Planejamento de rotas para a distribuição farmacêutica e de suprimentos médicos

Como é o dia de um planejador na distribuição farmacêutica e médica?

Uma rota de suprimentos médicos mistura clientes muito diferentes: farmácias de bairro que recebem de manhã, antes de a fila se formar, clínicas que só aceitam entregas entre um atendimento e outro, almoxarifados de hospitais com balcão de recebimento e horário-limite rígido, e casas de repouso em que um enfermeiro precisa assinar. Muitos pedidos são pequenos e valiosos, e alguns são urgentes. O trabalho do planejador é encaixá-los em poucas rotas sem perder nenhuma janela e sem deixar o motorista adivinhar quem pode assinar.

A pressão vem tanto depois da entrega quanto antes dela. Quando uma farmácia diz que uma caixa nunca chegou, o escritório precisa da nota assinada, do nome de quem a recebeu, do horário da entrega e, de preferência, de onde o motorista estava quando o cliente assinou. As devoluções — estoque vencido, itens errados, embalagens danificadas — precisam ser registradas na parada e chegar a quem cuida delas.

Por fim, o distribuidor precisa manter a própria casa em ordem: carteiras de motorista, vistorias de veículos e aprovações de refrigeração têm datas de vencimento, e os motoristas na rua precisam estar visíveis para o escritório em tempo real quando um cliente liga perguntando onde está a entrega.

Quais recursos da OptiRoutes mais importam para suprimentos farmacêuticos e médicos?

• Assinatura digital na nota de entrega. O cliente assina a nota no app do motorista, com até três fotos, observações e devoluções. Quando um pedido não tem arquivo de nota próprio, o cliente assina um modelo em branco da nota da empresa. Veja comprovante de entrega.
• Nome do recebedor e assinatura obrigatórios. Por motorista, exija o nome do recebedor, a assinatura, uma foto da nota de entrega ou um relatório de paletes. Um item obrigatório impede o motorista de concluir a entrega até que seja cumprido.
• Assinaturas com localização. “Bloquear assinatura com o GPS desligado” garante que toda assinatura tenha localização. “Bloquear assinatura quando faltar o arquivo original da nota de entrega” faz os clientes assinarem apenas a nota original.
• Notas assinadas por e-mail. Três endereços de destino: todas as assinaturas, assinaturas com observação e assinaturas com devoluções. As notas saem da própria conta Gmail da empresa.
• Motivo obrigatório na não entrega. O motorista não consegue concluir um registro de não entrega sem um motivo, escolhido de uma lista curta de observações prontas que você prepara.
• Janelas de horário e tempos de parada. Janelas por cliente e dia da semana, um tempo de parada por cliente para procedimentos de recebimento demorados e um método de reordenação que segue as janelas.
• Distribuição em tempo real. Acompanhe no mapa a rota de cada motorista, as paradas em ordem, a chegada efetiva e o status de cada parada: entregue, não entregue ou entregue com exceção.
• Mensagens de chegada aos clientes. Um SMS com a previsão de chegada, opcionalmente com um link para uma página que mostra quando o motorista deve chegar. Veja avisos aos clientes.
• Habilitações e inspeções. As datas de vencimento da carteira de motorista, da vistoria do veículo, da aprovação de refrigeração e da inspeção da rampa ficam guardadas por motorista (sem lembretes automáticos).

Como comprovar uma entrega quando o cliente a contesta?

Comece pelo pedido. Na tela de distribuição em tempo real, uma parada fechada com nota de entrega tem um ícone de documento que abre o arquivo do POD. Os relatórios de entrega dos motoristas mostram o que o motorista registrou em cada parada, e a versão com itens abre a nota de entrega assinada. Para a rota em si, o histórico de viagens mostra o trajeto realmente percorrido como uma linha contínua ao lado da rota planejada, tracejada, com o horário e a velocidade em pontos do caminho.

Para um arquivo completo, o arquivo de POD na tela de motoristas baixa, em um único ZIP, todos os documentos de entrega assinados da empresa no dia escolhido. As notas assinadas também podem ser enviadas por e-mail à medida que são assinadas, ou coletadas pela API de arquivos.

Como pedidos urgentes entram em rotas já planejadas?

Um pedido urgente pode ser adicionado direto a uma rota pelo menu da rota — um pedido, um pedido de coleta ou uma tarefa —, desde que a rota não esteja travada. Quando chega um lote de pedidos novos, o planejamento primeiro pergunta para onde eles devem ir: rotas novas, paradas não atribuídas para alocação manual, a rota aberta mais próxima ou tanto rotas abertas quanto travadas. As rotas que já saíram podem ser travadas para que nada as altere.

Depois de adicionar uma parada, reordene a rota para recalcular os horários de chegada. Se os clientes da rota recebem mensagens de chegada, a mensagem do menu da rota vai para todos os clientes dela, cada um com a própria previsão de chegada. Quando um motorista pula uma parada por conta própria e passa para uma posterior, um relatório opcional por SMS avisa os gestores na hora, para que o escritório atualize o cliente antes que ele ligue.

Quais KPIs um distribuidor farmacêutico deve acompanhar?

Um exemplo ilustrativo com números fictícios para um distribuidor de suprimentos médicos com 6 rotas por dia. Não é uma descrição dos resultados de nenhum cliente da OptiRoutes.

Como começar?

Carregue um PDF da sua nota de entrega em branco como modelo de assinatura, ative a assinatura digital e escolha os campos que o motorista e o cliente veem durante a assinatura. Depois, defina os itens obrigatórios por motorista e os endereços de e-mail das assinaturas. Experimente grátis por 3 dias, com até 50 endereços por dia, sem cartão.

Perguntas frequentes