Planowanie tras dla dystrybutorów żywności i napojów

Jak wygląda dzień planisty u dystrybutora żywności i napojów?

Dzień zwykle zaczyna się, zanim magazyn skończy kompletację. Zamówienia napływają z ERP lub od działu sprzedaży w postaci pliku: sklepy spożywcze, kawiarnie, restauracje, kioski i kilka oddziałów sieci supermarketów, każdy z własnymi godzinami przyjęć. Niektórzy klienci biorą tylko towary suche, inni także chłodzone i mrożone, a oddziały supermarketów rozładowują się przy rampie z kolejką. Planista musi zdecydować, często w ciągu godziny, która ciężarówka jedzie dokąd, w jakiej kolejności i z jakimi paletami na pokładzie.

Potem zaczynają się wyjątki. Restauracja dzwoni, że dziś zamyka o 11:00. Adres nowego klienta to nazwa budynku bez numeru ulicy. Dwóch kierowców jest na urlopie, a jedna chłodnia stoi w warsztacie. Spóźnione zamówienia napływają, gdy trasy są już wydrukowane, a planista musi zdecydować, czy dodać je do otwartej trasy, utworzyć nową, czy zostawić na jutro. Tymczasem część klientów płaci kierowcy przy dostawie, a biuro musi na koniec dnia wiedzieć dokładnie, ile gotówki i ile czeków przywozi każdy kierowca.

Po południu pytania przenoszą się w teren: które przystanki jeszcze czekają, kto się spóźnia, które dostawy odrzucono i dlaczego, a których podpisanych dowodów dostawy jeszcze nie ma. Gdy kierowcy wracają, kasa porównuje to, co pobrali, z tym, co zaraportowali, a zamówienia na następny dzień już napływają.

OptiRoutes odwzorowuje dokładnie tę kolejność. Ekran przebiegu dnia pokazuje etapy dnia – zamówienia napłynęły, adresy w porządku, planowanie, kierowcy przypisani, wysłane do kierowców, w terenie, dzień zamknięty – oraz to, co kliknąć jako następne.

Które funkcje OptiRoutes są najważniejsze dla dystrybutorów żywności i napojów?

• Zamówienia z pliku lub wczytywane automatycznie. Wystarczy wczytać plik Excel lub CSV albo pozwolić systemowi pobrać zamówienia z danego dnia z serwera plików bez żadnego kliknięcia. Nazwy kolumn mapuje się raz w ustawieniach. Zobacz integracje.
• Weryfikacja adresów przed planowaniem. Każda dostawa otrzymuje status – prawidłowa, do sprawdzenia lub nieprawidłowa – a czerwony adres blokuje wczytanie do czasu poprawienia. Stały adres i stała uwaga pozostają przy kliencie przy każdym kolejnym wczytaniu.
• Okna czasowe dla każdego klienta i dnia tygodnia. Klient może mieć kilka okien – na wszystkie dni lub na konkretny dzień. Zmiana kolejności może uwzględniać okna, zostawiać na trasie przystanek poza oknem lub przenosić go do nieprzypisanych przystanków. Zobacz okna czasowe.
• Czasy oczekiwania dla sieci. Klientów znanych z długich kolejek do rozładunku wpisuje się na listę według fragmentu nazwy, z liczbą minut, które zwykle zajmują. Ich czas postoju ustawia się samoczynnie, a nazwa jest wyróżniona na karcie trasy.
• Typy zawartości: suche, chłodzone, mrożone. Definiuje się typy zawartości i przypisuje każdemu pojazdowi typ, który przewozi. Przy podziale według linii priorytetowych z grupą chłodnia ustawiona jako chłodzona nie zostanie wysłana na trasę z towarem suchym. Na mapie kształt znacznika dla każdego typu zawartości pokazuje, który przystanek dostaje mrożonki.
• Palety i układ w ciężarówce. Limity na paletę (sztuki, objętość, waga), strefa chłodzona przy agregacie, palety dzielone według grup i układ, który stawia palety pierwszych przystanków przy drzwiach. Układ palet można wydrukować dla magazynierów. Zobacz palety i załadunek ciężarówki.
• Rundy. Runda poranna i południowa tego samego dnia, każda z własną zakładką na ekranach zamówień i tras.
• Klienci gotówkowi. Klient, którego nazwa zawiera słowo oznaczające gotówkę, jest oznaczony w aplikacji kierowcy; kierowca rejestruje gotówkę i czeki na przystanku, a kasa zamyka dzień każdego kierowcy.
• Podpisane dowody dostawy. Klient podpisuje dowód dostawy w aplikacji, z możliwością dołączenia do trzech zdjęć, uwag i zwrotów. Podpisane dowody mogą być wysyłane e-mailem automatycznie – każdy podpis, podpisy z uwagą i podpisy ze zwrotami, każdy rodzaj na własny adres. Zobacz potwierdzenie dostawy.

Jak spóźnione zamówienia i zmiany wpasowują się w istniejący plan?

Gdy nowe dostawy trafiają do dnia, który ma już trasy, OptiRoutes przed planowaniem pyta, co z nimi zrobić: umieścić je na nowych trasach, zostawić w nieprzypisanych przystankach rundy do ręcznego rozmieszczenia, dodać każdą do najbliższej otwartej trasy, uwzględnić także zablokowane trasy lub zaplanować od nowa wszystkie zamówienia dnia. Zablokowanych tras system nie rusza, chyba że tak się zdecyduje – warto blokować trasy, które już wyjechały z bazy lub zostały uzgodnione z klientem.

Przy szybkiej poprawce wystarczy przeciągnąć przystanek z jednej karty trasy na drugą lub przeciągnąć znacznik na mapie na przystanek innej trasy. Przed dużą zmianą ekran tras może utworzyć kopię zapasową tras dnia i przywrócić je jednym kliknięciem. Zmiana kolejności przelicza godziny przyjazdu wybraną metodą: pełna zmiana kolejności według okien czasowych, samo przeliczenie godzin i odległości z zachowaniem kolejności lub pełna zmiana kolejności bez okien czasowych.

Jakie KPI powinien śledzić dystrybutor żywności i napojów?

Poniższa tabela to przykład poglądowy z fikcyjnymi liczbami dla średniej wielkości dystrybutora z 12 liniami dziennie. Pokazuje, co mierzyć i gdzie dana wartość pojawia się w OptiRoutes; nie jest to twierdzenie dotyczące wyników żadnego klienta OptiRoutes.

Planowane kilometry w OptiRoutes to odległość z ostatniego planowania, a nie faktycznie przejechana; rzeczywistą drogę każdego kierowcy można sprawdzić w historii przejazdów na ekranie dystrybucji w czasie rzeczywistym.

Jak dystrybutor żywności może zacząć z OptiRoutes?

Wystarczy zarejestrować się na stronie, zweryfikować adres e-mail i wpisać dane firmy; kreator pierwszych kroków przeprowadzi następnie przez kierowców, metodę planowania, zamówienia, planowanie i aplikację kierowców. Bezpłatny okres próbny trwa 3 dni, obejmuje do 50 adresów dziennie i nie wymaga karty. Po okresie próbnym płaci się z góry według średniej liczby linii dziennie – zobacz cennik.

Najczęściej zadawane pytania