Plánovanie trás pre distribúciu na dobierku

Ako vyzerá deň v prevádzke s dobierkou?

V mnohých distribučných firmách časť zákazníkov stále platí vodičovi: malé potraviny, stánky, trhové stánky a reštaurácie, ktoré platia pri doručení v hotovosti alebo šekom. Tieto peniaze sú súčasťou trasy. Vodič musí vedieť, ktorí zákazníci platia, koľko kto dlhuje a čo robiť, keď zákazník zaplatí menej alebo neskôr. Bez systému to všetko žije na papierových lístkoch v kabíne.

Kancelária má ťažšiu časť. Keď sa vodiči vrátia, niekto musí každého prevziať: spočítať peniaze, skontrolovať šeky, porovnať ich s tým, čo sa malo vybrať, zozbierať podpísané dodacie listy a vrátené palety a zistiť, prečo na trase 4 chýba pár stoviek. Potom dispečer odovzdá hotovosť dňa finančnému oddeleniu, finančné oddelenie spočíta, čo prijalo od všetkých dispečerov, a účtovníctvo chce zostavu za deň, za vodiča a za mesiac.

Každý krok je príležitosťou na rozdiel, ktorý o týždeň nikto nevysvetlí. Cieľ je jednoduchý: každá suma zaznamenaná raz, priamo pri zdroji, a každý rozdiel s dôvodom a menom.

Ktoré funkcie OptiRoutes sú pri dobierke najdôležitejšie?

• Hotovostní zákazníci podľa názvu. Zákazník, ktorého názov obsahuje slovo pre hotovosť – vo vašom jazyku alebo v hebrejčine –, je hotovostný zákazník a v zozname zastávok vodiča je označený symbolom meny. Nič iné netreba nastavovať.
• Upozornenie na výber pri príchode. Označenie príchodu k hotovostnému zákazníkovi otvorí upozornenie so sumou na úhradu podľa objednávky. Ak objednávka nemá cenu, upozornenie zobrazí „suma neznáma“ a vodič zadá, čo vybral.
• Hotovosť, šeky a dôvod každého rozdielu. Obrazovka výberu obsahuje hotovosť, sumu šekov, počet šekov a voľnú poznámku. Keď sa vybraná suma líši od sumy na úhradu, aplikácia vyžaduje dôvod z vášho zoznamu poznámok k rozdielom v hotovosti.
• Vyhlásenie na konci dňa. Aplikácia zobrazí súčty podľa hlásení a vodič vyhlási, čo skutočne prináša späť. Trasa potom v pokladni prejde do stavu „čaká na uzávierku“.
• Pokladňa. Denný prehľad s každou trasou, jej sumami, piatimi kontrolami – peniaze, palety, listy, POD a dodávka – a stavom: nevrátený, čaká na uzávierku, koncept, uzavretý, uzavretý s výnimkou, vyžaduje pozornosť. Pozrite si hotovosť a uzávierka dňa.
• Preberanie vodiča zákazníka po zákazníkovi. Pri každom zákazníkovi: doklady s tlačidlom V pre každú kontrolu (napríklad červená pečiatka), prijatá hotovosť a šeky oproti hláseniu vodiča a aktuálny rozdiel.
• Uzávierky dispečera a finančného oddelenia. Dispečer uzavrie svoj deň a odovzdá hotovosť a šeky finančnému oddeleniu; finančné oddelenie uzavrie finančný deň oproti každému odovzdaniu dispečera k danému dátumu.
• Potvrdenia e-mailom. Po uzavretí dňa dostane každý platiaci zákazník potvrdenie so sumou, dátumom a trasou a vodič dostane potvrdenie o vklade.
• Zostavy pre účtovníctvo. Zostava za obdobie so všetkými uzávierkami, dennými medzisúčtami a exportom do CSV a tabuľka finančných uzávierok so súčtami.

Čo sa stane, keď sa ukáže, že uzavretý deň nesedí?

Uzavretý deň je len na čítanie. Znova ho môže otvoriť len manažér, a to s písomným dôvodom; deň sa vráti do konceptu s aktuálnymi číslami a do poznámok k uzávierke sa zapíše, kto ho znova otvoril, kedy a prečo. Používateľ z finančného oddelenia môže deň uzavrieť, ale nie znova otvoriť. Keď je finančný deň daného dátumu uzavretý, žiadna uzávierka dispečera k tomuto dátumu sa nedá zmeniť, kým manažér najprv znova neotvorí finančný deň. Každá uzávierka uchováva, kto ju uzavrel, kedy, kto vodiča prevzal, každú sumu, dôvod a poznámku.

Roly držia prácu oddelene: finančné oddelenie sa po prihlásení dostane rovno do pokladne a aktualizuje finančnú uzávierku; dispečer preberá vodičov, uzatvára svoj vlastný deň a finančnú časť vidí len na čítanie; manažér robí všetko; plánovači pokladňu nevidia.

Ako dispečer odovzdá hotovosť finančnému oddeleniu?

Keď dispečer prevezme svojich vodičov, uzavrie svoj vlastný deň: koľko hotovosti, koľko v šekoch a koľko šekov odovzdáva finančnému oddeleniu. Karty ukazujú, čo prijal od vodičov uzavretých k danému dátumu, trasy, ktoré ešte neprevzal, sú uvedené červenou a rozdiel si vyžaduje písomný dôvod. „Uzavrieť do účtovníctva“ odovzdá presne to, čo bolo dnes od vodičov prijaté, a jedným ťuknutím uzavrie deň dispečera.

Finančné oddelenie potom vo finančnej uzávierke dňa vykáže, čo skutočne prijalo – jedna za deň, oproti každému odovzdaniu dispečera k danému dátumu. Mesačná zostava pre účtovníka je jeden export do CSV z tabuľky finančných uzávierok, s hotovosťou a šekmi zvlášť, počtami, rozdielmi a dôvodmi.

Ktoré KPI by mala prevádzka s dobierkou sledovať?

Ilustračný príklad s fiktívnymi číslami pre distribútora, ktorého 10 vodičov denne vyberá hotovosť. Nie je to tvrdenie o žiadnom zákazníkovi OptiRoutes.

Ako začať s dobierkou v OptiRoutes?

Pridajte slovo pre hotovosť do názvov svojich hotovostných zákazníkov, doplňte ceny do ich objednávok, aby bola známa suma na úhradu, a pripravte si dôvody rozdielov v hotovosti v Nastavenia → Pripravené poznámky. Ak chcete posielať potvrdenia, zadajte každému hotovostnému zákazníkovi e-mail na karte zákazníka. Potom prežeňte jeden deň skúšobnou verziou – 3 dni zadarmo, až 50 adries denne, bez karty.

Často kladené otázky