Bargeldinkasso und Tagesabschluss der Fahrer

Wie funktioniert das Bargeldinkasso – vom Kunden bis zum Bericht?

1. Barzahler werden gekennzeichnet

   Ein Kunde, dessen Name das Wort für Bargeld enthält, ist ein Barzahler – in jeder der 34 Sprachen; ein „Cash & Carry“-Markt zählt nicht. Sonst muss nichts eingerichtet werden.

2. Der Fahrer kassiert

   Beim Kunden zeigt die App den fälligen Betrag aus der Lieferung, und der Fahrer erfasst Bargeld, Schecks und die Anzahl der Schecks. Eine Differenz braucht einen Grund.

3. Der Fahrer erklärt

   Am Tagesende erklärt der Fahrer, was er zurückbringt, und die Route steht an der Kasse auf „wartet auf Abschluss“.

4. Die Kasse empfängt den Fahrer

   Kunde für Kunde hakt die Kasse die Belege ab, bestätigt die Beträge, zählt Paletten und Kunststoffkisten und schließt dann den Tag des Fahrers ab.

5. Disponent und Buchhaltung schließen ab

   Der Disponent übergibt das Geld an die Buchhaltung, die Buchhaltung erfasst, was sie erhalten hat, und erstellt den Zeitraumbericht.

Jede Zahl wird einmal auf dem Server berechnet – Dashboard, Abschlussbildschirm und Bericht widersprechen sich also nie. Beträge werden in der Unternehmenswährung angezeigt, die Sie in den Unternehmensdaten wählen.

Das Dashboard der Kasse

Der erste Reiter der Kasse listet jede Route des Tages mit ihrem Abschlussstatus. Acht Karten fassen den Tag zusammen: Routen, abgeschlossen, nicht zurück, erwartet, gemeldet, erhalten, Differenzen und Abschlüsse mit Ausnahmen. Ein Hinweisfeld sammelt alles, was zu klären ist – Kassendifferenzen, fehlende Paletten, nicht im POD abgeschlossene Lieferungen und nicht belieferte Stopps – nach Route und Fahrer.

Jede Zeile trägt fünf Prüfungen – Geld, Paletten, Lieferscheine, POD und Belieferung –, angezeigt in Grün (in Ordnung), Rot (Differenz) oder Blau (noch nicht geprüft). Bis ein Fahrer das Tagesende erklärt, zeigen die Prüfungen einen Strich statt einer Null, weil noch nichts geprüft ist. Das Dashboard aktualisiert sich jede Minute selbst, und jede Spalte lässt sich sortieren und filtern.

Einen Fahrer Kunde für Kunde empfangen

Der Abschlussbildschirm für Fahrer ist für ein Tablet im Depot gemacht. Er listet die Kunden der Route in Stoppreihenfolge, jeweils mit POD-Chip, dem Inkasso (erwartet, vom Fahrer gemeldet und erhalten) und einem kleinen Häkchen für jede erledigte Prüfung. Ein Tipp auf einen Kunden öffnet ein Feld mit jedem Beleg und einer großen Häkchen-Schaltfläche pro Prüfung – zum Beispiel roter Stempel und Stempel; eigene Prüfungen legen Sie in den Einstellungen der vorbereiteten Bemerkungen an.

Bei einem Barzahler nimmt das Feld Bargeld, Schecks, Anzahl der Schecks und eine Schecknotiz auf – vorausgefüllt aus der Meldung des Fahrers, bis Sie etwas anderes eingeben –, mit der aktuellen Differenz daneben. Die Routensummen ergeben sich aus den Kunden und werden nie von Hand eingetippt. Schnellfilter zeigen alle Kunden, die noch nicht geprüften, Barzahler oder Kunden mit Problemen. Entnahmen und Ausgaben des Fahrers an diesem Tag werden zur Einordnung angezeigt, weil sie eine Kassendifferenz oft erklären.

Paletten, Kunststoffkisten und Gründe für Differenzen

Ist die Palettenmeldung aktiviert, erfasst der Fahrer die an jedem Stopp abgeholten Paletten, und die Kasse trägt ein, wie viele gegenüber dieser Erwartung zurückgekommen sind; eine Differenz wird markiert und kann eine Notiz erhalten. Kunststoffkisten werden als erhalten gezählt, die Zahl des Fahrers wird zur Information angezeigt. Jede Kassendifferenz braucht einen Grund, bevor der Tag abgeschlossen werden kann – mit einem Tipp aus Ihren vorbereiteten Gründen gewählt oder eingetippt. Der Hinweis unter der Abschluss-Schaltfläche sagt genau, was noch fehlt: ein Grund für die Differenz, der Name der Person, die den Fahrer empfangen hat, oder das Bestätigungshäkchen. Abschlussnotizen übernehmen vorbereitete Bemerkungen zum Tagesabschluss – jeder Klick fügt eine hinzu – oder freien Text.

Abschließen, wieder öffnen und an die Buchhaltung übergeben

Tag bestätigen und abschließen sperrt den Tag des Fahrers endgültig; Entwurf speichern behält das Eingegebene und lässt den Tag offen. Gespeichert wird: wer abgeschlossen hat, wann, wer den Fahrer empfangen hat, jeder Betrag, Grund und jede Notiz. Ein abgeschlossener Tag ist schreibgeschützt. Treffen Meldungen eines Fahrers nach dem Abschluss ein, kann ein Manager den Tag mit schriftlicher Begründung wieder öffnen; wer ihn wann und warum geöffnet hat, geht in die Abschlussnotizen ein.

Hat der Disponent seine Fahrer empfangen, schließt er seinen eigenen Tag ab: wie viel Bargeld, wie viel in Schecks und wie viele Schecks er an die Buchhaltung übergibt, mit einem Grund für jede Differenz. An Buchhaltung abschließen erledigt das mit einem Tipp – mit genau dem, was von den Fahrern eingegangen ist. Im Tagesabschluss der Buchhaltung erfasst diese, was sie tatsächlich erhalten hat, gegenüber der Übergabe jedes Disponenten; ist er abgeschlossen, muss ein Manager ihn wieder öffnen, bevor sich ein Disponentenabschluss dieses Datums ändern lässt.

Zwei E-Mails gehen automatisch hinaus: Nach dem Tagesabschluss erhält jeder zahlende Kunde eine Quittung mit Betrag, Datum und Route, und beim Abschluss erhält der Fahrer eine Einzahlungsbestätigung mit den übergebenen Beträgen, wer sie entgegengenommen hat und wann.

Berichte für die Buchhaltung

Der Zeitraumbericht listet jeden Fahrerabschluss zwischen zwei Daten auf, eine Zeile pro Route und Tag, mit Tageszwischensummen sowie Summen für gemeldet, erhalten und Differenz. CSV exportieren lädt ihn für Excel herunter, mit Beträgen als Zahlen und zusätzlichen Spalten, die die Tabelle nicht hat – Bargeld und Schecks getrennt, Grund der Differenz und wer den Fahrer empfangen hat. Die Tabelle der Buchhaltungsabschlüsse bietet dasselbe für Buchhaltungstage, bis zu 92 Tage auf einmal; eine Monatsdatei für den Steuerberater ist ein Monatszeitraum und ein Klick. Für den Monat eines einzelnen Fahrers wählen Sie den Monat, filtern die Fahrerspalte und exportieren genau diese Zeilen.

Wer an der Kasse was tut

Ein Disponent empfängt Fahrer und schließt seinen eigenen Tag ab; den Buchhaltungsteil sieht er nur lesend. Die Buchhaltung landet nach der Anmeldung direkt in der Kasse und schließt die Fahrertage und den Buchhaltungstag ab. Ein Manager darf alles, einschließlich des Wiederöffnens abgeschlossener Tage. Planer sehen die Kasse nicht. Mitarbeiter, die Fahrer auf dem Hof empfangen, können auch vom Handy oder Tablet aus arbeiten: Ein Benutzer mit Kassenzugang meldet sich in der Fahrer-App an und erhält dort die Tagesliste und den Abschlussbildschirm des Kassierers.

Häufig gestellte Fragen