Routeplanning voor distributie met betaling bij levering

Hoe ziet een dag eruit bij een bedrijf met betaling bij levering?

Bij veel distributiebedrijven betaalt een deel van de klanten nog de chauffeur: kleine kruideniers, kiosken, marktkramen en restaurants die bij levering contant of per cheque betalen. Dat geld hoort bij de route. De chauffeur moet weten welke klanten betalen, hoeveel elk van hen verschuldigd is, en wat hij moet doen als een klant minder of later betaalt. Zonder systeem staat dat op papiertjes in de cabine.

Het kantoor heeft het zwaarste deel. Als de chauffeurs terugkomen, moet iemand elk van hen ontvangen: het geld tellen, de cheques controleren, ze vergelijken met wat verschuldigd was, de ondertekende afleverbonnen en de teruggebrachte pallets innemen, en uitzoeken waarom route 4 een paar honderd tekortkomt. Daarna draagt de ritopvolger het contante geld van de dag over aan financiën, telt financiën wat het van alle ritopvolgers heeft ontvangen, en wil de boekhouding een rapport per dag, per chauffeur en per maand.

Elke stap is een kans op een verschil dat een week later niemand meer kan verklaren. Het doel is eenvoudig: elk bedrag één keer vastgelegd, bij de bron, en elk verschil met een reden en een naam.

Welke functies van OptiRoutes tellen het meest bij betaling bij levering?

• Contante klanten op naam. Een klant met het woord voor contant in zijn naam — in uw taal of in het Hebreeuws — is een contante klant, gemarkeerd met een valutateken in de stoplijst van de chauffeur. Verder hoeft er niets te worden ingesteld.
• Inningsmelding bij aankomst. Wie aankomst bij een contante klant meldt, krijgt een melding met het verschuldigde bedrag volgens de order. Staat er geen prijs op de order, dan toont de melding "bedrag onbekend" en voert de chauffeur in wat er is geïnd.
• Contant geld, cheques en een reden voor elk verschil. Het inningsscherm neemt het contante bedrag, het chequebedrag, het aantal cheques en een vrije notitie op. Wijkt het geïnde bedrag af van het verschuldigde, dan vraagt de app om een reden uit uw lijst met opmerkingen over kasverschillen.
• Verklaring aan het einde van de dag. De app toont de totalen volgens de rapporten, en de chauffeur verklaart wat hij werkelijk terugbrengt. De route krijgt daarna bij de kas de status "wacht op afsluiting".
• De kas. Een dagdashboard met elke route, de bedragen, vijf controles — geld, pallets, bonnen, POD en levering — en de status: niet terug, wacht op afsluiting, concept, afgesloten, afgesloten met uitzondering, vraagt aandacht. Zie kas en dagafsluiting.
• De chauffeur klant voor klant ontvangen. Per klant: de documenten met een V-knop per controle (bijvoorbeeld een rode stempel), het ontvangen contante geld en de cheques tegenover het rapport van de chauffeur, en het actuele verschil.
• Afsluitingen van ritopvolger en financiën. De ritopvolger sluit zijn dag af en draagt contant geld en cheques over aan financiën; financiën sluit de financiële dag af tegenover elke overdracht van een ritopvolger op die datum.
• Kwitanties en bevestigingen per e-mail. Na de afsluiting van de dag krijgt elke betalende klant een kwitantie met het bedrag, de datum en de route, en de chauffeur een afdrachtbevestiging.
• Rapporten voor de boekhouding. Een perioderapport van elke afsluiting met subtotalen per dag en een CSV-export, en een tabel met financiële afsluitingen en totalen.

Wat gebeurt er als een afgesloten dag niet blijkt te kloppen?

Een afgesloten dag is alleen-lezen. Alleen een manager kan hem heropenen, met een schriftelijke reden; de dag gaat terug naar concept met de huidige cijfers, en wie heropende, wanneer en waarom komt in de afsluitnotities. Een gebruiker van financiën kan afsluiten maar niet heropenen. Zodra de financiële dag van een datum is afgesloten, kan geen afsluiting van een ritopvolger op die datum meer veranderen tot een manager eerst de financiële dag heropent. Elke afsluiting bewaart wie haar afsloot, wanneer, wie de chauffeur ontving, en elk bedrag, elke reden en elke notitie.

Rollen houden het werk gescheiden: financiën komt na het aanmelden op de kas terecht en werkt de financiële afsluiting bij; een ritopvolger ontvangt chauffeurs en sluit zijn eigen dag af, en ziet het financiële deel alleen ter inzage; een manager doet alles; planners zien de kas niet.

Hoe draagt de ritopvolger het contante geld over aan financiën?

Zodra de ritopvolger zijn chauffeurs heeft ontvangen, sluit hij zijn eigen dag af: hoeveel contant geld, hoeveel aan cheques en hoeveel cheques hij aan financiën overdraagt. De kaarten tonen wat hij heeft ontvangen van de chauffeurs die op die datum zijn afgesloten, nog niet ontvangen routes staan in het rood, en een verschil vraagt om een schriftelijke reden. "Afsluiten naar boekhouding" draagt precies over wat vandaag van de chauffeurs is ontvangen en sluit de dag van de ritopvolger met één tik af.

Financiën meldt daarna in de financiële dagafsluiting wat het werkelijk heeft ontvangen — één per dag, tegenover elke overdracht van een ritopvolger op die datum. Een maandrapport voor de accountant is één CSV-export uit de tabel met financiële afsluitingen, met contant geld en cheques apart, aantallen, verschillen en redenen.

Welke KPI's moet een bedrijf met betaling bij levering volgen?

Een illustratief voorbeeld met fictieve cijfers voor een distributeur van wie de 10 chauffeurs dagelijks contant geld innen. Het is geen bewering over een klant van OptiRoutes.

Hoe begint u met betaling bij levering in OptiRoutes?

Voeg het woord voor contant toe aan de namen van uw contante klanten, zet prijzen op hun orders zodat het verschuldigde bedrag bekend is, en stel uw redenen voor kasverschillen op onder Instellingen → Standaardopmerkingen. Geef elke contante klant een e-mailadres op de klantkaart als u kwitanties wilt versturen. Draai daarna één dag in de proefperiode — 3 dagen gratis, maximaal 50 adressen per dag, zonder creditcard.

Veelgestelde vragen