Útvonaltervezés utánvétes disztribúcióhoz

Hogyan néz ki egy nap egy utánvéttel dolgozó vállalkozásnál?

Sok forgalmazó vállalkozásnál az ügyfelek egy része ma is a sofőrnek fizet: kis élelmiszerboltok, trafikok, piaci standok és éttermek, amelyek átvételkor készpénzzel vagy csekkel fizetnek. Ez a pénz az útvonal része. A sofőrnek tudnia kell, mely ügyfelek fizetnek, mennyivel tartozik mindegyik, és mi a teendő, ha egy ügyfél kevesebbet vagy később fizet. Rendszer nélkül mindez papírcetliken él a vezetőfülkében.

Az irodára vár a nehezebb rész. Amikor a sofőrök visszatérnek, valakinek át kell vennie mindegyiküket: megszámolni a pénzt, ellenőrizni a csekkeket, összevetni őket azzal, ami járt, begyűjteni az aláírt szállítóleveleket és a visszahozott raklapokat, és kideríteni, miért hiányzik néhány száz a 4-es útvonalról. Ezután a diszpécser átadja a nap készpénzét a pénzügynek, a pénzügy megszámolja, mit kapott az összes diszpécsertől, a könyvelés pedig napi, sofőrönkénti és havi jelentést kér.

Minden lépés esély egy olyan eltérésre, amelyet egy hét múlva senki sem tud megmagyarázni. A cél egyszerű: minden összeg egyszer, a forrásnál kerüljön rögzítésre, és minden eltéréshez tartozzon indoklás és egy név.

Mely OptiRoutes-funkciók a legfontosabbak az utánvétnél?

• Készpénzes ügyfelek név alapján. Az az ügyfél, akinek a nevében szerepel a készpénz szó – az Ön nyelvén vagy héberül –, készpénzes ügyfél, akit pénznemjel jelöl a sofőr megállólistájában. Semmi mást nem kell beállítani.
• Beszedési figyelmeztetés érkezéskor. Ha a sofőr megérkezik egy készpénzes ügyfélhez, egy figyelmeztetés jelenik meg a rendelés szerinti fizetendő összeggel. Ha a rendelésen nincs ár, a figyelmeztetés az „összeg ismeretlen” feliratot mutatja, és a sofőr a beszedett összeget írja be.
• Készpénz, csekk és indoklás minden eltéréshez. A beszedési képernyő bekéri a készpénzt, a csekkek összegét, a csekkek számát és egy szabad megjegyzést. Ha a beszedett összeg eltér a fizetendőtől, az alkalmazás indoklást kér az Ön készpénzeltérési megjegyzéseinek listájából.
• Napvégi nyilatkozat. Az alkalmazás mutatja a jelentések szerinti végösszegeket, a sofőr pedig nyilatkozik arról, mit hoz vissza ténylegesen. Az útvonal ezután a pénztárban „zárásra vár” állapotba kerül.
• A pénztár. Napi irányítópult minden útvonallal, az összegeivel, öt ellenőrzéssel – pénz, raklapok, szállítólevelek, POD és szállítás – és az állapotával: nem tért vissza, zárásra vár, piszkozat, lezárva, kivétellel lezárva, figyelmet igényel. Lásd: készpénz és napzárás.
• A sofőr átvétele ügyfélről ügyfélre. Ügyfelenként: a dokumentumok ellenőrzésenként egy V gombbal (például piros pecsét), az átvett készpénz és csekkek a sofőr jelentéséhez képest, és az élő eltérés.
• Diszpécseri és pénzügyi zárások. A diszpécser lezárja a napját, és átadja a készpénzt és a csekkeket a pénzügynek; a pénzügy az adott dátum minden diszpécseri átadásával szemben zárja le a pénzügyi napot.
• Nyugták és igazolások e-mailben. A nap lezárása után minden fizető ügyfél nyugtát kap az összeggel, a dátummal és az útvonallal, a sofőr pedig befizetési igazolást kap.
• Jelentések a könyvelésnek. Időszakos jelentés minden zárásról napi részösszegekkel és CSV-exporttal, valamint pénzügyi zárási táblázat végösszegekkel.

Mi történik, ha egy lezárt napról kiderül, hogy hibás?

A lezárt nap csak olvasható. Csak vezető nyithatja újra, írásos indoklással; a nap az aktuális számokkal visszakerül piszkozatba, és az, hogy ki, mikor és miért nyitotta újra, bekerül a zárási megjegyzések közé. A pénzügyi felhasználó lezárhat, de nem nyithat újra. Ha egy dátum pénzügyi napja lezárult, az adott dátum egyetlen diszpécserzárása sem módosulhat, amíg egy vezető előbb újra nem nyitja a pénzügyi napot. Minden zárás megőrzi, ki és mikor zárta, ki vette át a sofőrt, valamint minden összeget, indoklást és megjegyzést.

A szerepkörök elkülönítik a munkát: a pénzügy bejelentkezés után a pénztárra érkezik, és frissíti a pénzügyi zárást; a diszpécser átveszi a sofőröket és lezárja a saját napját, a pénzügyi részt pedig csak megtekintheti; a vezető mindent elvégezhet; a tervezők nem látják a pénztárat.

Hogyan adja át a diszpécser a készpénzt a pénzügynek?

Miután a diszpécser átvette a sofőrjeit, lezárja a saját napját: mennyi készpénzt, mennyit csekkben és hány csekket ad át a pénzügynek. A kártyák mutatják, mit vett át az adott dátumon lezárt sofőröktől, a még át nem vett útvonalak pirossal szerepelnek, az eltéréshez pedig írásos indoklás kell. Az „Átadás a könyvelésnek” pontosan azt adja át, amit ma a sofőröktől átvett, és egy koppintással lezárja a diszpécser napját.

Ezután a pénzügy a pénzügyi napzárásban rögzíti, mit kapott ténylegesen – naponként egyet, az adott dátum minden diszpécseri átadásával szemben. A könyvelőnek szóló havi jelentés egyetlen CSV-export a pénzügyi zárások táblázatából, külön a készpénzzel és a csekkekkel, darabszámokkal, eltérésekkel és indoklásokkal.

Milyen KPI-okat kövessen egy utánvéttel dolgozó vállalkozás?

Egy szemléltető példa kitalált számokkal egy olyan forgalmazóra, amelynek 10 sofőrje naponta szed be készpénzt. Nem állítás egyetlen OptiRoutes-ügyfélről sem.

Hogyan kezdjen hozzá az utánvéthez az OptiRoutes-ban?

Írja a készpénz szót a készpénzes ügyfelei nevébe, adjon árat a rendeléseikhez, hogy ismert legyen a fizetendő összeg, és készítse elő a készpénzeltérési okokat a Beállítások → Előre megírt megjegyzések menüpontban. Ha nyugtákat szeretne küldeni, adjon meg minden készpénzes ügyfélnek e-mail-címet az ügyfélkártyán. Ezután futtasson le egy napot a próbában – 3 nap ingyen, naponta legfeljebb 50 cím, bankkártya nélkül.

Gyakran ismételt kérdések