การวางแผนเส้นทางสำหรับการกระจายยาและเวชภัณฑ์

วันทำงานของผู้วางแผนในการกระจายยาและเวชภัณฑ์เป็นอย่างไร

เส้นทางเวชภัณฑ์รวมลูกค้าที่ต่างกันมาก ได้แก่ ร้านขายยาชุมชนที่รับสินค้าตอนเช้าก่อนคิวลูกค้าจะยาว คลินิกที่รับของเฉพาะช่วงระหว่างนัดหมาย คลังของโรงพยาบาลที่มีจุดรับสินค้าและเวลาปิดรับที่เข้มงวด และสถานดูแลผู้สูงอายุที่พยาบาลต้องเป็นผู้ลงนาม คำสั่งซื้อจำนวนมากมีขนาดเล็กแต่มีมูลค่าสูง และบางรายการเร่งด่วน งานของผู้วางแผนคือจัดคำสั่งซื้อเหล่านี้ลงในเส้นทางไม่กี่เส้นโดยไม่พลาดช่วงเวลา และไม่ปล่อยให้คนขับต้องเดาว่าใครมีสิทธิ์ลงนาม

แรงกดดันมาหลังการจัดส่งพอ ๆ กับก่อนการจัดส่ง เมื่อร้านขายยาบอกว่าไม่เคยได้รับกล่องหนึ่ง สำนักงานต้องการใบส่งของที่ลงนาม ชื่อผู้รับ เวลาที่ส่ง และหากเป็นไปได้ ตำแหน่งของคนขับขณะที่ลูกค้าลงนาม สินค้าคืน เช่น สินค้าหมดอายุ สินค้าผิดรายการ หรือบรรจุภัณฑ์เสียหาย ต้องบันทึกที่จุดจอดและส่งถึงผู้ที่ดูแล

สุดท้าย ผู้กระจายสินค้าต้องดูแลความเรียบร้อยของตนเองด้วย ใบขับขี่ของคนขับ การตรวจสภาพรถ และใบรับรองระบบทำความเย็นมีวันหมดอายุ และสำนักงานต้องเห็นคนขับที่อยู่ระหว่างทางแบบเรียลไทม์เมื่อลูกค้าโทรถามว่าของอยู่ที่ไหน

ฟีเจอร์ใดของ OptiRoutes ที่สำคัญที่สุดสำหรับยาและเวชภัณฑ์

• ลายเซ็นดิจิทัลบนใบส่งของ ลูกค้าลงนามบนใบส่งของในแอปคนขับ พร้อมรูปถ่ายสูงสุดสามรูป หมายเหตุ และสินค้าคืน เมื่อคำสั่งซื้อไม่มีไฟล์ใบส่งของของตนเอง ลูกค้าจะลงนามบนแม่แบบเปล่าของใบส่งของธุรกิจ ดูหลักฐานการจัดส่ง
• บังคับชื่อผู้รับและลายเซ็น ตั้งค่ารายคนขับให้ต้องมีชื่อผู้รับ ลายเซ็น รูปถ่ายใบส่งของ หรือรายงานพาเลท รายการที่บังคับจะทำให้คนขับจบการจัดส่งไม่ได้จนกว่าจะทำครบ
• ลายเซ็นพร้อมตำแหน่ง “ห้ามลงนามขณะปิด GPS” ทำให้ทุกลายเซ็นมีตำแหน่ง “ห้ามลงนามเมื่อไม่มีไฟล์ใบส่งของต้นฉบับ” ทำให้ลูกค้าลงนามบนใบส่งของต้นฉบับเท่านั้น
• ใบส่งของที่ลงนามทางอีเมล ที่อยู่ผู้รับสามแห่ง ได้แก่ ทุกลายเซ็น ลายเซ็นที่มีหมายเหตุ และลายเซ็นที่มีสินค้าคืน ใบส่งของจะส่งจากบัญชี Gmail ของธุรกิจเอง
• บังคับเหตุผลเมื่อส่งไม่สำเร็จ คนขับจบรายงานการส่งไม่สำเร็จไม่ได้หากไม่มีเหตุผล ซึ่งเลือกจากรายการหมายเหตุสำเร็จรูปสั้น ๆ ที่คุณเตรียมไว้
• ช่วงเวลาจัดส่งและเวลาจอด ช่วงเวลารายลูกค้าและรายวันในสัปดาห์ เวลาจอดรายลูกค้าสำหรับขั้นตอนการรับสินค้าที่ใช้เวลานาน และวิธีจัดลำดับที่ยึดตามช่วงเวลา
• การจัดส่งแบบเรียลไทม์ ติดตามเส้นทางของคนขับแต่ละคนบนแผนที่ จุดจอดตามลำดับ เวลามาถึงจริง และสถานะของแต่ละจุดจอด ได้แก่ ส่งสำเร็จ ส่งไม่สำเร็จ หรือส่งสำเร็จโดยมีข้อยกเว้น
• ข้อความแจ้งการมาถึงแก่ลูกค้า SMS แจ้งเวลาที่คาดว่าจะถึง พร้อมลิงก์ไปยังหน้าที่แสดงเวลาที่คนขับควรมาถึงได้ตามต้องการ ดูการแจ้งเตือนลูกค้า
• ใบอนุญาตและการตรวจสภาพ วันหมดอายุของใบขับขี่ การตรวจสภาพรถ ใบรับรองระบบทำความเย็น และการตรวจทางลาด เก็บไว้รายคนขับ (ไม่มีการแจ้งเตือนอัตโนมัติ)

จะพิสูจน์การจัดส่งได้อย่างไรเมื่อลูกค้าโต้แย้ง

เริ่มจากคำสั่งซื้อ บนหน้าจอการจัดส่งแบบเรียลไทม์ จุดจอดที่ปิดพร้อมใบส่งของจะมีไอคอนเอกสารที่เปิดไฟล์ POD ได้ รายงานการจัดส่งของคนขับแสดงสิ่งที่คนขับรายงานที่แต่ละจุดจอด และแบบมีรายการสินค้าจะเปิดใบส่งของที่ลงนามได้ สำหรับตัวเส้นทาง ประวัติการเดินทางแสดงเส้นทางที่ขับจริงเป็นเส้นทึบคู่กับเส้นทางตามแผนที่เป็นเส้นประ พร้อมเวลาและความเร็ว ณ จุดต่าง ๆ ระหว่างทาง

สำหรับคลังเอกสารฉบับเต็ม คลัง POD บนหน้าจอคนขับจะดาวน์โหลดเอกสารการจัดส่งที่ลงนามทุกฉบับของบริษัทในวันที่คุณเลือกเป็นไฟล์ ZIP เดียว ใบส่งของที่ลงนามยังส่งทางอีเมลได้ทันทีที่ลงนาม หรือดึงผ่าน API ไฟล์ได้

คำสั่งซื้อเร่งด่วนเข้ากับเส้นทางที่วางแผนแล้วได้อย่างไร

คำสั่งซื้อเร่งด่วนเพิ่มเข้าเส้นทางได้โดยตรงจากเมนูเส้นทาง ทั้งคำสั่งซื้อ คำสั่งรับสินค้า หรืองาน ตราบใดที่เส้นทางนั้นไม่ได้ล็อก เมื่อมีคำสั่งซื้อใหม่เข้ามาพร้อมกันหลายรายการ การวางแผนจะถามก่อนว่าควรไปที่ใด ได้แก่ เส้นทางใหม่ จุดจอดที่ยังไม่ได้มอบหมายเพื่อจัดวางเอง เส้นทางที่เปิดอยู่ใกล้ที่สุด หรือทั้งเส้นทางที่เปิดอยู่และที่ล็อก เส้นทางที่ออกไปแล้วล็อกได้เพื่อไม่ให้มีสิ่งใดเปลี่ยนแปลง

หลังเพิ่มจุดจอด ให้จัดลำดับเส้นทางใหม่เพื่อคำนวณเวลามาถึงใหม่ หากลูกค้าในเส้นทางได้รับข้อความแจ้งการมาถึง ข้อความจากเมนูเส้นทางจะส่งถึงลูกค้าทุกรายในเส้นทางพร้อมเวลาที่คาดว่าจะถึงของแต่ละราย เมื่อคนขับข้ามจุดจอดเองแล้วไปยังจุดจอดถัดไป รายงานทาง SMS ซึ่งเลือกเปิดได้จะแจ้งผู้จัดการทันที สำนักงานจึงแจ้งลูกค้าได้ก่อนที่ลูกค้าจะโทรมา

ผู้กระจายยาควรติดตาม KPI ใดบ้าง

ตัวอย่างประกอบที่ใช้ตัวเลขสมมติ สำหรับผู้กระจายเวชภัณฑ์ที่มี 6 เส้นทางต่อวัน ไม่ใช่การอธิบายผลลัพธ์ของลูกค้า OptiRoutes รายใด

เริ่มต้นอย่างไร

อัปโหลด PDF ของใบส่งของเปล่าเป็นแม่แบบการลงนาม เปิดลายเซ็นดิจิทัล และเลือกฟิลด์ที่คนขับและลูกค้าเห็นขณะลงนาม จากนั้นตั้งรายการที่บังคับรายคนขับและที่อยู่อีเมลสำหรับลายเซ็น ทดลองใช้ฟรี 3 วัน สูงสุด 50 ที่อยู่ต่อวัน โดยไม่ต้องใช้บัตร

คำถามที่พบบ่อย