Σχεδιασμός διαδρομών για τη διανομή φαρμακευτικών και ιατρικών ειδών

Πώς μοιάζει η ημέρα ενός υπευθύνου σχεδιασμού στη διανομή φαρμακευτικών και ιατρικών ειδών;

Μια διαδρομή ιατρικών ειδών συνδυάζει πολύ διαφορετικούς πελάτες: φαρμακεία της γειτονιάς που παραλαμβάνουν το πρωί πριν σχηματιστεί ουρά, κλινικές που δέχονται παραδόσεις μόνο ανάμεσα στα ραντεβού, αποθήκες νοσοκομείων με γραφείο παραλαβής και αυστηρή ώρα λήξης, και μονάδες φροντίδας όπου πρέπει να υπογράψει νοσηλευτής. Πολλές παραγγελίες είναι μικρές και πολύτιμες, και κάποιες είναι επείγουσες. Η δουλειά του υπευθύνου σχεδιασμού είναι να τις χωρέσει σε λίγες διαδρομές χωρίς να χαθεί κανένα παράθυρο και χωρίς να αφήσει τον οδηγό να μαντεύει ποιος έχει δικαίωμα να υπογράψει.

Η πίεση έρχεται μετά την παράδοση όσο και πριν από αυτήν. Όταν ένα φαρμακείο λέει ότι ένα κιβώτιο δεν έφτασε ποτέ, το γραφείο χρειάζεται το υπογεγραμμένο δελτίο, το όνομα του προσώπου που το παρέλαβε, την ώρα της παράδοσης και, ιδανικά, το πού βρισκόταν ο οδηγός όταν υπέγραψε ο πελάτης. Οι επιστροφές — ληγμένα αποθέματα, λάθος είδη, κατεστραμμένες συσκευασίες — πρέπει να καταγράφονται στη στάση και να φτάνουν σε αυτόν που τις χειρίζεται.

Τέλος, ο διανομέας πρέπει να έχει και τα δικά του σε τάξη: τα διπλώματα των οδηγών, οι τεχνικοί έλεγχοι των οχημάτων και οι εγκρίσεις ψύξης έχουν ημερομηνίες λήξης, και οι οδηγοί στον δρόμο πρέπει να είναι ορατοί στο γραφείο σε πραγματικό χρόνο όταν ένας πελάτης τηλεφωνεί για να ρωτήσει πού βρίσκεται η παράδοση.

Ποιες λειτουργίες του OptiRoutes μετράνε περισσότερο για τα φαρμακευτικά και ιατρικά είδη;

• Ψηφιακή υπογραφή στο δελτίο παράδοσης. Ο πελάτης υπογράφει το δελτίο στην εφαρμογή οδηγού, με έως τρεις φωτογραφίες, παρατηρήσεις και επιστροφές. Όταν μια παραγγελία δεν έχει δικό της αρχείο δελτίου, ο πελάτης υπογράφει ένα κενό πρότυπο του δελτίου της επιχείρησης. Δείτε την απόδειξη παράδοσης.
• Υποχρεωτικό όνομα παραλήπτη και υπογραφή. Ανά οδηγό, απαιτήστε το όνομα του παραλήπτη, υπογραφή, φωτογραφία του δελτίου παράδοσης ή αναφορά παλετών. Ένα υποχρεωτικό στοιχείο δεν επιτρέπει στον οδηγό να ολοκληρώσει την παράδοση μέχρι να συμπληρωθεί.
• Υπογραφές με θέση. Το «Μπλοκάρισμα υπογραφής όσο το GPS είναι απενεργοποιημένο» εξασφαλίζει ότι κάθε υπογραφή έχει θέση. Το «Μπλοκάρισμα υπογραφής όταν λείπει το αρχείο του πρωτότυπου δελτίου παράδοσης» εξασφαλίζει ότι οι πελάτες υπογράφουν μόνο το πρωτότυπο δελτίο.
• Υπογεγραμμένα δελτία με e-mail. Τρεις διευθύνσεις παραλαβής: κάθε υπογραφή, υπογραφές με παρατήρηση και υπογραφές με επιστροφές. Τα δελτία αποστέλλονται από τον δικό λογαριασμό Gmail της επιχείρησης.
• Υποχρεωτική αιτιολογία όταν δεν γίνεται παράδοση. Ο οδηγός δεν μπορεί να ολοκληρώσει μια αναφορά μη παράδοσης χωρίς αιτιολογία, επιλεγμένη από μια σύντομη λίστα έτοιμων παρατηρήσεων που ετοιμάζετε.
• Χρονικά παράθυρα και χρόνοι στάσης. Παράθυρα ανά πελάτη και ημέρα της εβδομάδας, χρόνος στάσης ανά πελάτη για χρονοβόρες διαδικασίες παραλαβής και μέθοδος αναδιάταξης που ακολουθεί τα παράθυρα.
• Διανομή σε πραγματικό χρόνο. Παρακολουθήστε τη διαδρομή κάθε οδηγού στον χάρτη, τις στάσεις με τη σειρά, την πραγματική άφιξη και την κατάσταση κάθε στάσης: παραδόθηκε, δεν παραδόθηκε ή παραδόθηκε με εξαίρεση.
• Μηνύματα άφιξης προς πελάτες. Ένα SMS με την εκτιμώμενη ώρα άφιξης, προαιρετικά με σύνδεσμο προς μια σελίδα που δείχνει πότε αναμένεται να φτάσει ο οδηγός. Δείτε τις ειδοποιήσεις πελατών.
• Άδειες και επιθεωρήσεις. Οι ημερομηνίες λήξης του διπλώματος οδήγησης, του τεχνικού ελέγχου του οχήματος, της έγκρισης ψύξης και της επιθεώρησης ράμπας φυλάσσονται ανά οδηγό (χωρίς αυτόματες υπενθυμίσεις).

Πώς αποδεικνύετε μια παράδοση όταν ένας πελάτης την αμφισβητεί;

Ξεκινήστε από την παραγγελία. Στην οθόνη διανομής σε πραγματικό χρόνο, μια στάση που έκλεισε με δελτίο παράδοσης έχει ένα εικονίδιο εγγράφου που ανοίγει το αρχείο POD. Οι αναφορές παραδόσεων των οδηγών δείχνουν τι ανέφερε ο οδηγός σε κάθε στάση, και η έκδοση με είδη ανοίγει το υπογεγραμμένο δελτίο παράδοσης. Για την ίδια τη διαδρομή, το ιστορικό διαδρομών δείχνει την πορεία που πραγματικά διανύθηκε ως συνεχή γραμμή δίπλα στη διακεκομμένη προγραμματισμένη διαδρομή, με την ώρα και την ταχύτητα σε σημεία κατά μήκος της.

Για πλήρες αρχείο, το αρχείο POD στην οθόνη οδηγών κατεβάζει, ως ένα αρχείο ZIP, κάθε υπογεγραμμένο έγγραφο παράδοσης της εταιρείας για την ημέρα που επιλέγετε. Τα υπογεγραμμένα δελτία μπορούν επίσης να αποστέλλονται με e-mail τη στιγμή που υπογράφονται ή να συλλέγονται μέσω του API αρχείων.

Πώς χωρούν οι επείγουσες παραγγελίες σε διαδρομές που έχουν ήδη σχεδιαστεί;

Μια επείγουσα παραγγελία μπορεί να προστεθεί απευθείας σε μια διαδρομή από το μενού της διαδρομής — παραγγελία, παραγγελία παραλαβής ή εργασία — εφόσον η διαδρομή δεν είναι κλειδωμένη. Όταν φτάνει μια δέσμη νέων παραγγελιών, ο σχεδιασμός ρωτά πρώτα πού πρέπει να πάνε: σε νέες διαδρομές, στις μη ανατεθειμένες στάσεις για χειροκίνητη τοποθέτηση, στην πλησιέστερη ανοιχτή διαδρομή ή σε ανοιχτές και κλειδωμένες διαδρομές εξίσου. Οι διαδρομές που έχουν ήδη αναχωρήσει μπορούν να κλειδωθούν ώστε να μην τις αλλάξει τίποτα.

Αφού προσθέσετε μια στάση, αναδιατάξτε τη διαδρομή για να επανυπολογιστούν οι ώρες άφιξης. Αν οι πελάτες της διαδρομής λαμβάνουν μηνύματα άφιξης, το μήνυμα από το μενού της διαδρομής πηγαίνει σε κάθε πελάτη της διαδρομής με τη δική του εκτιμώμενη άφιξη. Όταν ένας οδηγός παρακάμπτει μόνος του μια στάση και περνά σε επόμενη, μια προαιρετική αναφορά SMS ενημερώνει αμέσως τους υπευθύνους, ώστε το γραφείο να ενημερώσει τον πελάτη πριν εκείνος τηλεφωνήσει.

Ποιους KPI πρέπει να παρακολουθεί ένας διανομέας φαρμακευτικών ειδών;

Ένα ενδεικτικό παράδειγμα με φανταστικά νούμερα για έναν διανομέα ιατρικών ειδών με 6 διαδρομές την ημέρα. Δεν περιγράφει αποτελέσματα κάποιου πελάτη του OptiRoutes.

Πώς ξεκινάτε;

Ανεβάστε ένα PDF του κενού δελτίου παράδοσής σας ως πρότυπο υπογραφής, ενεργοποιήστε την ψηφιακή υπογραφή και επιλέξτε ποια πεδία βλέπουν ο οδηγός και ο πελάτης κατά την υπογραφή. Στη συνέχεια ορίστε τα υποχρεωτικά στοιχεία ανά οδηγό και τις διευθύνσεις e-mail των υπογραφών. Δοκιμάστε το δωρεάν για 3 ημέρες, με έως 50 διευθύνσεις την ημέρα, χωρίς κάρτα.

Συχνές ερωτήσεις