Λειτουργίες του OptiRoutes

Τι κάνει το OptiRoutes για μια επιχείρηση παραδόσεων;

Οι περισσότερες ομάδες διανομής βγάζουν την ημέρα τους με πολλά εργαλεία: ένα σύστημα παραγγελιών, ένα υπολογιστικό φύλλο για τις διαδρομές, τηλεφωνήματα και μηνύματα στους οδηγούς, χάρτινα δελτία παράδοσης και ένα βιβλίο ταμείου. Το OptiRoutes γεφυρώνει τα κενά ανάμεσά τους με μία ενιαία ροή. Οι παραγγελίες εισάγονται και ελέγχονται· οι διαδρομές σχεδιάζονται και προσαρμόζονται· οι οδηγοί τις λαμβάνουν στο κινητό και αναφέρουν κάθε στάση με απόδειξη· το γραφείο παρακολουθεί το πεδίο ζωντανά· και στο τέλος της ημέρας το ταμείο κλείνει κάθε οδηγό σε σχέση με όσα ανέφερε.

Οι ενότητες λειτουργιών παρακάτω ακολουθούν αυτή τη ροή. Η καθεμία έχει τη δική της σελίδα με λεπτομέρειες, ρυθμίσεις και τις ερωτήσεις που συνήθως κάνουν οι υπεύθυνοι σχεδιασμού. Η εγκατάσταση γίνεται με έναν σύντομο βοηθό πρώτων βημάτων, που εξηγείται στο πώς λειτουργεί, και η τιμή είναι ανά γραμμή, όπως εξηγείται στις τιμές.

Σχεδιασμός διαδρομών

Ο πυρήνας του OptiRoutes: από τις παραγγελίες της ημέρας σε ένα πλάνο διαδρομών, η καθεμία με οδηγό, όχημα και στάσεις στη σωστή σειρά. Οι παραγγελίες φορτώνονται από Excel, CSV ή το σύστημά σας, κάθε διεύθυνση ελέγχεται στον χάρτη πριν από τον σχεδιασμό και ο βοηθός σχεδιασμού μοιράζει τις παραγγελίες με τη μέθοδο και τα όρια που επιλέγετε. Στη συνέχεια, στην οθόνη διαδρομών τελειοποιείτε το πλάνο σύροντας στάσεις στον χάρτη ή μεταξύ καρτών διαδρομών.

• Πέντε μέθοδοι σχεδιασμού, από τον σχεδιασμό με AI που μαθαίνει έως την ομαδοποίηση ανά πόλη ή βάσει των γραμμών του αρχείου παραγγελιών σας.
• Γραμμές προτεραιότητας για βασικούς πελάτες ή τύπους φορτίου, γύροι παράδοσης και χρονικά παράθυρα με διάφορα επίπεδα αυστηρότητας.
• Κλείδωμα, αντίγραφα ασφαλείας και σαφής επιλογή για το τι γίνεται με τις παραγγελίες που φτάνουν μετά τον σχεδιασμό.

Μάθετε περισσότερα για τον σχεδιασμό διαδρομών.

Σχεδιασμός AI και ζώνες

Ο σχεδιασμός με AI που μαθαίνει μοιράζει τις στάσεις της ημέρας στους οδηγούς σας και ορίζει τη σειρά κάθε διαδρομής, χτίζοντας τις γραμμές από την εμπειρία των πρόσφατων σχεδιασμών σας και από τις διαδρομές που οι οδηγοί σας πραγματικά ακολουθούν. Λειτουργεί μέσα στα όριά σας για στάσεις, ώρες, χιλιόμετρα και χωρητικότητα, και σε κάθε κάρτα διαδρομής μπορείτε να ανοίξετε τα κριτήρια πίσω από αυτήν. Γύρω του, οι περιοχές διανομής και οι κλειστές ζώνες σάς δίνουν σταθερούς διαμερισμούς εκεί όπου τους χρειάζεστε.

• Μια μέθοδος που προσαρμόζεται στον τρόπο που δουλεύετε: όσο περισσότερο σχεδιάζετε με αυτήν, τόσο πιο κοντά έρχονται οι διαδρομές στη λειτουργία σας.
• Περιοχές διανομής σχεδιασμένες στον χάρτη, σε ένα πρότυπο ανά ημέρα της εβδομάδας, η καθεμία με τον τακτικό της οδηγό.
• Κλειστές ζώνες που σχεδιάζονται πάντα ως ξεχωριστές γραμμές, πριν από κάθε άλλο σχεδιασμό.

Μάθετε περισσότερα για τον σχεδιασμό AI και τις ζώνες.

Εφαρμογή οδηγού

Οι οδηγοί λαμβάνουν τις διαδρομές τους στο κινητό και τις εκτελούν στάση προς στάση. Η εφαρμογή ανοίγει την πλοήγηση, καταγράφει άφιξη, παράδοση ή μη παράδοση με αιτιολογία, παραλαβές, επιστροφές, είδη και παλέτες, και συλλέγει απόδειξη και μετρητά όπου το απαιτεί η εταιρεία. Πριν κλείσει η ημέρα ελέγχει ότι δεν έμεινε τίποτα χωρίς αναφορά, και συνεχίζει να λειτουργεί σε σύντομες απώλειες σήματος.

• Πλοήγηση στο Waze ή στους Χάρτες της Apple σε iPhone, βάσει διεύθυνσης ή ακριβών συντεταγμένων.
• Απαιτήσεις ανά οδηγό: φωτογραφία, υπογραφή, όνομα παραλήπτη, αναφορά παλετών και GPS.
• 34 γλώσσες, λειτουργία γαντιών με μεγάλα κουμπιά και ρυθμιζόμενο μέγεθος κειμένου.

Μάθετε περισσότερα για τις λειτουργίες της εφαρμογής οδηγού ή για το πώς αποκτάτε την εφαρμογή.

Απόδειξη παράδοσης

Οι πελάτες υπογράφουν το δελτίο παράδοσης στο κινητό του οδηγού — το PDF της παραγγελίας από το δικό σας σύστημα ή το κενό σας πρότυπο — με έως τρεις φωτογραφίες, παρατηρήσεις και επιστροφές. Τα υπογεγραμμένα δελτία αποθηκεύονται μαζί με την παραγγελία, αποστέλλονται με e-mail βάσει κανόνων και είναι διαθέσιμα ανά ημέρα ως ένα ZIP, ώστε μια διαφορά να λύνεται με ένα έγγραφο αντί για ένα τηλεφώνημα.

• Η υπογραφή μπορεί να μπλοκάρεται όταν λείπει το αρχείο του πρωτότυπου δελτίου ή όσο το GPS είναι απενεργοποιημένο.
• Τρεις διαδρομές e-mail: κάθε υπογραφή, υπογραφές με παρατήρηση, υπογραφές με επιστροφές.
• Ημερήσιο αρχείο POD και πρόσβαση μέσω Files API για τα δικά σας συστήματα.

Μάθετε περισσότερα για την απόδειξη παράδοσης.

Μετρητά και κλείσιμο ημέρας

Για επιχειρήσεις που εισπράττουν χρήματα κατά την παράδοση, το OptiRoutes καταγράφει μετρητά και επιταγές στον πελάτη και κλείνει την ημέρα κάθε οδηγού στο ταμείο. Το ταμείο παραλαμβάνει τον οδηγό πελάτη προς πελάτη, τσεκάρει κάθε έγγραφο, μετράει παλέτες και πλαστικά κιβώτια και τεκμηριώνει κάθε διαφορά με αιτιολογία· στη συνέχεια οι υπεύθυνοι αποστολών παραδίδουν στο οικονομικό τμήμα και το λογιστήριο εξάγει την αναφορά περιόδου.

• Οι πελάτες μετρητοίς αναγνωρίζονται από τη λέξη για τα μετρητά στην επωνυμία τους, σε οποιαδήποτε υποστηριζόμενη γλώσσα.
• Έξι καταστάσεις κλεισίματος, πέντε έλεγχοι ανά διαδρομή και ένα πλαίσιο ειδοποιήσεων για κάθε διαφορά.
• Αποδείξεις στους πελάτες που πλήρωσαν και επιβεβαιώσεις κατάθεσης στους οδηγούς, με e-mail.

Μάθετε περισσότερα για τα μετρητά και το κλείσιμο ημέρας.

Ζωντανή παρακολούθηση και διαχείριση αποστολών

Όσο οι διαδρομές βρίσκονται στον δρόμο, ο χάρτης διανομής σε πραγματικό χρόνο δείχνει τη διαδρομή κάθε οδηγού, την κατάσταση κάθε στάσης και τον χρονισμό της σε σχέση με το πλάνο ή το παράθυρο του πελάτη. Η ροή ημέρας της αρχικής οθόνης βάζει πρώτα ό,τι μπλοκάρει τη δουλειά — έναν οδηγό χωρίς θέση, μια διαδρομή που δεν ξεκίνησε στην ώρα της, παραγγελίες που δεν παραδόθηκαν — και το ιστορικό διαδρομών δείχνει την πορεία που πραγματικά διανύθηκε σε οποιαδήποτε περασμένη ημέρα.

• Στάσεις επισημασμένες ως παραδομένες, μη παραδομένες, παραδομένες με εξαίρεση ή σε εκκρεμότητα, με χρονισμό «στην ώρα», «με καθυστέρηση» ή «νωρίτερα».
• Φίλτρα για μη παραδομένες, χωρίς αναφορά ακόμη και εκτός ώρας.
• SMS και WhatsApp σε οδηγούς, υπεργολάβους, πελάτες και υπευθύνους.

Μάθετε περισσότερα για τη ζωντανή παρακολούθηση και διαχείριση αποστολών.

Παλέτες και φόρτωση φορτηγού

Το OptiRoutes διευθετεί τις παραγγελίες κάθε διαδρομής σε παλέτες στο φορτηγό μέσα στα όριά σας για τεμάχια, όγκο και βάρος, κρατά χωριστά ομάδες όπως τα ψυχόμενα και τα κατεψυγμένα και τοποθετεί τις παλέτες των πρώτων στάσεων κοντά στην πόρτα. Η διευθέτηση μπορεί να ελεγχθεί και να αλλάξει στην οθόνη, να γίνει από τον οδηγό στην εφαρμογή, να εκτυπωθεί για τους φορτωτές και να εξαχθεί με αριθμούς παλετών.

• Θέσεις παλετών ανά τύπο οχήματος, ζώνη ψύξης και όρια ανά τύπο παλέτας.
• Ακέραιοι πελάτες, δικές τους παλέτες για τους μεγάλους πελάτες και ομάδες ενοποίησης.
• Barcode οχημάτων για σάρωση cross-dock, για λειτουργίες που δουλεύουν με αυτόν τον τρόπο.

Μάθετε περισσότερα για τις παλέτες και τη φόρτωση φορτηγού.

Ειδοποιήσεις πελατών και χρονικά παράθυρα

Κάθε πελάτης μπορεί να έχει χρονικά παράθυρα παράδοσης ανά ημέρα της εβδομάδας, ο σχεδιασμός τα σέβεται και οι πελάτες ενημερώνονται πότε να περιμένουν τον οδηγό. Τα μηνύματα SMS περιέχουν τη δική του εκτιμώμενη άφιξη για κάθε πελάτη, προαιρετικά ως εύρος ωρών, και έναν σύνδεσμο παρακολούθησης προς μια σελίδα που δείχνει πότε αναμένεται ο οδηγός. Στη συνέχεια, η επισκόπηση περιόδου μετράει πόσες παραδόσεις έγιναν μέσα στο παράθυρο.

• Μηνύματα από την οθόνη διαδρομών, από την εφαρμογή του οδηγού, στο τέλος της προηγούμενης στάσης και στην έναρξη της διαδρομής.
• Ειδοποίηση στους υπευθύνους όταν ένας οδηγός παρακάμπτει μια στάση.
• Χρόνοι αναμονής για πελάτες γνωστούς για μεγάλες ουρές εκφόρτωσης.

Μάθετε περισσότερα για τις ειδοποιήσεις και τα χρονικά παράθυρα.

Αναφορές και βαθμολογίες οδηγών

Οι αναφορές οδηγών καλύπτουν οποιοδήποτε χρονικό διάστημα — εξαιρέσεις χρονικών παραθύρων, επισκέψεις, διαδρομές, αναφορές παραδόσεων με είδη, επιστροφές και παλέτες, εισπράξεις και έξοδα — και εξάγονται σε Excel. Η επισκόπηση περιόδου συγκρίνει τις τελευταίες 7 ή 14 ημέρες με την προηγούμενη περίοδο. Η απόδοση οδηγών βαθμολογεί τους οδηγούς με βάση τους δικούς σας σταθμισμένους στόχους και μετατρέπει τους στόχους που επιτεύχθηκαν σε προτάσεις μπόνους που εγκρίνει ένας διαχειριστής.

• Ποσοστό παράδοσης, μη παραδομένες, παράδοση εντός παραθύρου και οι συχνότερες αιτίες μη παράδοσης.
• Έως 12 δείκτες, στόχοι ανά ημέρα, εβδομάδα και μήνα, κανόνες μπόνους με κλιμάκια και μητρώο.
• Οι οδηγοί βλέπουν μόνο τη δική τους απόδοση στην εφαρμογή.

Μάθετε περισσότερα για τις αναφορές και τις βαθμολογίες οδηγών.

Γλώσσες και χώρες

Το web σύστημα, τα εγχειρίδια και τα e-mail του, καθώς και η εφαρμογή οδηγού διατίθενται σε 34 γλώσσες, μεταξύ των οποίων τα εβραϊκά και τα αραβικά από δεξιά προς τα αριστερά. Η χώρα της διεύθυνσης της επιχείρησής σας ορίζει τη γλώσσα της εταιρείας, το νόμισμα, τις μονάδες, τη μορφή αριθμών και ημερομηνιών και την πρώτη ημέρα της εβδομάδας, και κάθε χρήστης δουλεύει στη δική του γλώσσα.

• Μενού γλωσσών ταξινομημένα ανάλογα με τη χώρα της εταιρείας.
• Νόμισμα και μονάδες ως ετικέτες, ποτέ αθόρυβες μετατροπές.
• Οδηγοί και προσωπικό γραφείου, ο καθένας στη γλώσσα του, στις ίδιες διαδρομές.

Μάθετε περισσότερα για τις γλώσσες και τις χώρες και για τη σύνδεση των συστημάτων σας στη σελίδα διασυνδέσεων.

Πελάτες, οχήματα και ρυθμίσεις εταιρείας

Πίσω από τις καθημερινές οθόνες βρίσκονται τα στοιχεία που κάνουν τον σχεδιασμό ακριβή. Η Διαχείριση πελατών κρατά την επαληθευμένη διεύθυνση χάρτη κάθε πελάτη δίπλα στην αρχική, τον χρόνο στη στάση, τα χρονικά παράθυρα και τις σημειώσεις διανομής· ό,τι αποθηκεύετε εκεί ακολουθεί τον πελάτη σε κάθε παράδοση, και ένα αρχείο πελατών φορτώνει ή ενημερώνει πολλούς μαζί. Οι ρυθμίσεις οχημάτων περιέχουν τη χωρητικότητα και τις θέσεις παλετών κάθε τύπου οχήματος και τους τύπους φορτίου που μεταφέρει. Οι γραμμές συνδέουν έναν σταθερό αριθμό γραμμής με τον τακτικό της οδηγό και όχημα, ώστε η επιλογή του ενός να συμπληρώνει τα υπόλοιπα.

Ο έλεγχος μένει στον διαχειριστή. Οι χρήστες και οι ρόλοι καθορίζουν ποιος συνδέεται και τι βλέπει κάθε ρόλος, με διακόπτη προβολής και επεξεργασίας ανά οθόνη και ρόλο. Ένας χρήστης είναι συνδεδεμένος σε μία συσκευή κάθε φορά, και ένα ιστορικό αλλαγών ρυθμίσεων καταγράφει κάθε αποθήκευση — ποιος, πότε, η παλιά και η νέα τιμή. Τα κλειδιά API για τα συστήματά σας δημιουργούνται, περιορίζονται και ανακαλούνται από τον διαχειριστή, και κάθε κλήση καταγράφεται.

Βοήθεια ενσωματωμένη σε κάθε οθόνη

Κάθε οθόνη έχει ένα κουμπί Εγχειρίδιο χρήσης που ανοίγει το εγχειρίδιό της δίπλα στην οθόνη χωρίς να διακόπτει τη δουλειά, στη γλώσσα σας. Μια αναζήτηση καλύπτει όλα τα εγχειρίδια και ανοίγει το αποτέλεσμα στο σωστό κεφάλαιο, τα ονόματα πεδίων στο εγχειρίδιο επισημαίνουν το πεδίο στην οθόνη και ένα «i» δίπλα σε κάθε ρύθμιση εξηγεί τι κάνει και πότε ισχύει. Οι συμβουλές χαρακτηρίζονται ανά είδος — συντόμευση, σημείωση, προτείνεται, εξοικονόμηση χρόνου, συνηθισμένο λάθος — και εναλλάσσονται στην οθόνη όσο υπολογίζονται οι διαδρομές.

Η οθόνη Εκδόσεις παραθέτει τι περιέχει κάθε δημοσιευμένη έκδοση, με απλά λόγια, με συνδέσμους προς τα εγχειρίδια που ενημέρωσε, και το καμπανάκι Μηνύματα συγκεντρώνει τις ανακοινώσεις της ομάδας του OptiRoutes, με τις σημαντικές να επισημαίνονται με αστέρι. Οι νέες εταιρείες έχουν επίσης τον βοηθό πρώτων βημάτων, που μπορεί να ανοίγει δίπλα στο εγχειρίδιο και στην οθόνη που ρυθμίζεται.

Χειροκίνητος σχεδιασμός, υπολογιστικά φύλλα ή OptiRoutes;

Πολλές ομάδες ξεκινούν με διαδρομές φτιαγμένες με το χέρι ή σε υπολογιστικό φύλλο. Ο παρακάτω πίνακας συγκρίνει τους τρεις τρόπους εργασίας στις εργασίες μιας ημέρας διανομής. Περιγράφει την τυπική πρακτική, όχι κάποιο συγκεκριμένο προϊόν.

Για συγκρίσεις με συγκεκριμένα προϊόντα σχεδιασμού διαδρομών, δείτε τις σελίδες σύγκρισης.

Ποιες λειτουργίες να ρυθμίσετε πρώτα;

1. Στοιχεία επιχείρησης, οδηγοί και οι παραγγελίες μιας ημέρας — ο βοηθός πρώτων βημάτων τα καλύπτει και σχεδιάζει τις πρώτες σας διαδρομές.
2. Οχήματα και χωρητικότητα — ώστε ο σχεδιασμός να γεμίζει σωστά κάθε φορτηγό και να επισημαίνει μια διαδρομή που ξεπερνά τη χωρητικότητα.
3. Χρονικά παράθυρα και χρόνοι στάσης των πελατών — για πελάτες που παραλαμβάνουν σε συγκεκριμένες ώρες ή εκφορτώνουν αργά.
4. Απαιτήσεις της εφαρμογής οδηγού — αποφασίστε ποιοι οδηγοί χρειάζονται φωτογραφία, υπογραφή ή αναφορά παλετών πριν από την παραγωγική λειτουργία.
5. Τα επιπλέον που χρησιμοποιεί η επιχείρησή σας — το ταμείο για την αντικαταβολή, η διευθέτηση παλετών για φορτία σε παλέτες, η αυτόματη φόρτωση ή το Files API όταν το ERP σας πρέπει να τροφοδοτεί το OptiRoutes, και οι βαθμολογίες οδηγών όταν υπάρχουν δεδομένα μερικών εβδομάδων.

Ποιος χρησιμοποιεί ποιες λειτουργίες;

Το OptiRoutes έχει τέσσερις ρόλους γραφείου και τρεις ρόλους εφαρμογής, και ο καθένας βλέπει ό,τι χρειάζεται η δουλειά του. Ο διαχειριστής της εταιρείας μπορεί να αλλάξει, οθόνη προς οθόνη, ποιος ρόλος βλέπει ή επεξεργάζεται τι.

Διαφορετικοί κλάδοι στηρίζονται σε διαφορετικές λειτουργίες — οι διανομείς ψυχρής αλυσίδας στις παλέτες και στους τύπους φορτίου, οι επιχειρήσεις με αντικαταβολή στο ταμείο. Δείτε τις σελίδες κλάδων για το πώς μοιάζει η ημέρα ενός υπευθύνου σχεδιασμού στον καθένα.

Συχνές ερωτήσεις