Funkcie OptiRoutes

Čo OptiRoutes robí pre doručovaciu firmu?

Väčšina distribučných tímov vedie svoj deň vo viacerých nástrojoch: v objednávkovom systéme, tabuľke s trasami, telefonátoch a správach vodičom, papierových dodacích listoch a pokladničnej knihe. OptiRoutes zaplní medzery medzi nimi jedným tokom. Objednávky prichádzajú a overujú sa; trasy sa plánujú a upravujú; vodiči ich dostanú do telefónu a každú zastávku nahlásia s dokladom; kancelária sleduje terén naživo a na konci dňa pokladňa uzavrie každého vodiča oproti tomu, čo nahlásil.

Oblasti funkcií nižšie sledujú tento tok. Každá má vlastnú stránku s podrobnosťami, nastaveniami a otázkami, ktoré plánovači zvyčajne kladú. Nastavenie zaberie krátky sprievodca Začíname, vysvetlený v časti ako to funguje, a cena je za linku, vysvetlená v cenníku.

Plánovanie trás

Jadro OptiRoutes: od objednávok na daný deň po plán trás, každú s vodičom, vozidlom a zastávkami v správnom poradí. Objednávky sa načítajú z Excelu, CSV alebo vášho systému, každá adresa sa pred plánovaním overí na mape a sprievodca plánovaním rozdelí objednávky podľa metódy a limitov, ktoré zvolíte. Na obrazovke trás potom plán dolaďte presúvaním zastávok na mape alebo medzi kartami trás.

• Päť metód plánovania, od plánovania učiacou sa AI po zoskupenie podľa mesta alebo podľa liniek vo vašom súbore objednávok.
• Prioritné linky pre kľúčových zákazníkov alebo typy obsahu, doručovacie kolá a časové okná s niekoľkými úrovňami prísnosti.
• Uzamykanie, zálohy a jasná voľba, čo robiť s objednávkami, ktoré prídu po naplánovaní.

Prečítajte si viac o plánovaní trás.

Plánovanie s AI a zóny

Plánovanie učiacou sa AI rozdelí zastávky dňa medzi vašich vodičov a určí poradie každej trasy, pričom linky vytvára na základe skúseností z vašich nedávnych plánovaní a z trás, ktoré vaši vodiči skutočne jazdia. Pracuje v rámci vašich limitov zastávok, hodín, kilometrov a kapacity a na každej karte trasy si môžete otvoriť úvahy, z ktorých vychádza. Okrem toho vám oblasti doručovania a uzavreté zóny dávajú pevné rozdelenie tam, kde ho potrebujete.

• Metóda, ktorá sa prispôsobuje vášmu spôsobu práce: čím viac s ňou plánujete, tým viac sa trasy približujú vašej prevádzke.
• Oblasti doručovania nakreslené na mape, v šablóne pre každý deň v týždni, každá s pravidelným vodičom.
• Uzavreté zóny, ktoré sa vždy plánujú ako samostatné linky, ešte pred akýmkoľvek iným plánovaním.

Prečítajte si viac o plánovaní s AI a zónach.

Aplikácia pre vodičov

Vodiči dostávajú trasy do telefónu a prechádzajú nimi zastávku po zastávke. Aplikácia otvorí navigáciu, zaznamená príchod, doručenie alebo nedoručenie s dôvodom, vyzdvihnutia, vrátenia, položky a palety a tam, kde to firma vyžaduje, získa doklad a hotovosť. Pred uzavretím dňa skontroluje, že nič nezostalo nenahlásené, a funguje aj pri krátkych výpadkoch signálu.

• Navigácia vo Waze alebo na iPhone v Apple Maps, podľa adresy alebo presných súradníc.
• Požiadavky pre každého vodiča: fotografia, podpis, meno príjemcu, hlásenie paliet a GPS.
• 34 jazykov, režim v rukaviciach s veľkými tlačidlami a nastaviteľná veľkosť textu.

Prečítajte si viac o funkciách aplikácie pre vodičov alebo o tom, ako aplikáciu získať.

Doklad o doručení

Zákazníci podpíšu dodací list v telefóne vodiča – vlastné PDF vášho systému k objednávke alebo vašu prázdnu šablónu – s až tromi fotografiami, poznámkami a vráteniami. Podpísané listy sa ukladajú pri objednávke, posielajú e-mailom podľa pravidiel a sú k dispozícii za každý deň ako jeden ZIP, takže spor vyrieši dokument namiesto telefonátu.

• Podpisovanie sa dá zablokovať bez súboru originálneho listu alebo pri vypnutom GPS.
• Tri e-mailové smery: každý podpis, podpisy s poznámkou, podpisy s vráteniami.
• Denný archív POD a prístup cez API pre súbory pre vaše vlastné systémy.

Prečítajte si viac o doklade o doručení.

Hotovosť a uzávierka dňa

Pre firmy, ktoré vyberajú peniaze pri doručení, OptiRoutes zaznamenáva hotovosť a šeky u zákazníka a uzatvára deň každého vodiča v pokladni. Pokladňa preberá vodiča zákazníka po zákazníkovi, odškrtne každý doklad, spočíta palety a plastové prepravky a každý rozdiel zdokumentuje s dôvodom; dispečeri potom odovzdajú peniaze finančnému oddeleniu a účtovníctvo exportuje zostavu za obdobie.

• Hotovostní zákazníci rozpoznaní podľa slova pre hotovosť v názve, v ktoromkoľvek podporovanom jazyku.
• Šesť stavov uzávierky, päť kontrol na trasu a pole upozornení pre každý rozdiel.
• Potvrdenia platiacim zákazníkom a potvrdenia o vklade vodičom, e-mailom.

Prečítajte si viac o hotovosti a uzávierke dňa.

Sledovanie naživo a dispečing

Kým sú trasy na ceste, mapa distribúcie v reálnom čase ukazuje trasu každého vodiča, stav každej zastávky a jej časovanie oproti plánu alebo oknu zákazníka. Priebeh dňa na domovskej obrazovke dáva na prvé miesto to, čo blokuje prácu – vodiča bez polohy, trasu, ktorá nezačala načas, nedoručené objednávky –, a história jázd ukazuje skutočne prejdenú cestu v ktorýkoľvek minulý deň.

• Zastávky označené ako doručené, nedoručené, doručené s výnimkou alebo čakajúce, s časovaním načas, s oneskorením alebo predčasne.
• Filtre pre nedoručené, ešte nenahlásené a nie načas.
• SMS a WhatsApp vodičom, subdodávateľom, zákazníkom a manažérom.

Prečítajte si viac o sledovaní naživo a dispečingu.

Palety a nakládka vozidiel

OptiRoutes usporiada objednávky každej trasy na palety vo vozidle v rámci vašich limitov kusov, objemu a hmotnosti, drží skupiny, ako je chladený a mrazený tovar, oddelene a palety prvých zastávok umiestni pri dverách. Usporiadanie sa dá skontrolovať a zmeniť na obrazovke, môže ho urobiť vodič v aplikácii, dá sa vytlačiť pre nakladačov a exportovať s číslami paliet.

• Paletové miesta pre každý typ vozidla, chladená zóna a limity pre jednotlivé typy paliet.
• Nedelení zákazníci, vlastné palety pre veľkých zákazníkov a konsolidačné skupiny.
• Čiarové kódy vozidiel na skenovanie pri prekládke (cross-dock) pre prevádzky, ktoré takto pracujú.

Prečítajte si viac o paletách a nakládke vozidiel.

Upozornenia zákazníkov a časové okná

Každý zákazník môže mať časové okná doručenia pre jednotlivé dni v týždni, plánovanie ich rešpektuje a zákazníci sa dozvedia, kedy majú vodiča očakávať. SMS správy obsahujú vlastný odhadovaný príchod každého zákazníka, voliteľne ako hodinový rozsah, a odkaz na stránku, ktorá ukazuje, kedy sa vodič očakáva. Prehľad obdobia potom zmeria, koľko doručení sa uskutočnilo v okne.

• Správy z obrazovky trás, z aplikácie vodiča, na konci predchádzajúcej zastávky a na začiatku trasy.
• Upozornenie manažérom, keď vodič vynechá zastávku.
• Čakacie doby pre zákazníkov známych dlhými frontami na vykládku.

Prečítajte si viac o upozorneniach a časových oknách.

Zostavy a hodnotenie vodičov

Zostavy vodičov pokrývajú ľubovoľné obdobie – výnimky z časových okien, návštevy, trasy, hlásenia o doručení s položkami, vrátenia a palety, výbery a výdavky – a exportujú sa do Excelu. Prehľad obdobia porovnáva posledných 7 alebo 14 dní s predchádzajúcim obdobím. Výkonnosť vodičov hodnotí vodičov podľa vašich vlastných vážených cieľov a splnené ciele premieňa na návrhy bonusov, ktoré schvaľuje manažér.

• Miera doručenia, nedoručené, doručenie v okne a najčastejšie dôvody nedoručenia.
• Až 12 ukazovateľov, ciele na deň, týždeň a mesiac, pravidlá bonusov so stupňami a kniha bonusov.
• Vodiči vidia v aplikácii len svoju vlastnú výkonnosť.

Prečítajte si viac o zostavách a hodnotení vodičov.

Jazyky a krajiny

Webový systém, jeho príručky a e-maily aj aplikácia pre vodičov sú dostupné v 34 jazykoch vrátane hebrejčiny a arabčiny písaných sprava doľava. Krajina adresy vašej firmy nastaví jazyk spoločnosti, menu, jednotky, formáty čísel a dátumov a prvý deň v týždni a každý používateľ pracuje vo vlastnom jazyku.

• Menu jazykov zoradené podľa krajiny spoločnosti.
• Mena a jednotky ako označenia, nikdy nie tiché prepočty.
• Vodiči aj pracovníci kancelárie, každý vo vlastnom jazyku, na tých istých trasách.

Prečítajte si viac o jazykoch a krajinách a o prepojení vašich systémov na stránke integrácií.

Zákazníci, vozidlá a nastavenia spoločnosti

Za dennými obrazovkami stoja záznamy, vďaka ktorým je plánovanie presné. Správa zákazníkov uchováva overenú adresu každého zákazníka na mape vedľa pôvodnej, čas zastávky, časové okná a distribučné poznámky; čo tam uložíte, ide so zákazníkom do každej dodávky, a súbor zákazníkov ich načíta alebo aktualizuje hromadne. Nastavenia vozidiel obsahujú kapacitu a paletové miesta každého typu vozidla a typy obsahu, ktoré prepravuje. Linky spájajú pevné číslo linky s jej pravidelným vodičom a vozidlom, takže výberom jedného sa doplní zvyšok.

Kontrola zostáva v rukách manažéra. Používatelia a roly určujú, kto sa prihlasuje a čo každá rola vidí, s prepínačom zobrazenia a úprav pre každú obrazovku a rolu. Používateľ je prihlásený vždy len na jednom zariadení a denník zmien nastavení zaznamenáva každé uloženie – kto, kedy a starú a novú hodnotu. Kľúče API pre vaše systémy vytvára, obmedzuje a ruší manažér a každé volanie sa zaznamenáva.

Pomoc zabudovaná do každej obrazovky

Každá obrazovka má tlačidlo Používateľská príručka, ktoré otvorí jej príručku vedľa obrazovky bez blokovania práce, vo vašom jazyku. Vyhľadávanie prechádza všetkými príručkami a otvorí výsledok v správnej kapitole, názvy polí v príručke zvýraznia pole na obrazovke a „i“ pri každom nastavení vysvetľuje, čo robí a kedy platí. Tipy sú označené podľa druhu – skratka, poznámka, odporúčané, šetrič času, častá chyba – a striedajú sa na obrazovke, kým sa počítajú trasy.

Obrazovka Verzie uvádza jednoduchými slovami, čo obsahuje každá zverejnená verzia, s odkazmi na príručky, ktoré aktualizovala, a zvonček Správy zhromažďuje oznámenia od tímu OptiRoutes, pričom dôležité sú označené hviezdičkou. Nové spoločnosti dostanú aj sprievodcu Začíname, ktorý sa môže otvoriť vedľa príručky a nastavovanej obrazovky.

Ručné plánovanie, tabuľky alebo OptiRoutes?

Mnohé tímy začínajú s trasami vytváranými ručne alebo v tabuľke. Tabuľka nižšie porovnáva tieto tri spôsoby práce pri úlohách distribučného dňa. Opisuje bežnú prax, nie konkrétny produkt.

Porovnania s konkrétnymi produktmi na plánovanie trás nájdete na stránkach porovnaní.

Ktoré funkcie nastaviť ako prvé?

1. Údaje o firme, vodiči a objednávky na jeden deň – sprievodca Začíname ich pokryje a naplánuje vaše prvé trasy.
2. Vozidlá a ich kapacita – aby plánovanie každé vozidlo naplnilo správne a označilo trasu nad kapacitou.
3. Časové okná a časy zastávok zákazníkov – pre zákazníkov, ktorí preberajú tovar v pevných hodinách alebo vykladajú pomaly.
4. Požiadavky aplikácie pre vodičov – pred ostrým spustením rozhodnite, ktorí vodiči potrebujú fotografiu, podpis alebo hlásenie paliet.
5. Doplnky, ktoré vaša firma využíva – pokladňa pri dobierke, usporiadanie paliet pri paletizovanom náklade, automatické načítanie alebo API pre súbory, keď má váš ERP napájať OptiRoutes, a hodnotenie vodičov, keď sú k dispozícii dáta za niekoľko týždňov.

Kto používa ktoré funkcie?

OptiRoutes má štyri roly v kancelárii a tri roly v aplikácii a každá vidí to, čo jej práca potrebuje. Manažér spoločnosti môže obrazovku po obrazovke zmeniť, ktorá rola čo vidí alebo upravuje.

Rôzne odvetvia sa opierajú o rôzne funkcie – distribútori v chladiarenskom reťazci o palety a typy obsahu, firmy s dobierkou o pokladňu. Ako vyzerá deň plánovača v každom z nich, nájdete na stránkach odvetví.

Často kladené otázky