Funciones de OptiRoutes

¿Qué hace OptiRoutes por una empresa de reparto?

La mayoría de los equipos de distribución gestionan su jornada con varias herramientas: un sistema de pedidos, una hoja de cálculo para las rutas, llamadas y mensajes a los conductores, notas de entrega en papel y un libro de caja. OptiRoutes sustituye los huecos entre ellas por un único flujo. Los pedidos entran y se comprueban; las rutas se planifican y se ajustan; los conductores las reciben en el teléfono e informan de cada parada con pruebas; la oficina sigue el terreno en directo; y al final del día la caja cierra la jornada de cada conductor frente a lo que informó.

Las áreas de funciones que siguen respetan ese flujo. Cada una tiene su propia página con los detalles, la configuración y las preguntas que suelen hacer los planificadores. La puesta en marcha se hace con un breve asistente de Primeros pasos, explicado en cómo funciona, y el precio es por línea, explicado en precios.

Planificación de rutas

El núcleo de OptiRoutes: de los pedidos del día a un plan de rutas, cada una con un conductor, un vehículo y las paradas en el orden correcto. Los pedidos se cargan desde Excel, CSV o su sistema, cada dirección se comprueba en el mapa antes de planificar, y el asistente de planificación reparte los pedidos según el método y los límites que elija. Después, en la pantalla de rutas, usted afina el plan arrastrando paradas en el mapa o entre tarjetas de ruta.

• Cinco métodos de planificación, desde la planificación con IA que aprende hasta la agrupación por ciudad o según las líneas de su archivo de pedidos.
• Líneas prioritarias para clientes clave o tipos de contenido, rondas de reparto y ventanas de tiempo con varias opciones de rigor.
• Bloqueo, copias de seguridad y una elección clara de qué hacer con los pedidos que llegan después de planificar.

Más información sobre la planificación de rutas.

Planificación con IA y zonas

La planificación con IA que aprende reparte las paradas del día entre sus conductores y ordena cada ruta, construyendo las líneas a partir de la experiencia de sus planificaciones recientes y de las rutas que sus conductores realmente recorren. Trabaja dentro de sus límites de paradas, horas, kilómetros y capacidad, y en cada tarjeta de ruta puede abrir los criterios que hay detrás. A su alrededor, las áreas de entrega y las zonas cerradas le dan divisiones fijas donde las necesita.

• Un método que se adapta a su forma de trabajar: cuanto más planifica con él, más se acercan las rutas a su operación.
• Áreas de entrega dibujadas en el mapa, en una plantilla por día de la semana, cada una con su conductor habitual.
• Zonas cerradas que siempre se planifican como líneas propias, antes que cualquier otra planificación.

Más información sobre la planificación con IA y zonas.

Aplicación del conductor

Los conductores reciben sus rutas en el teléfono y las recorren parada a parada. La aplicación abre la navegación, registra la llegada, la entrega o la no entrega con un motivo, las recogidas, las devoluciones, los artículos y los palets, y recoge las pruebas y el efectivo cuando la empresa lo exige. Antes de cerrar el día comprueba que no queda nada sin informar, y sigue funcionando durante breves pérdidas de cobertura.

• Navegación en Waze, o en Apple Maps en el iPhone, por dirección o por coordenadas exactas.
• Requisitos por conductor: foto, firma, nombre del receptor, informe de palets y GPS.
• 34 idiomas, un modo guantes con botones grandes y tamaño de texto ajustable.

Más información sobre las funciones de la aplicación del conductor o sobre cómo obtener la aplicación.

Prueba de entrega

Los clientes firman la nota de entrega en el teléfono del conductor (el PDF propio del pedido que envía su sistema o su plantilla en blanco), con hasta tres fotos, observaciones y devoluciones. Las notas firmadas se guardan con el pedido, se envían por correo electrónico según reglas y están disponibles por día en un único ZIP, de modo que una discrepancia se resuelve con un documento en lugar de con una llamada.

• La firma puede bloquearse si falta el archivo original de la nota o mientras el GPS está desactivado.
• Tres destinos de correo: todas las firmas, las firmas con observación y las firmas con devoluciones.
• Un archivo POD diario y acceso mediante la API de archivos para sus propios sistemas.

Más información sobre la prueba de entrega.

Efectivo y cierre del día

Para las empresas que cobran en la entrega, OptiRoutes registra el efectivo y los cheques en el cliente y cierra la jornada de cada conductor en la caja. La caja recibe al conductor cliente por cliente, marca cada documento, cuenta los palets y los plastones y documenta cada diferencia con un motivo; después, los despachadores entregan a finanzas y contabilidad exporta el informe por rango de fechas.

• Clientes de contado reconocidos por la palabra que designa el efectivo en su nombre, en cualquier idioma admitido.
• Seis estados de cierre, cinco comprobaciones por ruta y un cuadro de alertas para cada diferencia.
• Recibos a los clientes que pagan y confirmaciones de depósito a los conductores, por correo electrónico.

Más información sobre el efectivo y cierre del día.

Seguimiento en tiempo real y despacho

Mientras las rutas están en la calle, el mapa de distribución en tiempo real muestra la ruta de cada conductor, el estado de cada parada y su puntualidad frente al plan o la ventana del cliente. La Página de inicio pone primero lo que bloquea el trabajo (un conductor sin ubicación, una ruta que no salió a tiempo, pedidos no entregados), y el historial de viajes muestra el recorrido realmente realizado cualquier día pasado.

• Paradas marcadas como entregadas, no entregadas, entregadas con incidencia o pendientes, con puntualidad a tiempo, con retraso o con adelanto.
• Filtros de no entregadas, aún sin informar y fuera de hora.
• SMS y WhatsApp a conductores, subcontratistas, clientes y responsables.

Más información sobre el seguimiento en tiempo real y despacho.

Palets y carga de camiones

OptiRoutes organiza en palets dentro del camión los pedidos de cada ruta, respetando sus límites de unidades, volumen y peso, mantiene separados grupos como refrigerados y congelados, y coloca junto a la puerta los palets de las primeras paradas. La organización puede revisarse y cambiarse en pantalla, hacerla el conductor en la aplicación, imprimirse para los cargadores y exportarse con los números de palet.

• Huecos para palets por tipo de vehículo, una zona refrigerada y límites por tipo de palet.
• Clientes que se mantienen enteros, palets propios para grandes clientes y grupos de consolidación.
• Códigos de barras de vehículos para el escaneo de cross-docking, en las operaciones que trabajan así.

Más información sobre palets y carga de camiones.

Avisos a clientes y ventanas de tiempo

Cada cliente puede tener ventanas de tiempo de entrega por día de la semana, la planificación las respeta y los clientes saben cuándo esperar al conductor. Los SMS incluyen la hora estimada de llegada de cada cliente, opcionalmente como franja horaria, y un enlace de seguimiento a una página que muestra cuándo se espera al conductor. Después, la revisión del período mide cuántas entregas se hicieron dentro de la ventana.

• Mensajes desde la pantalla de rutas, desde la aplicación del conductor, al terminar la parada anterior y al iniciar la ruta.
• Un aviso a los responsables cuando un conductor se salta una parada.
• Tiempos de espera para los clientes conocidos por sus largas colas de descarga.

Más información sobre los avisos y las ventanas de tiempo.

Informes y puntajes de conductores

Los informes de conductores cubren cualquier rango de fechas (excepciones de ventana de tiempo, visitas, rutas, informes de entrega con artículos, devoluciones y palets, cobros y gastos) y se exportan a Excel. La revisión del período compara los últimos 7 o 14 días con el período anterior. El desempeño de conductores puntúa a cada conductor frente a sus propios objetivos ponderados y convierte los objetivos cumplidos en propuestas de bono que aprueba un responsable.

• Tasa de entrega, no entregados, entregas dentro de la ventana y los motivos de no entrega más frecuentes.
• Hasta 12 métricas, objetivos por día, semana y mes, reglas de bonos con niveles y un registro.
• Los conductores solo ven su propio desempeño en la aplicación.

Más información sobre los informes y puntajes de conductores.

Idiomas y países

El sistema web, sus guías y correos electrónicos y la aplicación del conductor están disponibles en 34 idiomas, incluidos el hebreo y el árabe de derecha a izquierda. El país de la dirección de su empresa define el idioma de la empresa, la moneda, las unidades, los formatos de número y fecha y el primer día de la semana, y cada usuario trabaja en su propio idioma.

• Menús de idioma ordenados según el país de la empresa.
• Moneda y unidades como etiquetas, nunca conversiones silenciosas.
• Conductores y personal de oficina, cada uno en su propio idioma, sobre las mismas rutas.

Más información sobre idiomas y países y sobre cómo conectar sus sistemas en la página de integraciones.

Clientes, vehículos y configuración de la empresa

Detrás de las pantallas diarias están los registros que hacen precisa la planificación. Gestión de clientes guarda la dirección verificada en el mapa de cada cliente junto a la original, el tiempo en la parada, las ventanas de tiempo y las notas de distribución; lo que guarda allí acompaña al cliente en cada entrega, y un archivo de clientes carga o actualiza muchos a la vez. La configuración de vehículos contiene la capacidad y los huecos para palets de cada tipo de vehículo y los tipos de contenido que transporta. Las líneas vinculan un número de línea fijo con su conductor y su vehículo habituales, de modo que al elegir uno se rellena el resto.

El control lo tiene el responsable. Usuarios y roles decide quién inicia sesión y qué ve cada rol, con un interruptor de ver y otro de editar por pantalla y rol. Un usuario solo puede tener la sesión iniciada en un dispositivo a la vez, y un registro de cambios de configuración anota cada guardado: quién, cuándo, y el valor anterior y el nuevo. Las claves de API para sus sistemas las crea, limita y revoca el responsable, y cada llamada queda registrada.

Ayuda integrada en cada pantalla

Cada pantalla tiene un botón Guía de usuario que abre su guía junto a la pantalla sin bloquear el trabajo, en su idioma. Un buscador recorre todas las guías y abre el resultado en el capítulo correcto, los nombres de campo de la guía resaltan el campo en la pantalla, y una “i” junto a cada ajuste explica qué hace y cuándo se aplica. Los consejos se etiquetan por tipo (atajo, nota, recomendado, ahorro de tiempo, error frecuente) y van rotando en pantalla mientras se calculan las rutas.

La pantalla Versiones enumera lo que contiene cada versión publicada, en palabras sencillas, con enlaces a las guías que actualizó, y la campana de Mensajes reúne los avisos del equipo de OptiRoutes, con los importantes marcados con una estrella. Las empresas nuevas también disponen del asistente de Primeros pasos, que puede abrirse junto a la guía y a la pantalla que se está configurando.

¿Planificación manual, hojas de cálculo u OptiRoutes?

Muchos equipos empiezan con rutas hechas a mano o en una hoja de cálculo. La tabla siguiente compara las tres formas de trabajar en las tareas de una jornada de distribución. Describe la práctica habitual, no un producto concreto.

Para comparativas con productos de planificación de rutas concretos, consulte las páginas de comparativas.

¿Qué funciones conviene configurar primero?

1. Datos de la empresa, conductores y los pedidos de un día: el asistente de Primeros pasos los cubre y planifica sus primeras rutas.
2. Los vehículos y su capacidad: para que la planificación llene bien cada camión y marque una ruta que supere la capacidad.
3. Las ventanas de tiempo y los tiempos de parada de los clientes: para los clientes que reciben a horas fijas o descargan despacio.
4. Los requisitos de la aplicación del conductor: decida qué conductores necesitan una foto, una firma o un informe de palets antes de empezar a trabajar en real.
5. Los extras que usa su empresa: la caja para el cobro contra reembolso, la organización de palets para cargas paletizadas, la carga automática o la API de archivos cuando su ERP deba alimentar OptiRoutes, y los puntajes de conductores cuando haya unas semanas de datos.

¿Quién usa qué funciones?

OptiRoutes tiene cuatro roles de oficina y tres roles de aplicación, y cada uno ve lo que su trabajo necesita. El responsable de la empresa puede cambiar, pantalla por pantalla, qué ve o edita cada rol.

Cada sector se apoya en funciones distintas: los distribuidores de cadena de frío, en los palets y los tipos de contenido; las empresas de cobro contra reembolso, en la caja. Consulte las páginas de sectores para ver cómo es la jornada de un planificador en cada uno.

Preguntas frecuentes