Förarappen: från första stoppet till dagens slut

Vad gör förarna i OptiRoutes app?

En förare loggar in med den e-postadress och det lösenord som kontoret har angett, ser rutten som har skickats och arbetar sig igenom den stopp för stopp. Hos varje kund rapporterar föraren ankomst, markerar leveransen som levererad eller inte, tar en signatur och foton när det krävs, registrerar kontanter och checkar och räknar pallar. Vid dagens slut kontrollerar appen att inget har lämnats orapporterat, och föraren avslutar dagen.

Appen är byggd för vägen: stora knappar, en lista som bara visar det som är viktigt vid ett stopp och snabbknappar för de vanligaste fallen. Den fungerar på 34 språk och finns för iOS och Android. Den här sidan förklarar arbetsflödet; sidan om förarappen handlar om installation, inloggning, behörigheter och integritet.

Ruttlistan: dagens stopp i ordning

Ruttlistan är förarens startskärm. En rutt visas där när kontoret skickar den från ruttskärmen; beroende på företagets inställning kan föraren också se rutter som ännu inte är stängda, eller kommande dagars rutter. Bredvid varje stopp kan listan visa antalet – med en färgad prick efter innehållstyp, som kylt eller fryst – ordernumret och fakturanumret, samt en valutasymbol bredvid en kontantkund så att föraren kommer ihåg att ta betalt.

Kontoret bestämmer vad föraren får ändra i rutten:

• Leverans med ett tryck – en V-knapp markerar ett stopp som levererat och en X-knapp som inte levererat, när ingen signatur eller inget foto krävs.
• Slå ihop kunder till ett stopp när flera beställningar ska till samma plats.
• Välj ett startstopp med nålikonen, när rutten har startat.
• Ändra ordningen i rutten på servern från telefonen.
• Lägg till en beställning för en befintlig kund.

En annan inställning flyttar gårdagens ej levererade beställningar till slutet av dagens rutt när föraren öppnar den, så att inget missat glöms bort. Med dagpilarna kan föraren titta på andra dagar, om inte företaget döljer dem så att föraren bara ser den aktuella dagen. Med rapportering på kommande dagar aktiverad kan en förare till och med starta morgondagens rutt tidigt och rapportera dess leveranser.

Navigering till varje stopp

Från vilket stopp som helst öppnar föraren navigering i Waze – Waze-appen när den är installerad, annars Waze-länken – eller i Apple Maps på en iPhone. Destinationen skickas som adresstext, eller, när företaget aktiverar navigering via koordinater, som kundens exakta kartpunkt. Koordinater hjälper när kundadresserna är oprecisa; tillsammans med erbjudandet att rätta en kunds adress utifrån förarens position når föraren rätt grind och adressen blir rättad till nästa gång.

En telefonknapp ringer kunden, och föraren kan skicka ett sms till kunden med beräknad ankomst, med en formulering som kontoret skriver i SMS-inställningarna.

Rapportera en leverans hos kunden

Med knappen Framme aktiverad rapporterar föraren ankomsten först och tiden registreras; leveransalternativen öppnas först därefter. Sedan rapporterar föraren vad som hände:

• Levererat, delvis eller inte levererat – en utebliven leverans kan kräva en orsak, som väljs ur kontorets färdiga lista i stället för att skrivas in.
• Upphämtningar – hämtat eller inte hämtat, för beställningar som hämtas hos kunden.
• Returer – med en returanteckning från en färdig lista.
• Artiklar – med artikelhantering uppdaterar föraren hur mycket av varje artikelkod som levererades.
• Pallar – hur många som levererades och hämtades, vanliga pallar eller plastbackar, när pallrapportering är aktiverad.
• Kundens position – uppdatera kundens position från telefonen när kartpunkten är fel.

En rapport som skickats av misstag är inget problem: Avbryt och rapportera igen öppnar beställningen på nytt i telefonen och annullerar även den tidigare rapporten på servern, tillsammans med dess inkasseringsrapport.

Leveransbevis i appen

När bevis krävs kan föraren inte slutföra en leverans utan det. Kontoret kan kräva ett foto av följesedeln, mottagarens signatur på skärmen, mottagarens namn och en pallrapport, för alla förare eller per förare. Med digital signatur på följesedeln aktiverad signerar kunden i appen med upp till tre foton, anmärkningar och returer – på beställningens egen följesedel när ditt system har skickat en, annars på din tomma signeringsmall.

Fält som du väljer – till exempel ordernummer och belopp – visas för föraren och kunden under signeringen. Där mottagningen är svag kan signaturen skickas i bakgrunden så att föraren kan köra vidare direkt. Efter signeringen kan föraren dela den signerade följesedeln från telefonen. Hela arbetsflödet, inklusive vart signerade följesedlar mejlas, finns på sidan om leveransbevis.

Ta emot kontanter och checkar

När föraren markerar ankomst hos en kontantkund öppnas en avisering med beloppet att betala enligt beställningen. Inkasseringsskärmen tar emot kontanter, checkbelopp, antal checkar och en fri anteckning, med beloppet att betala visat ovanför fälten. Om det inkasserade skiljer sig från det som skulle betalas kräver appen en orsak från kontorets lista över differensorsaker. En kontantkund som levererats utan inkasseringsrapport flaggas som saknad, och föraren kompletterar den från stopplistan innan dagen avslutas. Vad som händer sedan på kontoret förklaras på sidan om kontanter och dagsavslut.

Pallar och lastning i appen

Företag som flyttar gods på pall kan låta föraren placera ruttens pallar i appen i stället för att kontoret placerar dem på skärmen. Med pallrapportering aktiverad registrerar föraren vid varje stopp hur många pallar som levererades och hämtades, var för sig eller tillsammans, och om det är vanliga pallar eller plastbackar; totalerna visas i e-postmeddelandet som skickas när rutten avslutas och räknas tillbaka i kassan. Hela pallogiken finns på sidan om pallar och lastning.

Dagens slut

När alla beställningar på rutten är rapporterade frågar appen om föraren har avslutat dagen. Innan dagen får stängas kontrollerar och listar appen allt som fortfarande är öppet: beställningar som inte rapporterats, signaturer som servern inte godkände, levererade beställningar vars signerade följesedel inte hittades på servern, kontantkunder utan inkasseringsrapport och inkasseringsrapporter som misslyckades. Varje punkt öppnar den beställning den hör till, och Försök igen skickar på nytt det som väntar.

Föraren ser sedan totalerna för dagens inkasseringsrapporter och deklarerar vad som faktiskt lämnas in – kontanter, checkar och antal checkar. Den deklarationen ger rutten status ”väntar på avslut” i kontorets kassa. Som standard stängs de stopp som föraren redan har rapporterat när dagen är slut; kontoret kan hålla dem öppna så att en rapport fortfarande kan rättas.

Svag täckning och stunder offline

Förare tappar täckningen i källare, lager och på landsvägar. Appen sparar en färdig stopprapport i telefonen innan den försöker skicka den, markerar stoppet som klart och skickar den sparade rapporten när anslutningen kommer tillbaka; en rapport som fortfarande väntar visas som ”väntar på att skickas”. En annullering som görs utan anslutning skickas på samma sätt. För att avsluta dagen krävs en anslutning, eftersom appen först säkerställer att servern har tagit emot varje rapport och signatur.

Vad kontoret styr

Förarappen följer företagets inställningar, som kontoret anger i webbsystemet. Appen tar emot dem när föraren loggar in, så en förare som inte ser en ändring loggar ut och in igen. En användare kan bara vara inloggad på en enhet: inloggning på en annan telefon loggar ut den föregående, och efter ett lösenordsbyte loggar föraren in igen med det nya lösenordet.

Språk, handskläge och personliga poäng

Appen öppnas på telefonens språk när det är ett av de 34 språk som stöds, och föraren kan när som helst byta språk i menyn; hebreiska och arabiska visas från höger till vänster. Visningen har två lägen: normalt, kompakt, med fler stopp på skärmen, och handskar, med stora knappar. Kontoret kan ange standardläge för nya förare, och varje förare kan också göra texten större eller mindre.

Där företaget använder förarpoäng ser föraren ”Min prestation” i appen: sina mål och sin utveckling, poäng och, om kontoret tillåter det, sin placering i rankningen och sin bonusstatus. En förare ser aldrig något annat än sina egna siffror. Personal som tar emot förare på depån kan logga in i samma app och använda den som kassör, och cross-dock-skanning finns för cross-dock-verksamhet – fråga oss.

Vanliga frågor