Často kladené otázky

OptiRoutes je software pro plánování tras pro firmy, které doručují vlastními řidiči. Načte objednávky dne, zkontroluje každou adresu na mapě, rozdělí zastávky mezi řidiče v rámci kapacity vozidel a časových oken zákazníků a odešle trasy do aplikace Optiroutes Driver. Řidiči hlásí doručení, podpisy, fotografie a hotovost; kancelář sleduje dění v terénu v reálném čase a uzavírá den v pokladně.

Zaregistrujte se na webu svým e-mailem. E-mailem dostanete 6místný kód, poté zadáte údaje o firmě, zemi a heslo. Účet se otevře okamžitě, jste přihlášeni, aniž byste museli znovu zadávat heslo, a průvodce Začínáme se otevře sám. Není potřeba žádný hovor s obchodníkem a bezplatná zkušební verze nevyžaduje kartu.

Tři věci: adresu firmy (trasy z ní vyjíždějí a vracejí se na ni), křestní jména a e-mailové adresy svých řidičů (každý řidič potřebuje vlastní e-mail) a objednávky jednoho dne – soubor z vašeho systému v Excelu nebo CSV, nebo několik objednávek zadaných v průvodci. Typy a kapacity vozidel pomáhají plánování a lze je přidat hned první den.

Dovede vás k prvním trasám v sedmi krocích: údaje o firmě a místní nastavení, řidiči, jak plánujeme vaše trasy, objednávky, plánování tras, aplikace vašich řidičů a souhrn toho, co je připraveno a co chybí. Vše, co změníte, se okamžitě uloží, každý krok lze otevřít přímo a průvodce zůstane v menu i poté, co začnete pracovat. Viz jak to funguje.

Jakmile jsou objednávky načtené a adresy opravené, tlačítko „Naplánovat moje trasy“ v průvodci naplánuje všechny dnešní objednávky, které ještě nejsou v žádné trase. Trvá to od několika sekund po minutu. Vedle průvodce se pak otevře obrazovka tras, kde můžete přesouvat zastávky mezi trasami, měnit pořadí, měnit řidiče a zamykat, co je hotové.

Webové rozhraní je k dispozici v 34 jazycích, s rozvržením zprava doleva pro hebrejštinu a arabštinu. Když vyberete adresu firmy, její země nastaví jazyk firmy, měnu, jednotky vzdálenosti, hmotnosti a objemu, formáty čísel, data a času, první den v týdnu a pracovní dny. Později je můžete změnit v údajích o firmě. Viz jazyky a země.

Ano. Každý krok průvodce Začínáme vychází z toho, co už systém obsahuje, takže funguje pro novou firmu i pro firmu se stávajícími zákazníky a trasami. Zákazníky lze nahrát ze souboru Excel nebo CSV s ověřenými adresami, dobami zastávek a otevírací dobou a pevné linky lze zadat s jejich pravidelným řidičem a vozidlem.

Ceny začínají na $49 za linku měsíčně. Platíte předem, podle průměrného počtu linek za den v měsíci. Každá linka zahrnuje určitý počet zastávek a každá další zastávka stojí o něco víc. Vlastní cena vaší firmy se může od výchozí ceny lišit podle země a balíčku a po přihlášení ji uvidíte na obrazovkách ceníku a fakturace. Viz ceník.

Linka je jedna trasa jednoho dne s alespoň jednou zastávkou. Pokud v pondělí tři řidiči odjedou každý jednu trasu, má pondělí tři linky. Měsíční cena vychází z průměrného počtu linek za den v odpracovaných dnech, takže klidný a rušný den se vyrovnají. Trasa nepřiřazených, která obsahuje objednávky mimo jakoukoli trasu, se nezapočítává.

Vezměme příklad ceny $49 za linku měsíčně. Při průměru 10 linek denně stojí měsíc $490. Dny s 8 linkami a dny s 12 linkami dávají průměr 10 – tedy stejnou cenu. Do průměru se počítají jen odpracované dny. Každý pracovní den si ze zůstatku vezme svůj denní podíl a vyúčtování na konci měsíce nastaví celkovou částku přesně podle průměru.

Každá linka zahrnuje určitý počet zastávek. V příkladu, kdy linka zahrnuje 50 zastávek a každá další zastávka stojí jeden dolar, stojí linka s 60 zastávkami $49 plus $10, tedy $59 měsíčně. Počet zahrnutých zastávek a cenu další zastávky pro vaši firmu najdete na kartě „Jak vám účtujeme“ na obrazovce fakturace.

Kartou, předem. Na obrazovce fakturace stiskněte Dobít, vyberte částku (navržená vystačí zhruba na měsíc práce) nebo zadejte jinou a zaplaťte na zabezpečené platební stránce. Zůstatek se aktualizuje během několika sekund. Pokud se uplatňuje DPH, jsou ceny uvedeny bez DPH a DPH se připočte k platbě kartou. Každá platba má odkaz na své potvrzení a fakturu, pokud jsou k dispozici.

Pozastaví se jen nové plánování tras, dokud nedobijete kredit; objednávky, trasy i řidiči v terénu pokračují jako obvykle. Aby se práce nezastavila na samém konci měsíce, může zůstatek v poslední pětině měsíce klesnout pod nulu, až o 20 % měsíční prognózy. Oranžová linka upozorní, když zůstatek pokryje jen několik pracovních dnů.

Ano. Při dobití zaškrtněte „uložit kartu pro automatické dobíjení“. Od té chvíle se, když zůstatek klesne pod zvolenou částku, z karty strhne zvolená částka. Můžete to kdykoli vypnout nebo částky změnit. Doporučujeme to, protože plánování tras se pak nikdy nezastaví uprostřed pracovního dne.

Průvodce plánováním nabízí plánování podle linek v souboru, seskupení podle města nebo čtvrti, podle oblastí doručení, učící se plánování s AI a maximální využití. Učící se plánování s AI sestavuje linky na základě zkušeností z vašich nedávných plánování; maximální využití zkrátí celkovou pracovní dobu všech tras co nejvíce v rámci kapacity vozidel. Metoda, kterou používáte nejčastěji, se uloží jako výchozí. Viz plánování tras.

Ano. Zákazník může mít několik oken, pro všechny dny nebo pro konkrétní den v týdnu. Metodou přeřazení může být úplné přeřazení podle časových oken a volby určují, zda se výjezd odloží, aby se ušetřilo čekání, zda zastávka, která své okno nestihne, zůstane v trase, nebo zda se přesune mezi nepřiřazené zastávky. Upozornění na kartě trasy ukáže, když nelze všechny zastávky stihnout v jejich oknech.

Ano. Každý typ vozidla má kapacitu v množství, hmotnosti, objemu a paletových místech a plánování vozidlo nikdy nenaplní nad ni. Trasa bez vozidla používá limity kapacity z kroku nastavení v průvodci. Na kartě trasy zčervenají ukazatele kapacity nad kapacitou vozidla a zoranžoví pod minimem.

Plánování tras se nejprve zeptá, co s nimi: zařadit je do nových tras, ponechat je mezi nepřiřazenými zastávkami kola k ručnímu umístění, přidat každou k nejbližší otevřené trase, zahrnout i zamčené trasy, nebo znovu naplánovat všechny objednávky dne a ponechat jen zamčené trasy. Než přeplánujete vše, zamkněte trasy, které už vyjely.

Ano. Přetáhněte zastávku z jedné karty trasy na jinou, přetáhněte několik vybraných zastávek najednou nebo přetáhněte značku na mapě na zastávku jiné trasy. Vyberte mnoho zastávek nástroji mnohoúhelník, kruh nebo volná ruka a slučte je do trasy. Dvojitým kliknutím na zastávku na mapě seřadíte trasu ručně a připnutím zastávky jí zachováte místo při dalším přeřazení.

Kolo je doručovací vlna v rámci téhož dne, například ranní a polední kolo. Každá objednávka a trasa má své kolo, a když má den více kol, zobrazují obrazovky objednávek a tras kartu pro každé kolo. Kolo, které se objeví v souboru objednávek, se vytvoří samo s pracovní dobou dne. Čas začátku kola je časem výjezdu trasy bez vlastního času začátku a jeho čas konce omezuje příjezd slíbený ve zprávě o zahájení trasy.

Ano. Nakreslete oblasti na mapě jako mnohoúhelníky, čáry nebo kruhy, každé přiřaďte pravidelného řidiče a uložte je do šablon – jedné pro každý den v týdnu. Když plánování dělí podle oblastí, zastávky se nejprve rozdělí podle oblastí daného dne a trasa každé oblasti dostane svou linku a řidiče. Pokrytí ověříte tak, že na mapu oblastí načtete doručení nebo zákazníky jako body.

Obrazovku tras upravuje vždy jen jeden uživatel. Pokud na ní pracuje někdo jiný, uvidíte jeho jméno, od kdy a z jakého zařízení, s možností ho od obrazovky odpojit. Odpojení nejprve automaticky uloží jeho práci a pak se obrazovka otevře vám – proto se s ním před stisknutím domluvte.

Řidiči používají Optiroutes Driver, aplikaci OptiRoutes pro řidiče pro iPhone a Android. V průvodci Začínáme mohou řidiči také naskenovat QR kód, který otevře aplikaci v prohlížeči telefonu; po přidání na plochu se otevírá jako každá jiná aplikace. Tlačítko „Poslat řidičům“ připraví zprávu WhatsApp s adresou aplikace. Viz aplikace pro řidiče.

Kancelář vytvoří každého řidiče s křestním jménem, e-mailem a heslem do aplikace a předá řidiči tyto údaje. Uživatel je přihlášen vždy jen na jednom zařízení: přihlášením na jiném zařízení se první odhlásí. Po změně hesla se řidič odhlásí a přihlásí se znovu s novým heslem.

Řidič vidí dnešní trasu a zastávky, zahájí trasu, naviguje ke každé zastávce ve Waze nebo Apple Maps, hlásí příjezd a každou zastávku označí jako doručenou, nebo nedoručenou s důvodem. Tam, kde to firma potřebuje, získá podpis a fotografie, zaznamená vybranou hotovost a šeky i palety a na konci dne deklaruje součty a den ukončí.

Ano. U každého řidiče zapněte povinnou fotografii při doručení, povinný podpis, povinné jméno příjemce nebo povinný report palet. Každá povinná položka řidiči nedovolí doručení dokončit, dokud není splněna. S digitálním podpisem na dodacím listu zákazník podepíše přímo list, až se třemi fotografiemi, poznámkami a vratkami. Viz doklad o doručení.

Jen pokud to povolíte. Nastavení určují, zda řidič může zvolit počáteční zastávku, sloučit zákazníky do jedné zastávky, přeřadit trasu na serveru nebo přidat objednávku pro stávajícího zákazníka. Další nastavení určují, zda řidič vidí trasy, které kancelář ještě neuzavřela, a trasy nadcházejících dnů. Počáteční zastávka vyžaduje dvě nastavení – samotnou volbu a ikonu špendlíku – a funguje až po zahájení trasy. Když řidič sám vynechá zastávku, volitelný SMS report o tom okamžitě informuje manažery.

Ne. Řidiči nikdy nic neplatí. Za službu plánování tras na webu platí firma, podle linek, jako firemní službu. Přidání řidičů nepřidává licence ani poplatky: cena závisí na naplánovaných linkách, ne na tom, kolik řidičů nebo uživatelů v kanceláři firma má.

Na obrazovce Distribuce v reálném čase: vyberte řidiče a uvidíte trasu na mapě, zastávky v pořadí, plánovaný a skutečný příjezd a stav každé zastávky – doručeno, nedoručeno, doručeno s výjimkou, nebo čeká. Filtry ukážou, co není doručeno, co ještě není nahlášeno nebo co není včas. Viz živé sledování a dispečink.

Aplikace Optiroutes Driver používá polohu ke sdílení průběhu doručování s dispečinkem, dokud je trasa aktivní, i když aplikace běží na pozadí. Firma může navíc vyžadovat, aby byla poloha zapnutá – oprávnění „Povolit vždy“, zapnuté GPS a aktuální poloha –, než lze aplikaci používat; jde o nastavení u každého řidiče, které řídí kancelář.

Uživatelé v kanceláři mají role – manažer, plánovač, dispečer a finanční oddělení – a manažer může upravit, co která role smí vidět a měnit. Například finanční oddělení začíná v pokladně, plánovači pokladnu nevidí a fakturaci vidí jen manažer nebo finanční oddělení. Ve výkonu řidičů vidí řidič pouze vlastní čísla, nikdy jména ani čísla ostatních řidičů.

Každý klíč API je pojmenován podle systému, který jej používá, dostane jen oprávnění, která potřebuje, a lze jej omezit na povolené IP adresy. Klíč se zobrazí jen jednou, při vytvoření. Pokud máte podezření, že klíč unikl, zrušte jej a vytvořte nový; zrušení začne platit do 30 sekund.

Dobití se platí na zabezpečené platební stránce, která se otevře z obrazovky fakturace. Karta se uloží, jen pokud při platbě zvolíte automatické dobíjení. Zrušení na platební stránce nic nestrhne a každá platba má na obrazovce fakturace odkaz na potvrzení a fakturu, pokud jsou k dispozici. Vrácení peněz, pokud je s OptiRoutes dohodnuto, se zobrazí v aktivitě a v seznamu plateb.

Zásady ochrany osobních údajů vysvětlují, jaká data web a služba shromažďují a proč, a obchodní podmínky a podmínky pro řidiče pokrývají službu a aplikaci pro řidiče. S jakýmkoli dotazem ohledně svých dat pište na yoni@optiroutes.com.

Objednávky se nahrávají ze souborů Excel nebo CSV. Když se objednávky načítají ze serveru, může být soubor ve formátu CSV, JSON nebo TXT s pevnou šířkou. Pro každé pole systému – adresu, jméno zákazníka, číslo objednávky, množství a další – zadáte v nastavení načítání jednou název sloupce v souboru; u souboru TXT pozice znaků. Zákazníky lze rovněž nahrát z Excelu nebo CSV.

Ano. S automatickým načítáním přicházejí objednávky samy z firemní složky na souborovém serveru OptiRoutes – serveru FTP nebo novém šifrovaném serveru SFTP – a systém může rovnou naplánovat i jejich trasy, bez jediného kliknutí. Objednávky se mohou načítat i z vašeho vlastního serveru FTP, ze souboru pojmenovaného podle dnešního data nebo z naposledy aktualizovaného souboru.

Ano. API pro soubory přenáší přes firemní složku v cloudu soubor objednávek dovnitř před plánováním a podepsané doklady o doručení, exporty a reporty ven po doručení. Klíče si firma vytváří sama v nastavení API a souborů. Průvodce API popisuje zabezpečení, každé volání, ukázky kódu a skript, který funguje jako FTP. Viz integrace a dokumentace API.

Ano. Když je v nastavení aplikace pro řidiče vyplněna adresa pro reporty doručení, každé hlášení o doručení se odešle i tam, takže se jiný systém firmy aktualizuje sám. Adresu získáte od dodavatele druhého systému; prázdné pole nic neodesílá. Uzavřené trasy lze také exportovat do souboru, na váš server FTP nebo přes API.

Aplikace pro řidiče otevře každou zastávku ve Waze, na iPhonu v Apple Maps. S volbou „Navigovat podle souřadnic“ jde cíl do navigační aplikace jako přesný bod místo textu adresy – užitečné, když jsou adresy zákazníků nepřesné. Ve spojení s nabídkou opravit adresu zákazníka podle polohy řidiče při dokončení zastávky dojede řidič na správné místo a adresa se pro příště opraví.

SMS zprávy zákazníkům – odhadovaný příjezd z obrazovky tras nebo z aplikace pro řidiče, zpráva po dokončení zastávky a zpráva, když řidič vyrazí – se píší v nastavení SMS a čerpají SMS zůstatek firmy. Ke každé zprávě lze přidat odkaz na sledování. Trasy lze sdílet s řidiči jako obrázek přes WhatsApp a podepsané listy se rozesílají e-mailem z vlastního účtu Gmail firmy.