Jak OptiRoutes funguje

Jak se do OptiRoutes zaregistrovat?

Registrace je samoobslužná a nevyžaduje žádný hovor ani smlouvu. Na registrační obrazovce zadáte svůj e-mail a e-mailem dostanete 6místný kód; kód platí 30 minut a umožňuje pět pokusů a můžete si vyžádat nový. Pak zadáte údaje o firmě, zemi a heslo. Účet se okamžitě otevře a jste přihlášeni, aniž byste museli znovu zadávat heslo.

• Co potřebujete: e-mailovou adresu, ke které máte přístup, název a adresu firmy a heslo.
• Co získáte: funkční firemní účet s otevřeným průvodcem Začínáme a na konci volbu mezi bezplatnou zkušební verzí a dobitím kreditu.
• Pokud kód nedorazí: zkontrolujte složku se spamem, nebo kód odešlete znovu ze stejné obrazovky.

Sedm kroků průvodce Začínáme

1. Údaje o firmě

   Zkontrolujte název firmy, telefon a adresu, ze které trasy vyjíždějí. Země adresy vyplní váš jazyk, měnu, jednotky a formáty.

2. Řidiči

   Přidejte každého řidiče s křestním jménem, e-mailem a heslem do aplikace; adresy výjezdu a návratu začínají jako adresa firmy.

3. Jak plánujeme vaše trasy

   Nastavte základy učícího se plánování s AI: typ vozidla, pracovní dobu, vyjíždějící řidiče, limity na trasu a minuty na každé zastávce.

4. Objednávky

   Zadejte několik objednávek jen s tím, komu a kam, nebo otevřete obrazovku objednávek a načtěte soubor ze svého systému.

5. Naplánujte trasy

   Stiskněte „Naplánovat moje trasy“ a naplánujete každou objednávku dne, která ještě není v trase; vedle průvodce se otevře obrazovka tras.

6. Aplikace vašich řidičů

   Řidiči naskenují QR kód nebo otevřou adresu aplikace, přihlásí se údaji, které jste nastavili, a uvidí svou trasu.

7. Souhrn

   Kontrolní seznam sestavený ze skutečných dat ukáže, co je připraveno, co chybí a co je volitelné, a dovede vás k plánování tras.

Kroky nemusíte procházet popořadě: kliknutím na název kteréhokoli kroku jej otevřete. Co změníte, se v systému okamžitě uloží – údaje o firmě aktualizují nastavení a nový řidič se vytvoří přesně jako na obrazovce řidičů. Žádný koncept, o který byste mohli přijít.

Krok 1: údaje o firmě a místní nastavení

Pole jsou předvyplněna tím, co systém už obsahuje. Název firmy je povinný a zobrazuje se v horní části obrazovky, v SMS zprávách manažerům a v reportech. Adresa firmy je místo, odkud trasy vyjíždějí a kam se vracejí, když řidič nemá vlastní adresu; začněte psát a vyberte ji z návrhů a malá mapa ukáže bod. Napsaná, ale nevybraná adresa nemá polohu na mapě a upozorní na to žluté varování, protože trasy potřebují výchozí bod.

Když adresu vyberete, její země sama nastaví vaše místní nastavení: jazyk firmy, měnu, jednotky vzdálenosti, hmotnosti, objemu a rozměrů, způsob zápisu čísel, dat a časů, první den v týdnu a pracovní dny. Zkontrolujte souhrn, a pokud něco nesedí, stiskněte Upravit. Telefon se před uložením ověří a mezinárodní čísla jsou přijímána. Více najdete na stránce jazyků a zemí.

Krok 2: přidání řidičů

• Co potřebujete pro každého řidiče: křestní jméno, jeho vlastní e-mail a heslo do aplikace; telefonní číslo je volitelné, ale doporučené.
• Co průvodce vyplní: adresy výjezdu a návratu, předvyplněné adresou firmy.
• Co přijde později: číslo linky, vozidlo a pracovní oblast, nastavené na obrazovce řidičů.

Po přidání řidiče se zobrazí karta s jeho přihlašovacími údaji, které můžete zkopírovat nebo poslat přes WhatsApp. Pošlete je hned: po opuštění kroku se heslo už znovu nezobrazí. E-mail, který už patří jinému uživateli, je odmítnut, protože každý řidič potřebuje vlastní e-mail. Krok je volitelný, takže ho můžete přeskočit a vrátit se k němu.

Krok 3: jak plánujeme vaše trasy

Místo kreslení oblastí doručení odpovíte učícímu se algoritmu na několik jednoduchých otázek. „Uložit a pokračovat“ nastaví učící se plánování s AI jako metodu plánování firmy s těmito hodnotami; všechny ostatní možnosti jsou v nastavení plánování.

Nejste si jisti čísly? Ponechte výchozí hodnoty, naplánujte jeden den a upravte je podle toho, co uvidíte v trasách. Jak metoda funguje, vysvětluje stránka plánování s AI.

Krok 4: zadání objednávek

Nahoře je uvedeno, kolik objednávek už zvolené datum má. V části Přidat teď několik objednávek zadáte objednávky přímo v průvodci jen se základními údaji: jménem zákazníka a adresou vybranou z návrhů, případně telefonem a množstvím. „Uložit a pokračovat“ uloží každý řádek k datu zvolenému v horní liště. Adresa, která nebyla vybrána ze seznamu, se neuloží, protože bez místa na mapě k ní žádná trasa nedojede.

Pro mnoho objednávek nebo soubor z vašeho systému otevře volba Použít obrazovku objednávek obrazovku objednávek vedle průvodce s příručkou k načtení souboru Excel nebo CSV. Objednávky můžete také zatím přeskočit a vrátit se k nim z menu Začínáme, až budete připraveni.

Krok 5: plánování prvních tras

Naplánovat moje trasy naplánuje každou objednávku daného data, která ještě není v trase, vaší metodou plánování a s vašimi limity. Trvá to od několika sekund po minutu. Pak se vedle průvodce otevře obrazovka tras a příručka vysvětlí základní změny: přesun zastávky přetažením na jinou kartu trasy nebo značku, přeřazení všech tras nebo ruční seřazení jedné na mapě, změnu řidiče trasy a zamčení nebo uzavření ustálené trasy.

Přidali jste objednávky po naplánování? Vraťte se k tomuto kroku a stiskněte tlačítko znovu: naplánují se jen nové objednávky. Účet, který není připraven k fakturaci – například po skončení zkušební verze – plánování zastaví a okno vysvětlí proč a co dělat.

Krok 6: aplikace pro řidiče do rukou vašich řidičů

Řidiči dostávají své trasy do telefonu. V tomto kroku obsahuje QR kód adresu aplikace: řidiči ho naskenují fotoaparátem telefonu a aplikace se otevře v prohlížeči telefonu, kde si ji mohou přidat na plochu. Aplikace je k dispozici také pro iOS a Android a volba Poslat řidičům otevře připravenou zprávu WhatsApp s adresou aplikace.

• Přihlášení – e-mailem a heslem, které jste nastavili v kroku 2.
• Zahájení trasy – řidič vidí dnešní trasu a zahájí ji.
• Navigace – ke každé zastávce, v navigační aplikaci, na kterou je řidič zvyklý.
• Doručení – označí každou zastávku jako doručenou, nebo uvede, proč ne.
• Doklad o doručení – podpis zákazníka a fotografie, uložené u objednávky.
• Hotovost a konec dne – zaznamenání vybraných peněz a uzavření dne.

Trasa se do aplikace dostane až po volbě „Odeslat řidiči“ na obrazovce tras, a to jen tehdy, když má řidiče. Celý postup najdete na stránce aplikace pro řidiče.

Krok 7: souhrnný kontrolní seznam

Kontrolní seznam se sestavuje ze skutečných dat v systému, ne z toho, na co jste klikli. Každý řádek je Připraveno (zelená značka), Chybí (oranžová – doplňte před plánováním) nebo Volitelné (šedá): název firmy, adresa firmy s polohou na mapě, alespoň jeden řidič, učící se AI jako metoda plánování, objednávky alespoň na jeden den a trasy naplánované na dnešek. Kliknutím na chybějící řádek přejdete ke kroku, kde ho doplníte, a Přejít k plánování tras otevře obrazovku tras s průvodcem vedle ní.

Bezplatná zkušební verze, nebo kredit: poslední obrazovka

Firma, která se zaregistrovala sama, končí ještě jednou obrazovkou, Začněte používat OptiRoutes. Jednou větou ukáže vaši cenu – kolik stojí každá trasa měsíčně, kolik zastávek zahrnuje a kolik stojí další zastávka – a nabídne dvě možnosti: bezplatnou zkušební verzi na 3 dny s až 50 adresami denně a bez karty, která se spustí jedním kliknutím, nebo dobití kreditu kartou na obrazovce fakturace. Nejste si jisti? Spusťte zkušební verzi a naplánujte několik skutečných dnů. Ceny a zkušební verzi vysvětluje stránka s ceníkem.

Práce s průvodcem: vedle sebe, přeskočit a vrátit se

• Vedle sebe – od druhého kroku se na širokém displeji může stránka rozdělit na tři části: průvodce, příručku a obrazovku, které se krok týká. Příručka se v každém kroku přesune na správnou kapitolu.
• Zatím přeskočit – kroky, které nejsou povinné, například řidiče a objednávky, lze přeskočit.
• Vaše místo se uloží – krok, u kterého jste skončili, se uloží a příště pokračujete od něj.
• Nastavím si to sám – zavře průvodce, takže se už sám neotevírá; zůstává dostupný z karty Začínáme na úvodní obrazovce a z menu.
• Už pracujete? – každý krok vychází z toho, co systém obsahuje, takže stávající firma může průvodce použít ke kontrole, že nic nechybí.

Po průvodci: běžný pracovní den

Po nastavení prochází každý pracovní den stejnými pěti fázemi a domovská stránka ukazuje, kde den v každé z nich stojí:

1. Objednávky – načtěte doručení dne, opravte adresy a vyberte, co jde do plánování.
2. Plánování tras – průvodce plánováním vybere řidiče a vozidla, metodu a limity a vypočítá trasy.
3. Trasy – přiřaďte řidiče a vozidlo, přesouvejte doručení, měňte pořadí, tiskněte, exportujte a odesílejte řidičům.
4. Řidiči v terénu – řidiči pracují v aplikaci, zatímco Distribuce v reálném čase ukazuje, kde se kdo nachází.
5. Hotovost a uzávěrka dne – pokladna porovná výběr s reporty a uzavře den.

Často kladené otázky