Често задавани въпроси

OptiRoutes е софтуер за планиране на маршрути за фирми, които доставят със собствени шофьори. Той зарежда поръчките за деня, проверява всеки адрес на картата, разпределя спирките между шофьорите в рамките на капацитета на превозните средства и времевите прозорци на клиентите и изпраща маршрутите в приложението Optiroutes Driver. Шофьорите отчитат доставки, подписи, снимки и плащания в брой; офисът следи терена в реално време и приключва деня в касата.

Регистрирайте се на уебсайта с имейла си. Получавате 6-цифрен код по имейл, след което въвеждате данните за фирмата, държавата и парола. Акаунтът се отваря веднага, влизате, без да въвеждате паролата отново, а съветникът „Първи стъпки“ се отваря сам. Не е нужен разговор с търговец, а безплатният пробен период не изисква карта.

Три неща: адресът на фирмата (маршрутите тръгват от него и се връщат там), имената и имейл адресите на шофьорите ви (всеки шофьор има нужда от собствен имейл) и поръчките за един ден — файл от вашата система в Excel или CSV или няколко поръчки, въведени в съветника. Типовете превозни средства и капацитетът им помагат на планирането и могат да се добавят още първия ден.

Води ви до първите маршрути в седем стъпки: данни за фирмата и местни настройки, шофьори, как планираме маршрутите ви, поръчки, планиране на маршрутите, приложението за шофьорите ви и обобщение с готовото и липсващото. Всичко, което промените, се запазва веднага, всяка стъпка се отваря директно, а съветникът остава в менюто, след като започнете работа. Вижте как работи.

След като поръчките са заредени и адресите са поправени, „Планирай маршрутите ми“ в съветника планира всички днешни поръчки, които още не са в маршрут. Това отнема от няколко секунди до минута. След това до съветника се отваря екранът с маршрути, където можете да местите спирки между маршрутите, да пренареждате, да сменяте шофьори и да заключвате уточненото.

Уеб интерфейсът е достъпен на 34 езика, с оформление отдясно наляво за иврит и арабски. Когато изберете адреса на фирмата, държавата му задава езика на фирмата, валутата, мерните единици за разстояние, тегло и обем, формата на числата, датите и часа, първия ден от седмицата и работните дни. Можете да ги промените по-късно в данните за фирмата. Вижте езици и държави.

Да. Всяка стъпка на съветника „Първи стъпки“ тръгва от това, което системата вече съдържа, така че работи както за нова фирма, така и за фирма със съществуващи клиенти и маршрути. Клиентите могат да се качат от файл в Excel или CSV с проверени адреси, време за престой и работно време, а фиксираните линии могат да се въведат с постоянния им шофьор и превозно средство.

Цените започват от $49 на линия на месец. Плащате предварително, според средния брой линии на ден през месеца. Всяка линия включва определен брой спирки, а всяка допълнителна спирка струва малко повече. Цената за вашата фирма може да се различава от началната според държавата и пакета и се показва в екраните за цени и плащания, след като влезете. Вижте цени.

Линията е един маршрут за един ден с поне една спирка. Ако трима шофьори карат по един маршрут в понеделник, понеделникът има три линии. Месечната цена се базира на средния брой линии на ден за дните, в които сте работили, така че спокойният и натовареният ден се уравновесяват. Маршрутът с неразпределените поръчки, който съдържа поръчките извън всеки маршрут, не се брои.

Да вземем за пример цена от $49 на линия на месец. При средно 10 линии на ден месецът струва $490. Дни с 8 линии и дни с 12 линии дават средно 10 — същата цена. В средния брой се броят само дните, в които сте работили. Всеки работен ден взема дневния си дял от баланса, а изравняването в края на месеца довежда сумата точно до средния брой.

Всяка линия включва определен брой спирки. В пример, при който една линия включва 50 спирки, а всяка допълнителна спирка струва един долар, линия от 60 спирки струва $49 плюс $10, тоест $59 на месец. Включените спирки и цената на допълнителна спирка за вашата фирма се показват в картата „Как се таксувате“ в екрана „Плащания“.

С карта, предварително. В екрана „Плащания“ натиснете „Зареждане“, изберете сума (предложената стига за около месец работа) или въведете друга и платете на защитена страница за плащане. Балансът се актуализира за секунди. Когато се начислява ДДС, цените са без ДДС, а ДДС се добавя към плащането с карта. Всяко плащане има връзка към разписката и фактурата си, когато са налични.

Спира само новото планиране на маршрути, докато не се добави кредит; поръчките, маршрутите и шофьорите на терен продължават както обикновено. За да се избегне спиране в самия край на месеца, през последната пета част от месеца балансът може да слезе под нулата, до 20% от прогнозата за месеца. Оранжева линия предупреждава, когато балансът покрива само няколко работни дни.

Да. При зареждане отметнете „запази картата ми за автоматично зареждане“. Оттогава, когато балансът падне под избраната от вас сума, избраното количество се таксува от картата. Можете да го изключите или да промените сумите по всяко време. Препоръчително е, защото тогава планирането на маршрути никога не спира по средата на работния ден.

Съветникът за планиране предлага планиране по линиите от файла, групиране по град или квартал, по райони за доставка, самообучаващо се AI планиране и максимално натоварване. Самообучаващото се AI планиране изгражда линиите въз основа на опита от последните ви планирания; максималното натоварване прави общото работно време на всички маршрути възможно най-кратко в рамките на капацитета на превозните средства. Методът, който използвате най-често, се запазва като метод по подразбиране. Вижте планиране на маршрути.

Да. Един клиент може да има няколко прозореца — за всички дни или за конкретен ден от седмицата. Методът на пренареждане може да е пълно пренареждане по времеви прозорци, а опциите определят дали тръгването да се отложи, за да се спести чакане, дали спирка, която изпуска прозореца си, остава в маршрута, или се премества в неразпределените спирки. Предупреждение в картата на маршрута показва, когато не всички спирки могат да бъдат достигнати в прозорците си.

Да. Всеки тип превозно средство има капацитет по количество, тегло, обем и палетоместа и планирането никога не натоварва превозно средство над него. Маршрут без превозно средство използва ограниченията за капацитет от стъпката с настройки на съветника. В картата на маршрута лентите за капацитет стават червени над капацитета на превозното средство и оранжеви под минимума.

Планирането на маршрути първо пита какво да прави с тях: да ги сложи в нови маршрути, да ги остави в неразпределените спирки на тура за ръчно разпределяне, да добави всяка към най-близкия отворен маршрут, да включи и заключените маршрути или да планира наново всички поръчки за деня, като запази само заключените маршрути. Заключете маршрутите, които вече са тръгнали, преди да планирате всичко отново.

Да. Плъзнете спирка от една карта на маршрут в друга, плъзнете няколко избрани спирки наведнъж или плъзнете маркер на картата върху спирка от друг маршрут. Изберете много спирки с инструментите за многоъгълник, кръг или свободно рисуване, за да ги обедините в маршрут. Щракнете двукратно върху спирка на картата, за да подредите маршрут ръчно, и закачете спирка, за да запази мястото си при следващото пренареждане.

Турът е вълна от доставки в рамките на един и същ ден, например сутрешен и обеден тур. Всяка поръчка и всеки маршрут имат тур, а когато денят има повече от един тур, екраните за поръчки и маршрути показват отделен раздел за всеки тур. Тур, който се появява във файл с поръчки, се създава автоматично с часовете на работния ден. Началният час на тура е часът на тръгване за маршрут без собствен начален час, а крайният му час ограничава обещаното пристигане в съобщението при тръгване по маршрута.

Да. Начертайте райони на картата като многоъгълници, линии или кръгове, задайте на всеки постоянния му шофьор и ги пазете в шаблони — по един за всеки ден от седмицата. Когато планирането разделя по райони, спирките първо се разпределят по районите за деня, а маршрутът на всеки район получава своята линия и шофьор. Заредете доставки или клиенти като точки на картата с районите, за да проверите покритието.

Екранът с маршрути се редактира от един потребител в даден момент. Ако някой друг работи в него, виждате името му, откога и от какво устройство, с възможност да го изключите от екрана. Изключването първо запазва автоматично работата му и след това екранът се отваря за вас — затова се уговорете с него, преди да го натиснете.

Шофьорите използват Optiroutes Driver — приложението за шофьори на OptiRoutes за iPhone и Android. В съветника „Първи стъпки“ шофьорите могат и да сканират QR код, който отваря приложението в браузъра на телефона; добавено към началния екран, то се отваря като всяко друго приложение. Бутонът „Изпрати на шофьорите“ подготвя съобщение в WhatsApp с адреса на приложението. Вижте приложението за шофьори.

Офисът създава всеки шофьор с име, имейл и парола за приложението и му предава тези данни. Потребителят е вписан само на едно устройство в даден момент: влизането от друго устройство отписва първото. След смяна на паролата шофьорът бива отписан и влиза отново с новата парола.

Шофьорът вижда днешния маршрут и спирките, стартира маршрута, навигира до всяка спирка в Waze или Apple Maps, отчита пристигането и отбелязва всяка спирка като доставена или недоставена с причина. Когато фирмата има нужда, шофьорът взема подпис и снимки, записва събраните плащания в брой, чековете и палетите, а в края на деня декларира общите суми и приключва деня.

Да. За всеки шофьор включете задължителна снимка при доставка, задължителен подпис, задължително име на получателя или задължителен отчет за палетите. Всеки задължителен елемент не позволява на шофьора да завърши доставката, докато не бъде изпълнен. При цифров подпис на стоковата разписка клиентът подписва самата разписка, с до три снимки, забележки и връщания. Вижте доказателство за доставка.

Само ако го разрешите. Настройките определят дали шофьорът може да избере начална спирка, да обедини клиенти в една спирка, да пренареди маршрута на сървъра или да добави поръчка за съществуващ клиент. Други настройки определят дали шофьорът вижда маршрути, които офисът още не е приключил, и маршрути за следващите дни. Началната спирка изисква две настройки — самата опция и иконата с карфица — и работи само след като маршрутът е стартиран. Когато шофьор пропусне спирка по собствено решение, SMS отчет по избор уведомява веднага мениджърите.

Не. Шофьорите никога не плащат нищо. Фирмата плаща за услугата за планиране на маршрути на уебсайта, по линии, като бизнес услуга. Добавянето на шофьори не добавя лицензи или такси: цената зависи от планираните линии, а не от броя на шофьорите или офис потребителите на фирмата.

В екрана „Разпространение в реално време“: изберете шофьор, за да видите маршрута му на картата, спирките по ред, планираното и реалното пристигане и статуса на всяка спирка — доставено, недоставено, доставено с изключение или предстоящо. Филтрите показват какво не е доставено, още не е отчетено или не е навреме. Вижте проследяване и диспечерство на живо.

Приложението Optiroutes Driver използва местоположението, за да споделя напредъка на доставките с диспечерите, докато маршрутът е активен, включително когато приложението е във фонов режим. Фирмата може допълнително да изисква местоположението да е включено — разрешение „Разрешаване винаги“, включен GPS и актуално местоположение, — преди приложението да може да се използва; това е настройка за всеки шофьор, която офисът управлява.

Офис потребителите имат роли — мениджър, планиращ, диспечер и финанси, — а мениджърът може да редактира какво може да вижда и променя всяка роля. Например финансите влизат направо в касата, планиращите не виждат касата, а плащанията се виждат само от мениджър или финанси. В представянето на шофьорите шофьорът вижда само собствените си показатели, никога имената или резултатите на другите шофьори.

Всеки API ключ носи името на системата, която го използва, получава само разрешенията, от които се нуждае, и може да бъде ограничен до разрешени IP адреси. Ключът се показва само веднъж — при създаването му. Ако подозирате, че ключ е изтекъл, анулирайте го и създайте нов; анулирането влиза в сила до 30 секунди.

Зарежданията се плащат на защитена страница за плащане, която се отваря от екрана „Плащания“. Карта се запазва само ако изберете автоматично зареждане при плащането. Отказът на страницата за плащане не таксува нищо, а всяко плащане има връзка към разписката и фактурата си в екрана „Плащания“, когато са налични. Възстановяване на сума, когато е договорено с OptiRoutes, се показва в активността и в списъка с плащания.

Политиката за поверителност обяснява какви данни събират сайтът и услугата и защо, а общите условия и условията за шофьори обхващат услугата и приложението за шофьори. За всеки въпрос относно данните ви пишете на yoni@optiroutes.com.

Поръчките се качват от файлове в Excel или CSV. Когато поръчките се зареждат от сървър, файлът може да е CSV, JSON или TXT с фиксирана ширина. За всяко поле в системата — адрес, име на клиента, номер на поръчка, количество и други — въвеждате веднъж името на колоната от файла в настройките за зареждане; за TXT файл — позициите на символите. Клиентите също могат да се качват от Excel или CSV.

Да. При автоматично зареждане поръчките постъпват сами от бизнес папката на файловия сървър на OptiRoutes — FTP сървъра или новия криптиран SFTP сървър, — а системата може и да планира маршрутите им, без да е нужно щракване. Поръчките могат да се зареждат и от собствения ви FTP сървър, като се взема файлът с днешна дата в името или най-скоро обновеният файл.

Да. API за файлове пренася файла с поръчки навътре преди планирането, а подписаните доказателства за доставка, експортите и отчетите — навън след доставките, през папката на фирмата в облака. Ключовете се създават от самата фирма в настройките „API и файлове“. Ръководството за API обхваща сигурността, всяко извикване, примерен код и скрипт, който работи като FTP. Вижте интеграции и документацията на API.

Да. Когато в настройките на приложението за шофьори е попълнен адресът за отчети за доставки, всеки отчет за доставка се изпраща и там, така че друга система на фирмата се актуализира сама. Вземете адреса от доставчика на другата система; празно поле не изпраща нищо. Приключените маршрути могат също да се експортират във файл, към вашия FTP сървър или чрез API.

Приложението за шофьори отваря всяка спирка в Waze или в Apple Maps на iPhone. С „Навигация по координати“ дестинацията се подава на навигационното приложение като точна точка вместо текста на адреса — полезно, когато адресите на клиентите са неточни. В комбинация с предложението адресът на клиента да се коригира по позицията на шофьора при приключване на спирка шофьорът стига до правилната точка, а адресът се поправя за следващия път.

SMS съобщенията до клиентите — очаквано пристигане от екрана с маршрути или от приложението за шофьори, съобщение при приключване на спирка и още едно при тръгване на шофьора — се съставят в настройките за SMS и използват SMS баланса на фирмата. Към всяко съобщение може да се добави връзка за проследяване. Маршрутите могат да се споделят с шофьорите като изображение в WhatsApp, а подписаните разписки се изпращат по имейл от собствения Gmail акаунт на фирмата.