Routeplanning voor groothandels in voeding en dranken

Hoe ziet de dag van een planner bij een groothandel in voeding en dranken eruit?

De dag begint meestal voordat het magazijn klaar is met orderpicken. Orders komen als bestand binnen uit het ERP of van het verkoopteam: buurtsupers, cafés, restaurants, kiosken en een paar supermarktfilialen, elk met eigen ontvangsttijden. Sommige klanten nemen alleen droge producten af, andere ook gekoelde en diepvriesproducten, en de supermarktfilialen lossen aan een laadkade met een wachtrij. De planner moet, vaak binnen een uur, beslissen welke vrachtwagen waarheen gaat, in welke volgorde en met welke pallets aan boord.

Dan beginnen de uitzonderingen. Een restaurant belt dat het vandaag om 11.00 uur sluit. Het adres van een nieuwe klant is een gebouwnaam zonder huisnummer. Twee chauffeurs hebben verlof, en een koelwagen staat in de garage. Late orders blijven binnenkomen nadat de routes al zijn afgedrukt, en de planner moet beslissen of hij ze aan een open route toevoegt, een nieuwe start of ze voor morgen laat liggen. Intussen betalen sommige klanten de chauffeur bij levering, en het kantoor moet aan het einde van de dag precies weten hoeveel contant geld en hoeveel cheques elke chauffeur terugbrengt.

's Middags verschuiven de vragen naar het veld: welke stops nog wachten, wie te laat is, welke leveringen zijn geweigerd en waarom, en welke ondertekende afleverbonnen nog niet binnen zijn. Als de chauffeurs terugkomen, telt de kas wat ze hebben geïnd tegenover wat ze hebben gemeld, en de orders voor de volgende dag komen al binnen.

OptiRoutes volgt precies deze volgorde. Het scherm Dagverloop toont de fasen van de dag — orders binnen, adressen in orde, routering, chauffeurs toegewezen, naar chauffeurs verstuurd, in het veld, dag afgesloten — en waarop u als volgende drukt.

Welke functies van OptiRoutes tellen het meest voor groothandels in voeding en dranken?

• Orders uit een bestand of automatisch geladen. Upload een Excel- of CSV-bestand, of laat het systeem de orders van de dag zonder klik van uw bestandsserver halen. De kolomnamen worden één keer gekoppeld in de instellingen. Zie integraties.
• Adrescontrole vóór de planning. Elke levering krijgt een status — geldig, te controleren of ongeldig — en een rood adres blokkeert de upload tot het is gecorrigeerd. Een vast adres en een vaste notitie blijven bij elke volgende lading bij de klant.
• Tijdvensters per klant en per weekdag. Een klant kan meerdere tijdvensters hebben, voor alle dagen of voor een specifieke dag. Herschikken kan de tijdvensters volgen, een stop die zijn tijdvenster mist laten staan, of hem naar de niet-toegewezen stops verplaatsen. Zie tijdvensters.
• Wachttijden voor ketens. Zet klanten die bekendstaan om lange wachtrijen bij het lossen op een lijst, op basis van een deel van hun naam, met de minuten die ze meestal kosten. Hun stoptijd wordt automatisch ingesteld en hun naam wordt gemarkeerd op de routekaart.
• Inhoudstypen: droog, gekoeld, diepvries. Definieer inhoudstypen en geef elk voertuig het type dat het vervoert. Bij splitsen op prioriteitslijnen met een groep wordt een koelwagen die als gekoeld is ingesteld niet op een droge route gezet. Op de kaart toont een markeringsvorm per inhoudstype welke stop diepvriesproducten krijgt.
• Pallets en laadindeling. Limieten per pallet (eenheden, volume, gewicht), een koelzone bij de koelunit, pallets verdeeld per groep, en een indeling die de pallets van de eerste stops bij de deur zet. Druk de palletindeling af voor de laders. Zie pallets en laden van de vrachtwagen.
• Rondes. Een ochtend- en een middagronde op dezelfde dag, elk met een eigen tabblad op de schermen voor orders en routes.
• Contante klanten. Een klant met het woord voor contant in zijn naam wordt gemarkeerd in de chauffeursapp; de chauffeur legt bij de stop contant geld en cheques vast, en de kas sluit de dag van elke chauffeur af.
• Ondertekende afleverbonnen. De klant ondertekent de afleverbon in de app, met maximaal drie foto's, opmerkingen en retouren. Ondertekende bonnen kunnen automatisch worden gemaild — elke handtekening, handtekeningen met een opmerking en handtekeningen met retouren, elk naar een eigen adres. Zie afleverbewijs.

Hoe passen late orders en wijzigingen in een planning die al bestaat?

Komen er nieuwe leveringen binnen op een dag die al routes heeft, dan vraagt OptiRoutes vóór de planning wat ermee moet gebeuren: ze op nieuwe routes zetten, ze in de niet-toegewezen stops van de ronde laten staan om handmatig te plaatsen, elk aan de dichtstbijzijnde open route toevoegen, ook vergrendelde routes meenemen, of alle orders van de dag opnieuw plannen. Vergrendelde routes worden nooit aangeraakt tenzij u daarvoor kiest — vergrendel de routes die het depot al hebben verlaten of die u met een klant hebt afgesproken.

Voor een snelle correctie sleept u een stop van de ene routekaart naar de andere, of een markering op de kaart naar een stop van een andere route. Vóór een grote wijziging kan het routescherm de routes van de dag back-uppen en met één klik herstellen. Herschikken herberekent de aankomsttijden volgens de methode die u kiest: volledige herschikking op tijdvensters, alleen tijden en afstanden met behoud van de volgorde, of volledige herschikking zonder tijdvensters.

Welke KPI's moet een groothandel in voeding en dranken volgen?

De tabel hieronder is een illustratief voorbeeld met fictieve cijfers voor een middelgrote distributeur met 12 lijnen per dag. Ze laat zien wat u meet en waar het cijfer in OptiRoutes verschijnt; het is geen bewering over de resultaten van een klant van OptiRoutes.

Geplande kilometers in OptiRoutes zijn de afstand van de laatste planning, niet de werkelijk gereden afstand; het werkelijke traject van elke chauffeur kunt u controleren in de rittengeschiedenis van het scherm Realtime distributie.

Hoe gaat een groothandel in voeding van start met OptiRoutes?

Meld u aan op de website, verifieer uw e-mailadres en vul de bedrijfsgegevens in; de startwizard leidt u daarna door chauffeurs, de planningsmethode, orders, planning en de chauffeursapp. De gratis proefperiode duurt 3 dagen met maximaal 50 adressen per dag en vraagt geen creditcard. Na de proefperiode betaalt u vooruit op basis van het gemiddelde aantal lijnen per dag — zie prijzen.

Veelgestelde vragen