Planification des tournées pour les distributeurs alimentaires et de boissons

À quoi ressemble la journée d’un planificateur chez un distributeur alimentaire ?

La journée commence généralement avant la fin de la préparation des commandes en entrepôt. Les commandes arrivent de l’ERP ou de l’équipe commerciale sous forme de fichier : épiceries, cafés, restaurants, kiosques et quelques magasins de grandes enseignes, chacun avec ses propres horaires de réception. Certains clients ne prennent que du sec, d’autres aussi du frais et du surgelé, et les magasins des enseignes déchargent à un quai avec file d’attente. Le planificateur doit décider, souvent en moins d’une heure, quel camion va où, dans quel ordre et avec quelles palettes à bord.

Puis viennent les exceptions. Un restaurant appelle pour dire qu’il ferme à 11 h aujourd’hui. L’adresse d’un nouveau client est un nom d’immeuble sans numéro de rue. Deux chauffeurs sont en congé, et un camion frigorifique est au garage. Des commandes tardives continuent d’arriver alors que les tournées sont déjà imprimées, et le planificateur doit décider s’il les ajoute à une tournée ouverte, en crée une nouvelle ou les laisse pour le lendemain. Pendant ce temps, certains clients paient le chauffeur à la livraison, et le bureau doit savoir en fin de journée exactement combien d’espèces et de chèques rapporte chaque chauffeur.

L’après-midi, les questions se déplacent sur le terrain : quels arrêts sont encore en attente, qui est en retard, quelles livraisons ont été refusées et pourquoi, et quels bons de livraison signés ne sont pas encore arrivés. Au retour des chauffeurs, la caisse compare ce qu’ils ont encaissé à ce qu’ils ont déclaré, et les commandes du lendemain arrivent déjà.

OptiRoutes suit exactement cet enchaînement. L’écran Déroulement de la journée affiche les étapes de la journée — commandes reçues, adresses validées, calcul des tournées, chauffeurs affectés, envoi aux chauffeurs, sur le terrain, journée clôturée — et l’action suivante à lancer.

Quelles fonctionnalités d’OptiRoutes comptent le plus pour les distributeurs alimentaires et de boissons ?

• Des commandes depuis un fichier ou chargées automatiquement. Importez un fichier Excel ou CSV, ou laissez le système récupérer les commandes du jour sur votre serveur de fichiers sans un clic. Les noms de colonnes sont mis en correspondance une fois dans les paramètres. Voir intégrations.
• Vérification des adresses avant la planification. Chaque livraison reçoit un statut — valide, à vérifier ou invalide — et une adresse en rouge bloque l’import jusqu’à sa correction. Une adresse permanente et une note permanente restent attachées au client pour tous les chargements futurs.
• Des plages horaires par client et par jour de la semaine. Un client peut avoir plusieurs créneaux, pour tous les jours ou pour un jour précis. Le réordonnancement peut suivre les créneaux, conserver un arrêt hors créneau ou le placer dans les arrêts non affectés. Voir plages horaires.
• Des temps d’attente pour les enseignes. Listez les clients connus pour leurs longues files de déchargement par une partie de leur nom, avec le nombre de minutes qu’ils prennent habituellement. Leur temps d’arrêt se règle de lui-même et leur nom est mis en évidence sur la carte de tournée.
• Types de contenu : sec, frais, surgelé. Définissez des types de contenu et attribuez à chaque véhicule celui qu’il transporte. Lors d’un découpage par lignes prioritaires avec un groupe, un camion frigorifique défini comme frais n’est pas envoyé sur une tournée de sec. Sur la carte, une forme de repère par type de contenu montre quel arrêt reçoit du surgelé.
• Palettes et organisation du camion. Des limites par palette (unités, volume, poids), une zone réfrigérée près du groupe frigorifique, des palettes réparties par groupes, et une organisation qui place les palettes des premiers arrêts près de la porte. Imprimez l’organisation des palettes pour les préparateurs. Voir palettes et chargement des camions.
• Rotations. Une rotation du matin et une rotation de midi le même jour, chacune avec son onglet sur les écrans des livraisons et des tournées.
• Clients payant comptant. Un client dont le nom contient le mot désignant les espèces est signalé dans l’application chauffeur ; le chauffeur enregistre espèces et chèques à l’arrêt, et la caisse clôture la journée de chaque chauffeur.
• Bons de livraison signés. Le client signe le bon de livraison dans l’application, avec jusqu’à trois photos, remarques et retours. Les bons signés peuvent être envoyés automatiquement par e-mail — toutes les signatures, les signatures avec remarque et les signatures avec retours, chacune à sa propre adresse. Voir preuve de livraison.

Comment intégrer commandes tardives et changements dans un plan existant ?

Lorsque de nouvelles livraisons arrivent sur une journée qui a déjà des tournées, OptiRoutes demande quoi en faire avant de planifier : les placer dans de nouvelles tournées, les laisser dans les arrêts non affectés de la rotation pour un placement manuel, ajouter chacune à la tournée ouverte la plus proche, y inclure aussi les tournées verrouillées, ou replanifier toutes les commandes du jour. Les tournées verrouillées ne sont jamais touchées, sauf si vous le décidez — verrouillez les tournées déjà parties du dépôt ou convenues avec un client.

Pour une correction rapide, faites glisser un arrêt d’une carte de tournée à une autre, ou un repère de la carte sur l’arrêt d’une autre tournée. Avant une modification importante, l’écran des tournées peut sauvegarder les tournées du jour et les restaurer en un clic. Le réordonnancement recalcule les heures d’arrivée selon la méthode choisie : réordonnancement complet selon les plages horaires, simple recalcul des heures et des distances en gardant l’ordre, ou réordonnancement complet sans plages horaires.

Quels KPI un distributeur alimentaire doit-il suivre ?

Le tableau ci-dessous est un exemple illustratif aux chiffres fictifs pour un distributeur de taille moyenne qui fait 12 lignes par jour. Il montre quoi mesurer et où le chiffre apparaît dans OptiRoutes ; il ne prétend rien sur les résultats d’un quelconque client d’OptiRoutes.

Dans OptiRoutes, les kilomètres planifiés correspondent à la distance de la dernière planification, et non à la distance réellement parcourue ; le trajet réel de chaque chauffeur peut être vérifié dans l’historique des trajets de l’écran de distribution en temps réel.

Comment un distributeur alimentaire démarre-t-il avec OptiRoutes ?

Inscrivez-vous sur le site, vérifiez votre e-mail et saisissez les informations de l’entreprise ; l’assistant de démarrage vous guide ensuite à travers les chauffeurs, la méthode de planification, les commandes, la planification et l’application chauffeur. L’essai gratuit dure 3 jours, jusqu’à 50 adresses par jour, sans carte bancaire. Après l’essai, vous payez d’avance selon le nombre moyen de lignes par jour — voir tarifs.

Questions fréquentes