Plánování tras pro distribuci s platbou při doručení

Jak vypadá den v provozu s platbou při doručení?

V mnoha distribučních firmách část zákazníků stále platí řidiči: malé potraviny, stánky, tržní stánky a restaurace, které při doručení platí hotově nebo šekem. Tyto peníze jsou součástí trasy. Řidič musí vědět, kteří zákazníci platí, kolik kdo dluží a co dělat, když zákazník zaplatí méně nebo později. Bez systému to všechno žije na papírových lístcích v kabině.

Kancelář má těžší část. Když se řidiči vrátí, musí někdo převzít každého z nich: spočítat peníze, zkontrolovat šeky, porovnat je s dlužnými částkami, vybrat podepsané dodací listy a vrácené palety a zjistit, proč trasa 4 chybí pár stovek. Pak dispečer předá hotovost dne finančnímu oddělení, to spočítá, co převzalo od všech dispečerů, a účtárna chce report za den, za řidiče a za měsíc.

Každý krok je příležitostí pro rozdíl, který o týden později nikdo nedokáže vysvětlit. Cíl je jednoduchý: každá částka zaznamenaná jednou, u zdroje, a každý rozdíl s důvodem a jménem.

Které funkce OptiRoutes jsou pro platbu při doručení nejdůležitější?

• Hotovostní zákazníci podle názvu. Zákazník, jehož název obsahuje slovo pro hotovost – ve vašem jazyce nebo v hebrejštině –, je hotovostní zákazník, v seznamu zastávek řidiče označený symbolem měny. Nic dalšího není třeba nastavovat.
• Upozornění na výběr při příjezdu. Označení příjezdu k hotovostnímu zákazníkovi otevře upozornění s dlužnou částkou podle objednávky. Bez ceny v objednávce ukáže upozornění „částka neznámá“ a řidič zadá, co vybral.
• Hotovost, šeky a důvod každého rozdílu. Obrazovka výběru přijímá hotovost, částku v šecích, počet šeků a volnou poznámku. Když se vybraná částka liší od dlužné, aplikace vyžaduje důvod z vašeho seznamu poznámek k rozdílům v hotovosti.
• Prohlášení na konci dne. Aplikace ukáže součty podle reportů a řidič deklaruje, co skutečně přiváží zpět. Trasa pak v pokladně přejde do stavu „čeká na uzávěrku“.
• Pokladna. Denní přehled s každou trasou, jejími částkami, pěti kontrolami – peníze, palety, listy, POD a dodávka – a stavem: nevrácen, čeká na uzávěrku, koncept, uzavřeno, uzavřeno s výjimkou, vyžaduje pozornost. Viz hotovost a uzávěrka dne.
• Převzetí řidiče zákazníka po zákazníkovi. U každého zákazníka: doklady s tlačítkem V pro každou kontrolu (například červené razítko), hotovost a šeky přijaté proti reportu řidiče a živý rozdíl.
• Uzávěrky dispečera a finančního oddělení. Dispečer uzavře svůj den a předá hotovost a šeky finančnímu oddělení; finanční oddělení uzavře finanční den proti každému předání dispečera k danému datu.
• Potvrzení e-mailem. Po uzavření dne dostane každý platící zákazník potvrzení o platbě s částkou, datem a trasou a řidič dostane potvrzení o odevzdání.
• Reporty pro účtárnu. Report za období se všemi uzávěrkami, denními mezisoučty a exportem do CSV a tabulka finančních uzávěrek se součty.

Co se stane, když se uzavřený den ukáže jako chybný?

Uzavřený den je pouze pro čtení. Znovu ho může otevřít jen manažer, s písemným důvodem; den se vrátí do konceptu s aktuálními čísly a do poznámek k uzávěrce se zapíše, kdo ho znovu otevřel, kdy a proč. Uživatel z finančního oddělení může den uzavřít, ale ne znovu otevřít. Jakmile je finanční den k danému datu uzavřen, žádná uzávěrka dispečera k tomuto datu se nemůže změnit, dokud manažer nejprve znovu neotevře finanční den. Každá uzávěrka uchovává, kdo ji uzavřel, kdy, kdo převzal řidiče, každou částku, důvod a poznámku.

Role udržují práci oddělenou: finanční oddělení se po přihlášení ocitne v pokladně a aktualizuje finanční uzávěrku; dispečer přebírá řidiče a uzavírá svůj vlastní den a finanční část vidí jen pro čtení; manažer dělá vše; plánovači pokladnu nevidí.

Jak dispečer předá hotovost finančnímu oddělení?

Jakmile dispečer převezme své řidiče, uzavře svůj vlastní den: kolik hotovosti, kolik v šecích a kolik šeků předává finančnímu oddělení. Karty ukazují, co převzal od řidičů uzavřených k tomuto datu, dosud nepřevzaté trasy jsou uvedeny červeně a rozdíl vyžaduje písemný důvod. „Uzavřít pro účtárnu“ předá přesně to, co bylo dnes od řidičů přijato, a uzavře den dispečera jedním klepnutím.

Finanční oddělení pak ve finanční denní uzávěrce vykáže, co skutečně převzalo – jednu za den, proti každému předání dispečera k danému datu. Měsíční report pro účetní je jeden export CSV z tabulky finančních uzávěrek, s hotovostí a šeky zvlášť, počty, rozdíly a důvody.

Jaké KPI by měl provoz s platbou při doručení sledovat?

Ilustrativní příklad s fiktivními čísly pro distributora, jehož 10 řidičů denně vybírá hotovost. Nejde o tvrzení o žádném zákazníkovi OptiRoutes.

Jak začít s platbou při doručení v OptiRoutes?

Přidejte slovo pro hotovost k názvům svých hotovostních zákazníků, doplňte ceny k jejich objednávkám, aby byla známa dlužná částka, a připravte si důvody rozdílů v hotovosti v Nastavení → Připravené poznámky. Pokud chcete posílat potvrzení o platbě, zadejte každému hotovostnímu zákazníkovi e-mail na kartu zákazníka. Pak projeďte jeden den ve zkušební verzi – 3 dny zdarma, až 50 adres denně, bez karty.

Často kladené otázky