uploades fra Excel- eller CSV-filer. Når ordrer indlæses fra en server, kan filen være CSV, JSON eller TXT med fast feltbredde. For hvert systemfelt – adresse, kundenavn, ordrenummer, antal og mere – skriver du filens kolonnenavn én gang i indstillingerne for indlæsning; for en TXT-fil tegnpositionerne. Kunder kan også uploades fra Excel eller CSV.

Ja. Med automatisk indlæsning kommer ordrerne ind af sig selv fra virksomhedsmappen på OptiRoutes' filserver – FTP-serveren eller den nye krypterede SFTP-server – og systemet kan også planlægge deres ruter, uden at der skal klikkes. Ordrer kan også indlæses fra din egen FTP-server, med filen navngivet efter dagens dato eller den senest opdaterede fil.

Ja. Fil-API'et flytter ordrefilen ind før planlægningen og de underskrevne leveringsbeviser, eksporter og rapporter ud efter leveringerne via virksomhedens mappe i skyen. Nøglerne oprettes af virksomheden selv i indstillingerne for API og filer. API-guiden dækker sikkerhed, hvert kald, kodeeksempler og et script, der fungerer som FTP. Se integrationer og API-dokumentationen.

Ja. Når adressen til leveringsrapporter er udfyldt i chaufførappens indstillinger, sendes hver leveringsrapport også dertil, så et andet system i virksomheden opdateres af sig selv. Få adressen fra leverandøren af det andet system; et tomt felt sender intet. Afsluttede ruter kan også eksporteres til en fil, din FTP-server eller API'et.

Chaufførappen åbner hvert stop i Waze eller i Apple Maps på iPhone. Med »Navigér efter koordinater« sendes destinationen til navigationsappen som et præcist punkt i stedet for adresseteksten – nyttigt, når kundernes adresser er unøjagtige. Kombineret med tilbuddet om at rette kundens adresse ud fra chaufførens position, når et stop afsluttes, når chaufføren frem til det rigtige punkt, og adressen er rettet til næste gang.

SMS-beskeder til kunder – forventet ankomst fra skærmen for ruter eller chaufførappen, en besked, når et stop er afsluttet, og en, når chaufføren kører ud – skrives i SMS-indstillingerne og bruger virksomhedens SMS-saldo. Et sporingslink kan føjes til hver besked. Ruter kan deles med chaufførerne som billede via WhatsApp, og underskrevne følgesedler sendes på e-mail fra virksomhedens egen Gmail-konto.