Najczęściej zadawane pytania

OptiRoutes to oprogramowanie do planowania tras dla firm, które dostarczają towary własnymi kierowcami. Wczytuje zamówienia na dany dzień, weryfikuje każdy adres na mapie, dzieli przystanki między kierowców w granicach ładowności pojazdów i okien czasowych klientów, a następnie wysyła trasy do aplikacji Optiroutes Driver. Kierowcy raportują dostawy, podpisy, zdjęcia i gotówkę; biuro śledzi pracę w terenie w czasie rzeczywistym i zamyka dzień w kasie.

Wystarczy zarejestrować się na stronie, podając adres e-mail. Na ten adres przychodzi 6-cyfrowy kod, po czym wpisuje się dane firmy, kraj i hasło. Konto otwiera się od razu, logowanie następuje bez ponownego wpisywania hasła, a kreator pierwszych kroków uruchamia się samoczynnie. Rozmowa z działem sprzedaży nie jest potrzebna, a bezpłatny okres próbny nie wymaga karty.

Trzech rzeczy: adresu firmy (z niego trasy wyjeżdżają i do niego wracają), imion i adresów e-mail kierowców (każdy kierowca potrzebuje własnego adresu e-mail) oraz zamówień z jednego dnia – pliku z firmowego systemu w formacie Excel lub CSV albo kilku zamówień wpisanych w kreatorze. Typy pojazdów i ich ładowność pomagają w planowaniu i można je dodać pierwszego dnia.

Prowadzi do pierwszych tras w siedmiu krokach: dane firmy i ustawienia lokalne, kierowcy, sposób planowania tras, zamówienia, planowanie tras, aplikacja kierowców oraz podsumowanie z informacją, co jest gotowe, a czego brakuje. Każda zmiana jest zapisywana od razu, każdy krok można otworzyć bezpośrednio, a po rozpoczęciu pracy kreator pozostaje dostępny w menu. Zobacz jak to działa.

Gdy zamówienia są wczytane, a adresy poprawione, przycisk „Zaplanuj moje trasy” w kreatorze planuje wszystkie dzisiejsze zamówienia, które nie są jeszcze na żadnej trasie. Trwa to od kilku sekund do minuty. Następnie obok kreatora otwiera się ekran tras, na którym można przenosić przystanki między trasami, zmieniać kolejność, zmieniać kierowców i blokować to, co ustalone.

Interfejs webowy jest dostępny w 34 językach, z układem od prawej do lewej dla hebrajskiego i arabskiego. Po wybraniu adresu firmy jej kraj ustala język firmy, walutę, jednostki odległości, wagi i objętości, formaty liczb, dat i godzin, pierwszy dzień tygodnia i dni robocze. Później można je zmienić w danych firmy. Zobacz języki i kraje.

Tak. Każdy krok kreatora pierwszych kroków wychodzi od tego, co system już zawiera, więc sprawdza się zarówno w nowej firmie, jak i w firmie z istniejącymi klientami i trasami. Klientów można wczytać z pliku Excel lub CSV wraz ze zweryfikowanymi adresami, czasami postoju i godzinami otwarcia, a stałe linie można wprowadzić z ich stałym kierowcą i pojazdem.

Ceny zaczynają się od $49 za linię miesięcznie. Płaci się z góry, według średniej liczby linii dziennie w danym miesiącu. Każda linia obejmuje określoną liczbę przystanków, a każdy dodatkowy przystanek kosztuje nieco więcej. Cena dla konkretnej firmy może różnić się od ceny wyjściowej w zależności od kraju i pakietu; po zalogowaniu widać ją na ekranach cennika i rozliczeń. Zobacz cennik.

Linia to jedna trasa jednego dnia z co najmniej jednym przystankiem. Jeśli w poniedziałek trzech kierowców jedzie po jednej trasie, poniedziałek ma trzy linie. Cena miesięczna opiera się na średniej liczbie linii dziennie w dniach pracy, więc spokojny i pracowity dzień się równoważą. Trasa nieprzypisanych, w której są zamówienia spoza wszystkich tras, nie jest liczona.

Weźmy przykład ceny $49 za linię miesięcznie. Przy średniej 10 linii dziennie miesiąc kosztuje $490. Dni z 8 liniami i dni z 12 liniami dają średnio 10 – cena jest ta sama. Do średniej wliczają się tylko dni pracy. Każdy dzień roboczy pobiera z salda swoją dzienną część, a rozliczenie na koniec miesiąca wyrównuje sumę dokładnie do średniej.

Każda linia obejmuje określoną liczbę przystanków. W przykładzie, w którym linia obejmuje 50 przystanków, a każdy dodatkowy przystanek kosztuje jednego dolara, linia z 60 przystankami kosztuje $49 plus $10, czyli $59 miesięcznie. Liczba przystanków wliczonych dla danej firmy i cena dodatkowego przystanku są widoczne na karcie „Jak naliczamy opłaty” na ekranie rozliczeń.

Kartą, z góry. Na ekranie rozliczeń należy kliknąć Doładuj, wybrać kwotę (sugerowana wystarcza na mniej więcej miesiąc pracy) lub wpisać inną i zapłacić na bezpiecznej stronie płatności. Saldo aktualizuje się w ciągu kilku sekund. Gdy obowiązuje VAT, ceny są podawane netto, a VAT doliczany jest do płatności kartą. Każda płatność ma link do potwierdzenia i faktury, jeśli są dostępne.

Wstrzymane zostaje tylko nowe planowanie tras do czasu zasilenia salda; zamówienia, trasy i kierowcy w terenie działają normalnie. Aby uniknąć przestoju na samym końcu miesiąca, w ostatniej jednej piątej miesiąca saldo może spaść poniżej zera, maksymalnie o 20% prognozy na dany miesiąc. Pomarańczowy pasek ostrzega, gdy saldo wystarcza już tylko na kilka dni roboczych.

Tak. Przy doładowaniu wystarczy zaznaczyć „zapisz kartę do automatycznego doładowania”. Od tej chwili, gdy saldo spadnie poniżej wybranej kwoty, karta zostaje obciążona wybraną kwotą doładowania. Funkcję można w każdej chwili wyłączyć lub zmienić kwoty. Jest zalecana, bo dzięki niej planowanie tras nigdy nie zatrzyma się w środku dnia pracy.

Kreator planowania oferuje planowanie według linii z pliku, grupowanie według miast lub dzielnic, według obszarów dostaw, planowanie Learning AI oraz maksymalne wykorzystanie. Planowanie Learning AI buduje linie na podstawie doświadczeń z ostatnich planowań; maksymalne wykorzystanie skraca łączny czas pracy wszystkich tras, jak tylko się da, w granicach ładowności pojazdów. Najczęściej używana metoda zapisuje się jako domyślna. Zobacz planowanie tras.

Tak. Klient może mieć kilka okien – na wszystkie dni lub na konkretny dzień tygodnia. Metodą zmiany kolejności może być pełna zmiana kolejności według okien czasowych, a opcje decydują, czy wyjazd jest opóźniany, aby uniknąć czekania, czy przystanek poza oknem zostaje na trasie, czy też trafia do nieprzypisanych przystanków. Ostrzeżenie na karcie trasy informuje, gdy nie wszystkie przystanki da się obsłużyć w ich oknach.

Tak. Każdy typ pojazdu ma ładowność wyrażoną w ilości, wadze, objętości i miejscach paletowych, a planowanie nigdy jej nie przekracza. Trasa bez pojazdu korzysta z limitów ładowności z kroku ustawień kreatora. Na karcie trasy paski ładowności zmieniają kolor na czerwony powyżej ładowności pojazdu i na pomarańczowy poniżej minimum.

Planowanie tras najpierw pyta, co z nimi zrobić: umieścić je na nowych trasach, zostawić w nieprzypisanych przystankach rundy do ręcznego rozmieszczenia, dodać każde do najbliższej otwartej trasy, uwzględnić także zablokowane trasy albo zaplanować od nowa wszystkie zamówienia dnia, zachowując tylko trasy zablokowane. Przed ponownym planowaniem wszystkiego warto zablokować trasy, które już wyjechały.

Tak. Przystanek można przeciągnąć z jednej karty trasy na drugą, przeciągnąć kilka zaznaczonych przystanków naraz albo przeciągnąć znacznik na mapie na przystanek innej trasy. Wiele przystanków zaznacza się narzędziem wielokąta, koła lub rysowania odręcznego, aby połączyć je w jedną trasę. Dwukrotne kliknięcie przystanku na mapie pozwala ręcznie ustalić kolejność trasy, a przypięcie przystanku zachowuje jego miejsce przy kolejnej zmianie kolejności.

Runda to fala dostaw w ciągu tego samego dnia, np. runda poranna i południowa. Każde zamówienie i każda trasa mają rundę, a gdy dzień ma więcej niż jedną rundę, ekrany zamówień i tras pokazują zakładkę dla każdej rundy. Runda występująca w pliku zamówień tworzy się samoczynnie z godzinami dnia pracy. Godzina rozpoczęcia rundy to godzina wyjazdu trasy bez własnej godziny startu, a godzina zakończenia ogranicza godzinę przyjazdu obiecaną w wiadomości o rozpoczęciu trasy.

Tak. Obszary rysuje się na mapie jako wielokąty, linie lub koła, każdemu przypisuje stałego kierowcę i przechowuje w szablonach – po jednym na każdy dzień tygodnia. Gdy planowanie dzieli według obszarów, przystanki są najpierw rozdzielane według obszarów danego dnia, a trasa każdego obszaru otrzymuje jego linię i kierowcę. Aby sprawdzić pokrycie, można wczytać dostawy lub klientów jako punkty na mapę obszarów.

Ekran tras może edytować jednocześnie tylko jeden użytkownik. Jeśli pracuje na nim ktoś inny, widać jego nazwisko, od kiedy i z jakiego urządzenia pracuje, wraz z opcją odłączenia go od ekranu. Odłączenie najpierw automatycznie zapisuje jego pracę, a potem otwiera ekran dla nowej osoby – dlatego przed kliknięciem warto to z nim uzgodnić.

Kierowcy korzystają z Optiroutes Driver – aplikacji kierowcy OptiRoutes na iPhone’a i Androida. W kreatorze pierwszych kroków kierowcy mogą też zeskanować kod QR, który otwiera aplikację w przeglądarce telefonu; po dodaniu do ekranu głównego otwiera się jak każda inna aplikacja. Przycisk „Wyślij kierowcom” przygotowuje wiadomość WhatsApp z adresem aplikacji. Zobacz aplikacja kierowcy.

Biuro tworzy każdego kierowcę z imieniem, adresem e-mail i hasłem do aplikacji i przekazuje mu te dane. Użytkownik jest zalogowany jednocześnie tylko na jednym urządzeniu: zalogowanie na innym urządzeniu wylogowuje pierwsze. Po zmianie hasła kierowca zostaje wylogowany i loguje się ponownie nowym hasłem.

Kierowca widzi dzisiejszą trasę i przystanki, rozpoczyna trasę, nawiguje do każdego przystanku w Waze lub Mapach Apple, zgłasza przyjazd i oznacza każdy przystanek jako dostarczony lub niedostarczony z podaniem powodu. Tam, gdzie firma tego potrzebuje, kierowca zbiera podpis i zdjęcia, rejestruje pobraną gotówkę i czeki oraz palety, a na koniec dnia deklaruje sumy i kończy dzień.

Tak. Dla każdego kierowcy można włączyć wymagane zdjęcie przy dostawie, wymagany podpis, wymagane nazwisko odbiorcy lub wymagany raport palet. Każdy wymagany element blokuje zakończenie dostawy, dopóki nie zostanie uzupełniony. Przy podpisie cyfrowym na dowodzie dostawy klient podpisuje sam dowód, do którego można dołączyć do trzech zdjęć, uwagi i zwroty. Zobacz potwierdzenie dostawy.

Tylko jeśli firma na to pozwoli. Ustawienia decydują, czy kierowca może wybrać przystanek początkowy, łączyć klientów w jeden przystanek, zmieniać kolejność trasy na serwerze lub dodać zamówienie dla istniejącego klienta. Inne ustawienia decydują, czy kierowca widzi trasy jeszcze niezamknięte przez biuro i trasy na kolejne dni. Przystanek początkowy wymaga dwóch ustawień – samej opcji i ikony pinezki – i działa dopiero po rozpoczęciu trasy. Gdy kierowca sam pominie przystanek, opcjonalny raport SMS od razu informuje o tym kierowników.

Nie. Kierowcy nigdy za nic nie płacą. Firma płaci za usługę planowania tras na stronie internetowej, według linii, jako usługę biznesową. Dodawanie kierowców nie zwiększa liczby licencji ani opłat: cena zależy od zaplanowanych linii, a nie od liczby kierowców czy użytkowników biura.

Na ekranie dystrybucji w czasie rzeczywistym: po wybraniu kierowcy widać trasę na mapie, przystanki w kolejności, planowany i rzeczywisty przyjazd oraz status każdego przystanku – dostarczono, nie dostarczono, dostarczono z odstępstwem lub w toku. Filtry pokazują, co nie zostało dostarczone, co nie zostało jeszcze zaraportowane lub co jest opóźnione. Zobacz śledzenie na żywo i dyspozycja.

Aplikacja Optiroutes Driver wykorzystuje lokalizację do przekazywania dyspozytorowi postępu dostaw, gdy trasa jest aktywna, także gdy aplikacja działa w tle. Firma może dodatkowo wymagać włączonej lokalizacji – uprawnienie „Zezwalaj zawsze”, włączony GPS i aktualna lokalizacja – zanim aplikacja będzie dostępna; to ustawienie dla każdego kierowcy, którym zarządza biuro.

Użytkownicy biura mają role – kierownik, planista, dyspozytor i finanse – a kierownik może edytować, co każda rola widzi i może zmieniać. Na przykład użytkownik działu finansów trafia od razu do kasy, planiści nie widzą kasy, a rozliczenia widzi tylko kierownik lub dział finansów. W wynikach kierowców kierowca widzi tylko własne dane, nigdy nazwisk ani liczb innych kierowców.

Każdy klucz API nosi nazwę systemu, który z niego korzysta, otrzymuje tylko potrzebne uprawnienia i może być ograniczony do dozwolonych adresów IP. Klucz jest wyświetlany tylko raz, przy tworzeniu. W razie podejrzenia wycieku klucz należy unieważnić i utworzyć nowy; unieważnienie działa w ciągu 30 sekund.

Doładowania opłaca się na bezpiecznej stronie płatności otwieranej z ekranu rozliczeń. Karta jest zapisywana tylko wtedy, gdy przy płatności wybierze się automatyczne doładowanie. Anulowanie na stronie płatności nie powoduje żadnego obciążenia, a każda płatność ma na ekranie rozliczeń link do potwierdzenia i faktury, jeśli są dostępne. Zwrot środków, jeśli zostanie uzgodniony z OptiRoutes, pojawia się w historii aktywności i na liście płatności.

Polityka prywatności wyjaśnia, jakie dane zbiera strona i usługa oraz w jakim celu, a regulamin i regulamin dla kierowców dotyczą usługi i aplikacji kierowcy. Wszelkie pytania dotyczące danych prosimy kierować na adres yoni@optiroutes.com.

Zamówienia wczytuje się z plików Excel lub CSV. Gdy zamówienia są pobierane z serwera, plik może mieć format CSV, JSON lub TXT o stałej szerokości. Dla każdego pola systemu – adresu, nazwy klienta, numeru zamówienia, ilości i innych – w ustawieniach wczytywania raz wpisuje się nazwę kolumny z pliku; dla pliku TXT – pozycje znaków. Klientów również można wczytać z plików Excel lub CSV.

Tak. Przy automatycznym wczytywaniu zamówienia napływają samoczynnie z folderu firmy na serwerze plików OptiRoutes – serwerze FTP lub nowym, szyfrowanym serwerze SFTP – a system może też od razu zaplanować ich trasy, bez żadnego kliknięcia. Zamówienia mogą też być pobierane z własnego serwera FTP firmy: z pliku nazwanego dzisiejszą datą lub z ostatnio zaktualizowanego pliku.

Tak. API plików przesyła plik zamówień do systemu przed planowaniem, a po dostawach odbiera podpisane potwierdzenia dostaw, eksporty i raporty – przez folder firmy w chmurze. Klucze tworzy sama firma w ustawieniach API i plików. Przewodnik po API omawia bezpieczeństwo, każde wywołanie, przykłady kodu i skrypt działający jak FTP. Zobacz integracje i dokumentację API.

Tak. Gdy w ustawieniach aplikacji kierowcy uzupełniony jest adres raportów dostaw, każdy raport dostawy jest wysyłany także tam, dzięki czemu inny system firmy aktualizuje się samoczynnie. Adres należy uzyskać od dostawcy tego drugiego systemu; puste pole oznacza, że nic nie jest wysyłane. Zamknięte trasy można też eksportować do pliku, na własny serwer FTP lub przez API.

Aplikacja kierowcy otwiera każdy przystanek w Waze, a na iPhonie w Mapach Apple. Przy opcji „Nawiguj według współrzędnych” cel trafia do aplikacji nawigacyjnej jako dokładny punkt zamiast tekstu adresu – to przydatne, gdy adresy klientów są niedokładne. W połączeniu z propozycją poprawienia adresu klienta na podstawie pozycji kierowcy przy kończeniu przystanku kierowca trafia we właściwe miejsce, a adres zostaje poprawiony na przyszłość.

Wiadomości SMS do klientów – szacowana godzina przyjazdu z ekranu tras lub z aplikacji kierowcy, wiadomość po zakończeniu przystanku i wiadomość, gdy kierowca wyrusza – redaguje się w ustawieniach SMS i korzystają one z salda SMS firmy. Do każdej wiadomości można dodać link do śledzenia. Trasy można udostępniać kierowcom jako obraz przez WhatsApp, a podpisane dowody dostawy są wysyłane e-mailem z własnego konta Gmail firmy.