La aplicación del conductor: de la primera parada al final del día
La aplicación del conductor de OptiRoutes pone la ruta de cada conductor en su teléfono: las paradas del día en orden, la navegación hasta cada una, informes de entrega con firmas y fotos, cobro de efectivo y cheques, recuento de palets y una comprobación de fin de jornada. La oficina decide qué debe hacer cada conductor en una parada, y todo lo que el conductor informa llega a la oficina a medida que avanza el día.
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¿Qué hacen los conductores en la aplicación de OptiRoutes?
El conductor inicia sesión con el correo electrónico y la contraseña que definió la oficina, ve la ruta que se le ha enviado y la recorre parada a parada. En cada cliente informa de su llegada, marca la entrega como realizada o no, recoge una firma y fotos cuando son obligatorias, registra el efectivo y los cheques y cuenta los palets. Al final del día, la aplicación comprueba que no ha quedado nada sin informar y el conductor cierra la jornada.
La aplicación está pensada para la carretera: botones grandes, una lista que muestra solo lo que importa en cada parada y botones rápidos para los casos habituales. Funciona en 34 idiomas y está disponible en iOS y Android. Esta página explica el flujo de trabajo; la página de la aplicación del conductor trata la instalación, el inicio de sesión, los permisos y la privacidad.
La lista de la ruta: las paradas del día en orden
La lista de la ruta es la pantalla de inicio del conductor. Una ruta aparece en ella en cuanto la oficina la envía desde la pantalla de rutas; según la configuración de la empresa, el conductor también puede ver rutas aún no cerradas o rutas de los próximos días. Junto a cada parada, la lista puede mostrar la cantidad (con un punto de color según el tipo de contenido, como refrigerado o congelado), el número de pedido y el número de factura, y un símbolo de moneda junto a un cliente de contado para que el conductor recuerde cobrar.
La oficina decide qué puede cambiar el conductor en la ruta:
- Entrega de un toque: un botón V marca una parada como entregada y un botón X como no entregada, cuando no se exige firma ni foto.
- Unir clientes en una sola parada cuando varios pedidos van al mismo lugar.
- Elegir la parada de inicio con el icono de chincheta, una vez iniciada la ruta.
- Reordenar la ruta en el servidor desde el teléfono.
- Añadir un pedido para un cliente existente.
Otro ajuste traslada los pedidos no entregados de ayer al final de la ruta de hoy cuando el conductor la abre, para que no se olvide nada pendiente. Las flechas de día permiten al conductor consultar otros días, salvo que la empresa las oculte para que solo vea el día actual. Con los informes en días futuros activados, un conductor puede incluso empezar antes la ruta de mañana e informar de sus entregas.
Informar de una entrega en el cliente
Con el botón Llegué activado, el conductor informa primero de su llegada y se registra la hora; las opciones de entrega solo se abren después. A continuación, el conductor informa de lo ocurrido:
- Entregado, parcial o no entregado: una no entrega puede exigir un motivo, elegido de la lista preparada por la oficina en lugar de escrito.
- Recogidas: recogido o no recogido, para los pedidos que se recogen en el cliente.
- Devoluciones: con una nota de devolución de una lista preparada.
- Artículos: con la gestión de artículos, el conductor actualiza cuánto se ha suministrado de cada código de artículo.
- Palets: cuántos se entregaron y se recogieron, normales o plastones, cuando el informe de palets está activado.
- Ubicación del cliente: actualizar la ubicación del cliente desde el teléfono cuando el punto en el mapa es incorrecto.
Un informe enviado por error no es un problema: Cancelar y volver a informar reabre el pedido en el teléfono y cancela también el informe anterior en el servidor, junto con su informe de cobro.
Prueba de entrega en la aplicación
Cuando se exige una prueba, el conductor no puede terminar la entrega sin ella. La oficina puede exigir una foto de la nota de entrega, la firma del receptor en la pantalla, el nombre del receptor y un informe de palets, para todos los conductores o por conductor. Con la firma digital en la nota de entrega activada, el cliente firma en la aplicación con hasta tres fotos, observaciones y devoluciones: sobre la propia nota de entrega del pedido cuando su sistema la ha enviado, o sobre su plantilla de firma en blanco cuando no.
Los campos que usted elija (por ejemplo, el número de pedido y el importe) se muestran al conductor y al cliente durante la firma. Donde la cobertura es débil, la firma puede enviarse en segundo plano para que el conductor siga adelante al instante. Después de firmar, el conductor puede compartir la nota de entrega firmada desde el teléfono. El flujo completo, incluido adónde se envían por correo las notas firmadas, está en la página de prueba de entrega.
Cobro de efectivo y cheques
Al marcar la llegada a un cliente de contado se abre un aviso con el importe a cobrar según el pedido. La pantalla de cobro recoge el efectivo, el importe en cheques, el número de cheques y una nota libre, con el importe a cobrar sobre los campos. Si lo cobrado difiere de lo debido, la aplicación exige un motivo de la lista de motivos de diferencia de la oficina. Un cliente de contado entregado sin informe de cobro se marca como pendiente, y el conductor lo completa desde la lista de paradas antes de terminar la jornada. Lo que ocurre después en la oficina se explica en la página de efectivo y cierre del día.
Palets y carga en la aplicación
Las empresas que mueven mercancía en palets pueden dejar que el conductor organice los palets de la ruta en la aplicación, en lugar de que lo haga la oficina en pantalla. Con el informe de palets activado, el conductor registra en cada parada cuántos palets se entregaron y se recogieron, por separado o juntos, y si son palets normales o plastones; los totales aparecen en el correo electrónico que se envía al terminar la ruta y se vuelven a contar en la caja. La lógica completa de los palets está en la página de palets y carga de camiones.
El final de la jornada
Cuando se ha informado de todos los pedidos de la ruta, la aplicación pregunta si el conductor ha terminado la jornada. Antes de permitir el cierre, comprueba y enumera todo lo que sigue abierto: pedidos sin informar, firmas que el servidor no aceptó, pedidos entregados cuya nota firmada no se encontró en el servidor, clientes de contado sin informe de cobro e informes de cobro fallidos. Cada elemento abre el pedido al que pertenece, y Reintentar vuelve a enviar lo pendiente.
Después, el conductor ve los totales de los informes de cobro del día y declara lo que realmente trae de vuelta: efectivo, cheques y número de cheques. Esa declaración pasa la ruta a “pendiente de cierre” en la caja de la oficina. Por defecto, las paradas de las que el conductor ya ha informado se cierran al terminar la jornada; la oficina puede mantenerlas abiertas para que aún se pueda corregir un informe.
Cobertura débil y momentos sin conexión
Los conductores pierden la cobertura en sótanos, almacenes y carreteras rurales. La aplicación guarda en el teléfono el informe de una parada completada antes de intentar enviarlo, marca la parada como hecha y envía el informe guardado cuando vuelve la conexión; un informe todavía pendiente aparece como “pendiente de envío”. Una cancelación hecha sin conexión se envía de la misma forma. Para terminar la jornada se necesita conexión, porque la aplicación primero se asegura de que el servidor ha recibido todos los informes y firmas.
Lo que controla la oficina
La aplicación del conductor sigue la configuración de la empresa, que la oficina define en el sistema web. La aplicación la recibe cuando el conductor inicia sesión, así que un conductor que no ve un cambio cierra la sesión y vuelve a iniciarla. Un usuario solo puede tener la sesión iniciada en un dispositivo: al iniciar sesión en otro teléfono se cierra la del anterior, y tras un cambio de contraseña el conductor vuelve a entrar con la nueva.
| Ajuste | Efecto en la aplicación |
|---|---|
| Foto, firma, nombre del receptor o informe de palets obligatorios | El conductor no puede terminar una entrega hasta completarlo; se define por conductor. |
| GPS obligatorio | La aplicación se bloquea hasta que el conductor permite la ubicación “siempre”, el GPS está activado y hay una ubicación reciente. |
| Acceso a la ubicación y a la cámara obligatorio | Sin ellos, la aplicación explica cómo permitirlos y espera. |
| Motivo en caso de no entrega | El informe no puede terminarse sin un motivo de la lista preparada. |
| Botón Llegué | La llegada se informa y se registra su hora antes de cualquier opción de entrega. |
| Rutas aún no cerradas / rutas de los próximos días | Si el conductor ve rutas que todavía se están planificando y rutas con fecha futura. |
| Observaciones preparadas | Las listas de las que el conductor elige para entregas, devoluciones, no entregas, recogidas y diferencias de caja. |
| Dirección de informes de entrega | Cada informe de entrega se envía también a otro sistema suyo en una dirección web. |
Idiomas, modo guantes y puntajes personales
La aplicación se abre en el idioma del teléfono cuando es uno de los 34 idiomas admitidos, y el conductor puede cambiar de idioma desde el menú en cualquier momento; el hebreo y el árabe se muestran de derecha a izquierda. La pantalla tiene dos modos: normal, compacto, con más paradas en pantalla, y guantes, con botones grandes. La oficina puede definir el modo predeterminado para los conductores nuevos, y cada conductor puede además agrandar o reducir el texto.
Cuando la empresa usa puntajes de conductores, el conductor ve “Mi desempeño” en la aplicación: sus objetivos y su avance, su puntaje y, si la oficina lo permite, su puesto en la clasificación y el estado de su bono. Un conductor solo ve sus propias cifras. El personal que recibe a los conductores en el almacén puede iniciar sesión en la misma aplicación y usarla como cajero, y hay escaneo de cross-docking disponible para operaciones de cross-docking: consúltenos.
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Preguntas frecuentes
¿Necesitan los conductores una cuenta aparte?
Cada conductor es un usuario de su empresa. La oficina crea el conductor con un nombre, un correo electrónico y una contraseña de la aplicación, y el conductor inicia sesión en la aplicación con esos datos.
¿Qué apps de navegación abre la aplicación del conductor?
Waze en cualquier teléfono, y Apple Maps en el iPhone. El destino es la dirección del cliente, o el punto exacto en el mapa cuando la navegación por coordenadas está activada.
¿Puede la aplicación exigir una firma antes de terminar una entrega?
Sí. La oficina puede exigir una firma, una foto, el nombre del receptor y un informe de palets, para todos los conductores o para conductores concretos.
¿Qué pasa cuando el conductor no tiene cobertura?
El informe de una parada completada se guarda en el teléfono y se envía cuando vuelve la conexión. Para terminar la jornada se necesita conexión, para que la aplicación pueda confirmar que han llegado todos los informes.
¿Pueden los conductores usar la aplicación en su propio idioma?
Sí. La aplicación admite 34 idiomas, se abre en el idioma del teléfono cuando está admitido, y el conductor puede cambiarlo desde el menú.
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