Thu tiền mặt và chốt ngày của tài xế

Thu tiền mặt hoạt động thế nào, từ khách hàng đến báo cáo?

1. Đánh dấu khách hàng trả tiền mặt

   Khách hàng có tên chứa từ chỉ tiền mặt là khách hàng trả tiền mặt, ở bất kỳ ngôn ngữ nào trong 34 ngôn ngữ; cửa hàng “Cash & Carry” không được tính. Không cần thiết lập gì thêm.

2. Tài xế thu tiền

   Tại khách hàng, ứng dụng hiển thị số tiền cần thu theo đơn hàng, và tài xế ghi nhận tiền mặt, séc và số lượng séc. Mọi chênh lệch đều cần lý do.

3. Tài xế khai báo

   Cuối ngày, tài xế khai báo số tiền mang về, và tuyến chuyển sang trạng thái “chờ chốt” tại quầy.

4. Quầy nhận bàn giao tài xế

   Theo từng khách hàng, quầy đánh dấu chứng từ, xác nhận số tiền và đếm pallet, thùng nhựa, rồi chốt ngày của tài xế.

5. Điều phối viên và tài chính chốt sổ

   Điều phối viên bàn giao tiền cho bộ phận tài chính, tài chính ghi nhận số đã nhận, và kế toán chạy báo cáo theo khoảng thời gian.

Mọi con số được tính một lần duy nhất trên máy chủ, nên bảng điều khiển, màn hình chốt ngày và báo cáo không bao giờ chênh nhau. Số tiền được hiển thị bằng đơn vị tiền tệ của công ty mà bạn chọn trong phần thông tin doanh nghiệp.

Bảng điều khiển quầy thu ngân

Thẻ đầu tiên của quầy thu ngân liệt kê mọi tuyến trong ngày cùng trạng thái chốt. Tám thẻ tổng hợp cả ngày: tuyến, đã chốt, chưa về, dự kiến, đã báo cáo, đã nhận, chênh lệch và các lần chốt có ngoại lệ. Một ô cảnh báo tập hợp mọi việc cần xử lý — chênh lệch tiền mặt, pallet bị thiếu, các lượt giao chưa đóng trong POD và các điểm dừng chưa giao — theo tuyến và theo tài xế.

Mỗi dòng có năm hạng mục kiểm tra — tiền, pallet, phiếu, POD và cung ứng — hiển thị màu xanh lá (ổn), đỏ (có chênh lệch) hoặc xanh dương (chưa kiểm tra). Cho đến khi tài xế khai báo kết thúc ngày, các hạng mục hiển thị dấu gạch ngang thay vì số 0, vì chưa có gì được kiểm tra. Bảng điều khiển tự làm mới mỗi phút, và mọi cột đều có thể sắp xếp và lọc.

Nhận bàn giao tài xế theo từng khách hàng

Màn hình chốt ngày của tài xế được thiết kế cho máy tính bảng tại kho. Màn hình liệt kê khách hàng của tuyến theo thứ tự điểm dừng, mỗi khách hàng có nhãn POD, khoản thu (dự kiến, tài xế báo cáo và đã nhận) và một dấu tích nhỏ cho mỗi hạng mục đã kiểm tra. Chạm vào một khách hàng sẽ mở bảng chi tiết với từng chứng từ và một nút tích lớn cho mỗi hạng mục kiểm tra — ví dụ dấu đỏ và dấu thường; bạn tự thêm hạng mục kiểm tra trong phần cài đặt ghi chú soạn sẵn.

Với khách hàng trả tiền mặt, bảng chi tiết nhận tiền mặt, séc, số lượng séc và ghi chú về séc, được điền sẵn từ báo cáo của tài xế cho đến khi bạn nhập số khác, kèm khoản chênh lệch hiển thị trực tiếp bên cạnh. Tổng của tuyến là tổng của các khách hàng và không bao giờ phải nhập tay. Bộ lọc nhanh hiển thị tất cả khách hàng, khách hàng chưa kiểm tra, khách hàng trả tiền mặt hoặc khách hàng có vấn đề. Các khoản rút tiền và chi phí trong ngày của tài xế được hiển thị để tham khảo, vì chúng thường giải thích được chênh lệch tiền mặt.

Pallet, thùng nhựa và lý do chênh lệch

Khi bật báo cáo pallet, tài xế ghi nhận số pallet đã thu tại mỗi điểm dừng, và quầy nhập số pallet thực tế mang về để đối chiếu với con số đó; chênh lệch được gắn cờ và có thể kèm ghi chú. Thùng nhựa được đếm theo số đã nhận, kèm con số của tài xế để tham khảo. Mọi chênh lệch tiền mặt đều cần lý do trước khi chốt ngày — chọn từ danh sách lý do chênh lệch soạn sẵn chỉ với một chạm, hoặc tự nhập. Thông báo bên dưới nút chốt cho biết chính xác những gì còn thiếu: lý do chênh lệch, tên người nhận bàn giao tài xế, hoặc dấu tích xác nhận. Ghi chú chốt ngày có thể chọn từ các ghi chú chốt ngày soạn sẵn — mỗi lần nhấp thêm một ghi chú — hoặc nhập tự do.

Chốt, mở lại và bàn giao cho tài chính

Xác nhận và chốt ngày khóa vĩnh viễn ngày của tài xế; Lưu bản nháp giữ lại những gì đã nhập và để ngày ở trạng thái mở. Dữ liệu được lưu: ai chốt, khi nào, ai nhận bàn giao tài xế, mọi số tiền, lý do và ghi chú. Ngày đã chốt chỉ có thể xem. Nếu báo cáo của tài xế đến sau khi chốt, quản lý có thể mở lại ngày kèm lý do bằng văn bản, và thông tin ai mở lại, khi nào, vì sao được đưa vào ghi chú chốt ngày.

Khi đã nhận bàn giao các tài xế của mình, điều phối viên chốt ngày của chính mình: bao nhiêu tiền mặt, bao nhiêu tiền séc và bao nhiêu tờ séc bàn giao cho tài chính, kèm lý do cho mọi chênh lệch. Chốt sang kế toán thực hiện việc này chỉ với một chạm, đúng bằng số đã nhận từ các tài xế. Trong bước chốt ngày của tài chính, bộ phận tài chính ghi nhận số thực nhận so với khoản bàn giao của từng điều phối viên; sau khi đã chốt, quản lý phải mở lại thì mới có thể thay đổi bất kỳ lần chốt nào của điều phối viên trong ngày đó.

Hai email được gửi tự động: sau khi chốt ngày, mọi khách hàng đã thanh toán nhận được biên nhận ghi số tiền, ngày và tuyến; và khi chốt, tài xế nhận được xác nhận nộp tiền ghi số tiền đã bàn giao, người nhận và thời điểm nhận.

Báo cáo cho kế toán

Báo cáo theo khoảng thời gian liệt kê mọi lần chốt ngày của tài xế giữa hai ngày, mỗi tuyến mỗi ngày một dòng, kèm tổng phụ theo ngày và tổng số đã báo cáo, đã nhận và chênh lệch. Xuất CSV tải báo cáo về cho Excel với số tiền ở dạng số, cùng các cột mà bảng không có — tách riêng tiền mặt và séc, lý do chênh lệch và người nhận bàn giao tài xế. Bảng các lần chốt của tài chính cung cấp tương tự cho các ngày của tài chính, tối đa 92 ngày mỗi lần; tệp hằng tháng cho kế toán chỉ cần chọn khoảng thời gian một tháng và một cú nhấp. Với tháng làm việc của một tài xế, hãy chọn tháng, lọc cột tài xế và xuất đúng những dòng đó.

Ai làm gì tại quầy thu ngân

Điều phối viên nhận bàn giao tài xế và chốt ngày của chính mình, và chỉ được xem phần tài chính. Tài chính vào thẳng quầy thu ngân sau khi đăng nhập, chốt ngày của tài xế và ngày của tài chính. Quản lý làm được mọi việc, kể cả mở lại các ngày đã chốt. Người lập kế hoạch không thấy quầy thu ngân. Nhân viên nhận bàn giao tài xế ngoài bãi cũng có thể làm việc trên điện thoại hoặc máy tính bảng: người dùng có quyền truy cập quầy thu ngân đăng nhập vào ứng dụng tài xế và nhận danh sách ngày cùng màn hình chốt ngày của thu ngân ngay tại đó.

Câu hỏi thường gặp