Ruttplanering för livsmedels- och dryckesdistributörer

Hur ser en planerares dag ut hos en livsmedels- och dryckesdistributör?

Dagen börjar oftast innan lagret har plockat klart. Beställningarna kommer från affärssystemet eller säljteamet som en fil: livsmedelsbutiker, kaféer, restauranger, kiosker och några stormarknader, var och en med sina egna mottagningstider. Vissa kunder tar bara torrvaror, andra även kylda och frysta produkter, och stormarknaderna lossar vid en kaj med kö. Planeraren måste bestämma, ofta inom en timme, vilken lastbil som åker vart, i vilken ordning och med vilka pallar ombord.

Sedan börjar undantagen. En restaurang ringer och säger att den stänger kl. 11.00 i dag. En ny kunds adress är ett byggnadsnamn utan gatunummer. Två förare är lediga, och en kylbil står på verkstaden. Sena beställningar fortsätter att komma in efter att rutterna redan har skrivits ut, och planeraren måste avgöra om de ska läggas på en öppen rutt, på en ny rutt eller vänta till i morgon. Samtidigt betalar vissa kunder föraren vid leverans, och kontoret behöver veta vid dagens slut exakt hur mycket kontanter och hur många checkar varje förare har med sig tillbaka.

På eftermiddagen flyttas frågorna ut till fältet: vilka stopp som fortfarande väntar, vem som är sen, vilka leveranser som nekades och varför och vilka signerade följesedlar som ännu inte har kommit in. När förarna kommer tillbaka stämmer kassan av det de har tagit emot mot det de har rapporterat, och morgondagens beställningar har redan börjat komma in.

OptiRoutes följer exakt den här ordningen. Skärmen Dagsflöde visar dagens faser – beställningar in, adresser klara, ruttplanering, förare tilldelade, skickat till förarna, ute på fältet, dagen stängd – och vad du ska trycka på härnäst.

Vilka funktioner i OptiRoutes är viktigast för livsmedels- och dryckesdistributörer?

• Beställningar från en fil eller automatisk inläsning. Ladda upp en Excel- eller CSV-fil, eller låt systemet hämta dagens beställningar från din filserver utan ett klick. Kolumnnamnen mappas en gång i inställningarna. Se Integrationer.
• Adresskontroll före planeringen. Varje leverans får en status – giltig, att granska eller ogiltig – och en röd adress blockerar uppladdningen tills den har rättats. En permanent adress och en permanent anteckning stannar hos kunden vid alla framtida inläsningar.
• Tidsfönster per kund och veckodag. En kund kan ha flera tidsfönster, för alla dagar eller för en viss dag. Omsorteringen kan följa fönstren, behålla ett stopp som missar sitt fönster eller flytta det till de ej tilldelade stoppen. Se Tidsfönster.
• Väntetider för kedjor. Lista kunder som är kända för långa lossningsköer utifrån en del av namnet, med det antal minuter de brukar ta. Deras stopptid ställs in automatiskt och namnet markeras på ruttkortet.
• Innehållstyper: torrt, kylt, fryst. Definiera innehållstyper och ge varje fordon den typ det transporterar. När rutterna delas upp efter prioriterade linjer med en grupp skickas inte en kylbil som är inställd som kyld ut på en torr rutt. På kartan visar en markörform per innehållstyp vilket stopp som får frysvaror.
• Pallar och lastplan. Gränser per pall (antal, volym, vikt), en kylzon vid kylaggregatet, pallar uppdelade efter grupper och en placering som ställer de första stoppens pallar närmast dörren. Skriv ut pallplaceringen åt lastarna. Se Pallar och lastning.
• Omgångar. En morgonomgång och en middagsomgång samma dag, var och en med egen flik på skärmarna för beställningar och rutter.
• Kontantkunder. En kund vars namn innehåller ordet för kontant markeras i förarappen; föraren registrerar kontanter och checkar vid stoppet, och kassan stänger varje förares dag.
• Signerade följesedlar. Kunden signerar följesedeln i appen, med upp till tre foton, anmärkningar och returer. Signerade följesedlar kan mejlas automatiskt – varje signatur, signaturer med anmärkning och signaturer med returer, var och en till sin egen adress. Se Leveransbevis.

Hur passar sena beställningar och ändringar in i en plan som redan finns?

När nya leveranser kommer in en dag som redan har rutter frågar OptiRoutes vad som ska göras med dem före planeringen: lägga dem på nya rutter, lämna dem bland omgångens ej tilldelade stopp för manuell placering, lägga var och en på närmaste öppna rutt, ta med låsta rutter också eller planera om alla dagens beställningar. Låsta rutter rörs aldrig om du inte själv väljer det – lås de rutter som redan har lämnat depån eller som du har kommit överens om med en kund.

För en snabb ändring drar du ett stopp från ett ruttkort till ett annat, eller drar en markör på kartan till ett stopp i en annan rutt. Före en större ändring kan ruttskärmen säkerhetskopiera dagens rutter och återställa dem med ett klick. Omsorteringen räknar om ankomsttiderna enligt den metod du väljer: fullständig omsortering efter tidsfönster, enbart tider och sträckor med bibehållen ordning eller fullständig omsortering utan tidsfönster.

Vilka nyckeltal bör en livsmedels- och dryckesdistributör följa?

Tabellen nedan är ett illustrativt exempel med påhittade siffror för en medelstor distributör som kör 12 linjer om dagen. Den visar vad du ska mäta och var siffran syns i OptiRoutes; den är inget påstående om resultaten hos någon kund till OptiRoutes.

Planerade kilometer i OptiRoutes är sträckan i den senaste planeringen, inte den faktiskt körda sträckan; varje förares faktiska sträcka kan kontrolleras i resehistoriken på skärmen Distribution i realtid.

Hur kommer en livsmedelsdistributör igång med OptiRoutes?

Registrera dig på webbplatsen, verifiera din e-postadress och ange företagsuppgifterna; kom igång-guiden leder dig sedan genom förare, planeringsmetod, beställningar, planering och förarappen. Den gratis provperioden varar i 3 dagar med upp till 50 adresser per dag och kräver inget kort. Efter provperioden betalar du i förskott efter det genomsnittliga antalet linjer per dag – se Priser.

Vanliga frågor