Планиране на маршрути за дистрибуция на лекарства и медицински консумативи

Как изглежда денят на планиращия във фармацевтичната и медицинската дистрибуция?

Маршрутът за медицински консумативи смесва много различни клиенти: аптеки в кварталите, които приемат сутрин, преди да се събере опашка, клиники, които приемат доставки само между прегледите, болнични складове с гише за приемане и строг краен час и домове за грижи, където трябва да подпише медицинска сестра. Много поръчки са малки и ценни, а някои — спешни. Задачата на планиращия е да ги вмести в няколко маршрута, без да изпусне прозорец и без да оставя шофьора да гадае кой има право да подпише.

Напрежението идва толкова след доставката, колкото и преди нея. Когато аптека твърди, че даден кашон не е пристигнал, офисът се нуждае от подписаната разписка, името на лицето, което я е приело, часа на доставката и в идеалния случай къде е бил шофьорът, когато клиентът е подписал. Връщанията — стока с изтекъл срок, грешни артикули, повредена опаковка — трябва да се записват на спирката и да стигат до човека, който ги обработва.

Накрая дистрибуторът трябва да поддържа собствената си дейност в ред: шофьорските книжки, техническите прегледи и разрешителните за хладилен транспорт имат срокове на валидност, а шофьорите на пътя трябва да са видими за офиса в реално време, когато клиент се обади да пита къде е доставката.

Кои функции на OptiRoutes са най-важни за фармацията и медицинските консумативи?

• Цифров подпис на стоковата разписка. Клиентът подписва разписката в приложението за шофьори, с до три снимки, забележки и връщания. Когато поръчката няма собствен файл с разписка, клиентът подписва празен шаблон на разписката на фирмата. Вижте доказателство за доставка.
• Задължително име на получателя и подпис. За всеки шофьор изисквайте името на получателя, подпис, снимка на стоковата разписка или отчет за палетите. Задължителният елемент не позволява на шофьора да завърши доставката, докато не бъде изпълнен.
• Подписи с местоположение. „Блокиране на подписването, докато GPS е изключен“ гарантира, че всеки подпис има местоположение. „Блокиране на подписването при липса на файла с оригиналната стокова разписка“ кара клиентите да подписват само оригиналната разписка.
• Подписани разписки по имейл. Три получаващи адреса: всеки подпис, подписите със забележка и подписите с връщания. Разписките се изпращат от собствения Gmail акаунт на фирмата.
• Задължителна причина при недоставка. Шофьорът не може да завърши отчет за недоставка без причина, избрана от кратък списък с готови забележки, който подготвяте.
• Времеви прозорци и време за престой. Прозорци за всеки клиент и ден от седмицата, време за престой за всеки клиент при дълги процедури по приемане и метод на пренареждане, който следва прозорците.
• Разпространение в реално време. Следете маршрута на всеки шофьор на картата, спирките по ред, реалното пристигане и статуса на всяка спирка: доставено, недоставено или доставено с изключение.
• Съобщения до клиентите за пристигане. SMS с очаквания час на пристигане, по избор с връзка към страница, която показва кога трябва да пристигне шофьорът. Вижте известия до клиентите.
• Свидетелства и прегледи. Сроковете на валидност на шофьорската книжка, техническия преглед, разрешителното за хладилен транспорт и прегледа на рампата се пазят за всеки шофьор (без автоматични напомняния).

Как да докажете доставка, когато клиент я оспорва?

Започнете от поръчката. В екрана „Разпространение в реално време“ спирка, приключена със стокова разписка, има икона на документ, която отваря файла с POD. Отчетите за доставки на шофьорите показват какво е отчел шофьорът на всяка спирка, а версията с артикули отваря подписаната стокова разписка. За самия маршрут историята на пътуванията показва реално изминатия път като плътна линия до планирания маршрут с пунктир, с часа и скоростта в точки по пътя.

За пълен архив архивът на POD в екрана за шофьори изтегля като един ZIP файл всички подписани документи за доставка на фирмата за избрания от вас ден. Подписаните разписки могат също да се изпращат по имейл веднага след подписването или да се вземат чрез API за файлове.

Как спешните поръчки се вписват в маршрути, които вече са планирани?

Спешна поръчка може да се добави направо в маршрут от менюто на маршрута — поръчка, поръчка за вземане или задача, — стига маршрутът да не е заключен. Когато пристигне партида нови поръчки, планирането първо пита къде да отидат: в нови маршрути, в неразпределените спирки за ръчно разпределяне, в най-близкия отворен маршрут или както в отворените, така и в заключените маршрути. Маршрутите, които вече са тръгнали, могат да се заключат, за да не ги променя нищо.

След добавяне на спирка пренаредете маршрута, за да се преизчислят часовете на пристигане. Ако клиентите в маршрута получават съобщения за пристигане, съобщението от менюто на маршрута отива до всеки клиент в маршрута със собственото му очаквано пристигане. Когато шофьор пропусне спирка по собствено решение и премине към по-късна, SMS отчет по избор уведомява веднага мениджърите, така че офисът да уведоми клиента, преди той да се обади.

Кои KPI да следи фармацевтичният дистрибутор?

Илюстративен пример с измислени числа за дистрибутор на медицински консумативи с 6 маршрута на ден. Не е описание на резултатите на конкретен клиент на OptiRoutes.

Как да започнете?

Качете PDF на празната си стокова разписка като шаблон за подписване, включете цифровия подпис и изберете кои полета виждат шофьорът и клиентът при подписването. След това задайте задължителните елементи за всеки шофьор и имейл адресите за подписите. Изпробвайте безплатно за 3 дни, до 50 адреса на ден, без карта.

Често задавани въпроси