Lập kế hoạch tuyến cho phân phối dược phẩm và vật tư y tế

Một ngày của người lập kế hoạch trong phân phối dược phẩm và y tế diễn ra thế nào?

Một tuyến giao vật tư y tế gồm những khách hàng rất khác nhau: nhà thuốc cộng đồng nhận hàng vào buổi sáng trước khi khách xếp hàng đông, phòng khám chỉ nhận hàng giữa các ca khám, kho bệnh viện có quầy tiếp nhận và giờ chốt nghiêm ngặt, và viện dưỡng lão nơi y tá phải ký nhận. Nhiều đơn hàng nhỏ nhưng có giá trị cao, và một số rất gấp. Việc của người lập kế hoạch là xếp chúng vào vài tuyến mà không lỡ khung giờ nào và không để tài xế phải đoán ai được phép ký nhận.

Áp lực đến sau khi giao hàng không kém gì trước đó. Khi một nhà thuốc nói một thùng hàng chưa bao giờ đến, văn phòng cần phiếu đã ký, tên người đã nhận, thời điểm giao hàng và, lý tưởng nhất, vị trí của tài xế khi khách hàng ký. Hàng trả lại — hàng hết hạn, giao nhầm, bao bì hư hỏng — phải được ghi nhận ngay tại điểm dừng và đến tay người phụ trách xử lý.

Cuối cùng, nhà phân phối phải quản lý tốt nội bộ của mình: giấy phép lái xe, đăng kiểm xe và chứng nhận thiết bị làm lạnh đều có ngày hết hạn, và văn phòng phải thấy được tài xế đang trên đường theo thời gian thực khi khách hàng gọi hỏi hàng đang ở đâu.

Những tính năng nào của OptiRoutes quan trọng nhất với dược phẩm và vật tư y tế?

• Chữ ký số trên phiếu giao hàng. Khách hàng ký phiếu trong ứng dụng tài xế, kèm tối đa ba ảnh, ghi chú và hàng trả lại. Khi đơn hàng không có tệp phiếu riêng, khách hàng ký trên mẫu phiếu trống của doanh nghiệp. Xem bằng chứng giao hàng.
• Bắt buộc tên người nhận và chữ ký. Cho từng tài xế, bắt buộc tên người nhận, chữ ký, ảnh chụp phiếu giao hàng hoặc báo cáo pallet. Mục bắt buộc sẽ ngăn tài xế hoàn tất lượt giao cho đến khi thực hiện xong.
• Chữ ký kèm vị trí. “Chặn ký khi GPS đang tắt” bảo đảm mọi chữ ký đều có vị trí. “Chặn ký khi thiếu tệp phiếu giao hàng gốc” buộc khách hàng chỉ ký trên phiếu gốc.
• Phiếu đã ký gửi qua email. Ba địa chỉ nhận: mọi chữ ký, chữ ký có ghi chú, và chữ ký có hàng trả lại. Phiếu được gửi từ chính tài khoản Gmail của doanh nghiệp.
• Bắt buộc nêu lý do khi không giao được. Tài xế không thể hoàn tất báo cáo không giao được nếu chưa có lý do, chọn từ danh sách ngắn các ghi chú soạn sẵn do bạn chuẩn bị.
• Khung giờ và thời gian dừng. Khung giờ theo từng khách hàng và ngày trong tuần, thời gian dừng riêng cho khách hàng có thủ tục tiếp nhận lâu, và phương thức sắp xếp tuân theo khung giờ.
• Phân phối theo thời gian thực. Theo dõi tuyến của từng tài xế trên bản đồ, các điểm dừng theo thứ tự, giờ đến thực tế và trạng thái từng điểm dừng: đã giao, chưa giao, hoặc đã giao có ngoại lệ.
• Tin nhắn báo giờ đến cho khách hàng. SMS báo giờ đến dự kiến, có thể kèm liên kết đến một trang cho biết khi nào tài xế sẽ đến. Xem thông báo khách hàng.
• Giấy phép và kiểm định. Ngày hết hạn của giấy phép lái xe, đăng kiểm xe, chứng nhận thiết bị làm lạnh và kiểm định bửng nâng được lưu theo từng tài xế (không có nhắc nhở tự động).

Làm thế nào để chứng minh một lượt giao khi khách hàng khiếu nại?

Hãy bắt đầu từ đơn hàng. Trên màn hình phân phối theo thời gian thực, điểm dừng được đóng kèm phiếu giao hàng có biểu tượng tài liệu để mở tệp POD. Báo cáo giao hàng của tài xế cho thấy những gì tài xế đã báo cáo tại từng điểm dừng, và phiên bản kèm mặt hàng mở được phiếu giao hàng đã ký. Với bản thân tuyến, lịch sử chuyến đi hiển thị lộ trình thực tế dưới dạng đường liền bên cạnh tuyến dự kiến dạng nét đứt, kèm thời gian và tốc độ tại các điểm dọc đường.

Để có kho lưu trữ đầy đủ, kho lưu trữ POD trên màn hình tài xế tải xuống dưới dạng một tệp ZIP mọi chứng từ giao hàng đã ký của công ty trong ngày bạn chọn. Phiếu đã ký cũng có thể được gửi email ngay khi ký, hoặc được lấy về qua API tệp.

Đơn hàng gấp được đưa vào các tuyến đã lập như thế nào?

Có thể thêm đơn hàng gấp thẳng vào một tuyến từ menu tuyến — một đơn hàng, một đơn nhận hàng hoặc một nhiệm vụ — miễn là tuyến chưa bị khóa. Khi một loạt đơn hàng mới đến, việc lập kế hoạch trước tiên hỏi chúng nên được đưa vào đâu: tuyến mới, danh sách điểm dừng chưa phân công để xếp thủ công, tuyến đang mở gần nhất, hoặc cả tuyến đang mở lẫn tuyến đã khóa. Các tuyến đã xuất phát có thể được khóa để không gì thay đổi chúng.

Sau khi thêm điểm dừng, hãy sắp xếp lại tuyến để tính lại giờ đến. Nếu khách hàng trên tuyến nhận tin nhắn báo giờ đến, tin nhắn từ menu tuyến sẽ gửi đến mọi khách hàng trên tuyến kèm giờ đến dự kiến của riêng mình. Khi tài xế tự ý bỏ qua một điểm dừng và chuyển sang điểm sau, một báo cáo SMS tùy chọn sẽ thông báo ngay cho quản lý, để văn phòng cập nhật cho khách hàng trước khi họ gọi.

Nhà phân phối dược phẩm nên theo dõi những KPI nào?

Một ví dụ minh họa với số liệu giả định cho một nhà phân phối vật tư y tế có 6 tuyến mỗi ngày. Đây không phải mô tả kết quả của bất kỳ khách hàng OptiRoutes nào.

Bắt đầu như thế nào?

Tải lên tệp PDF phiếu giao hàng trống của bạn làm mẫu ký, bật chữ ký số, và chọn các trường tài xế và khách hàng thấy khi ký. Sau đó đặt các mục bắt buộc cho từng tài xế và các địa chỉ email nhận chữ ký. Dùng thử miễn phí 3 ngày, tối đa 50 địa chỉ mỗi ngày, không cần thẻ.

Câu hỏi thường gặp