Encaissement et clôture de journée du chauffeur

Comment fonctionne l’encaissement, du client au rapport ?

1. Les clients payant comptant sont identifiés

   Un client dont le nom contient le mot désignant les espèces est un client payant comptant, dans n’importe laquelle des 34 langues ; un magasin « Cash & Carry » ne compte pas. Rien d’autre à configurer.

2. Le chauffeur encaisse

   Chez le client, l’application affiche le montant dû d’après la commande, et le chauffeur enregistre les espèces, les chèques et le nombre de chèques. Un écart exige un motif.

3. Le chauffeur déclare

   En fin de journée, le chauffeur déclare ce qu’il rapporte, et la tournée passe « en attente de clôture » à la caisse.

4. La caisse réceptionne le chauffeur

   Client par client, la caisse coche les documents, confirme les montants et compte palettes et bacs plastiques, puis clôture la journée du chauffeur.

5. Dispatcheur et comptabilité clôturent

   Le dispatcheur remet l’argent à la comptabilité, la comptabilité enregistre ce qu’elle a reçu, puis lance le rapport sur la période.

Chaque chiffre est calculé une seule fois sur le serveur : le tableau de bord, l’écran de clôture et le rapport ne divergent jamais. Les montants s’affichent dans la devise de l’entreprise choisie dans ses informations.

Le tableau de bord de la caisse

Le premier onglet de la caisse liste toutes les tournées du jour avec leur état de clôture. Huit cartes résument la journée : tournées, clôturées, non rentrées, attendu, déclaré, reçu, écarts et clôtures avec exceptions. Un encadré d’alertes regroupe tout ce qui doit être traité — écarts de caisse, palettes manquantes, livraisons non clôturées en POD et arrêts non livrés — par tournée et par chauffeur.

Chaque ligne comporte cinq contrôles — argent, palettes, bons, POD et approvisionnement — affichés en vert (correct), rouge (écart) ou bleu (pas encore contrôlé). Tant qu’un chauffeur n’a pas déclaré sa fin de journée, les contrôles affichent un tiret plutôt qu’un zéro, puisque rien n’est encore contrôlé. Le tableau de bord s’actualise toutes les minutes, et chaque colonne peut être triée et filtrée.

Réceptionner un chauffeur client par client

L’écran de clôture du chauffeur est conçu pour une tablette au dépôt. Il liste les clients de la tournée dans l’ordre des arrêts, chacun avec une pastille POD, l’encaissement (attendu, déclaré par le chauffeur et reçu) et une petite coche pour chaque contrôle effectué. Toucher un client ouvre un panneau avec chaque document et un grand bouton de validation par contrôle — par exemple tampon rouge et tampon ; vous ajoutez vos propres contrôles dans les paramètres des remarques prêtes.

Pour un client payant comptant, le panneau reçoit les espèces, les chèques, le nombre de chèques et une note sur les chèques, préremplis d’après la déclaration du chauffeur tant que vous ne saisissez rien d’autre, avec l’écart en direct à côté. Les totaux de la tournée sont la somme des clients et ne sont jamais saisis à la main. Des filtres rapides affichent tous les clients, ceux pas encore contrôlés, les clients payant comptant ou les clients avec anomalie. Les retraits et frais du chauffeur dans la journée sont affichés pour contexte, car ils expliquent souvent un écart de caisse.

Palettes, bacs plastiques et motifs d’écart

Lorsque la déclaration des palettes est activée, le chauffeur enregistre les palettes récupérées à chaque arrêt, et la caisse saisit combien sont revenues face à ce chiffre attendu ; un écart est signalé et peut porter une note. Les bacs plastiques sont comptés à la réception, le chiffre du chauffeur étant affiché pour information. Tout écart de caisse exige un motif avant de pouvoir clôturer la journée — choisi en un geste parmi vos motifs d’écart préparés, ou saisi. Le message sous le bouton de clôture indique précisément ce qui manque encore : un motif d’écart, le nom de la personne qui a réceptionné le chauffeur, ou la case de confirmation. Les notes de clôture acceptent des remarques de clôture préparées — chaque clic en ajoute une — ou du texte libre.

Clôturer, rouvrir et transmettre à la comptabilité

Confirmer et clôturer la journée verrouille définitivement la journée du chauffeur ; Enregistrer le brouillon conserve la saisie et laisse la journée ouverte. Sont enregistrés : qui a clôturé, quand, qui a réceptionné le chauffeur, chaque montant, motif et note. Une journée clôturée est en lecture seule. Si des déclarations d’un chauffeur arrivent après la clôture, un responsable peut rouvrir la journée avec un motif écrit, et l’auteur, la date et le motif de la réouverture figurent dans les notes de clôture.

Une fois ses chauffeurs réceptionnés, le dispatcheur clôture sa propre journée : combien d’espèces, combien en chèques et combien de chèques il remet à la comptabilité, avec un motif pour tout écart. Clôturer vers la comptabilité le fait en un geste avec exactement ce qui a été reçu des chauffeurs. Dans la clôture comptable, la comptabilité enregistre ce qu’elle a réellement reçu face à la remise de chaque dispatcheur ; une fois celle-ci clôturée, un responsable doit la rouvrir avant que toute clôture de dispatcheur à cette date puisse être modifiée.

Deux e-mails partent automatiquement : après la clôture de la journée, chaque client payant reçoit un reçu indiquant le montant, la date et la tournée, et à la clôture, le chauffeur reçoit une confirmation de dépôt avec les montants remis, la personne qui les a reçus et l’heure.

Des rapports pour la comptabilité

Le rapport sur une période liste chaque clôture de chauffeur entre deux dates, une ligne par tournée et par jour, avec sous-totaux par jour et totaux déclarés, reçus et en écart. Exporter en CSV le télécharge pour Excel avec des montants numériques, ainsi que des colonnes absentes du tableau — espèces et chèques séparés, motif d’écart et personne ayant réceptionné le chauffeur. Le tableau des clôtures comptables offre la même chose pour les journées comptables, jusqu’à 92 jours à la fois ; un fichier mensuel pour l’expert-comptable, c’est une période d’un mois et un clic. Pour le mois d’un seul chauffeur, choisissez le mois, filtrez la colonne chauffeur et exportez exactement ces lignes.

Qui fait quoi à la caisse

Un dispatcheur réceptionne les chauffeurs et clôture sa propre journée, et voit la partie comptable en lecture seule. La comptabilité arrive sur la caisse après connexion, clôture les journées des chauffeurs et la journée comptable. Un responsable fait tout, y compris rouvrir des journées clôturées. Les planificateurs ne voient pas la caisse. Le personnel qui réceptionne les chauffeurs dans la cour peut aussi travailler depuis un téléphone ou une tablette : un utilisateur ayant accès à la caisse se connecte à l’application chauffeur et y retrouve la liste du jour et l’écran de clôture du caissier.

Questions fréquentes