नकद वसूली और ड्राइवर की दिन की क्लोज़िंग

ग्राहक से रिपोर्ट तक नकद वसूली कैसे काम करती है?

1. नकद ग्राहक चिह्नित होते हैं

   जिस ग्राहक के नाम में "नकद" के लिए शब्द हो, वह नकद ग्राहक है, 34 भाषाओं में से किसी में भी; “Cash & Carry” स्टोर नहीं गिना जाता। और कुछ सेट करने की ज़रूरत नहीं।

2. ड्राइवर वसूली करता है

   ग्राहक के पास ऐप ऑर्डर से बकाया राशि दिखाता है, और ड्राइवर नकद, चेक और चेकों की संख्या दर्ज करता है। अंतर हो तो कारण चाहिए।

3. ड्राइवर घोषणा करता है

   दिन के अंत में ड्राइवर घोषित करता है कि वह क्या लेकर लौट रहा है, और कैश डेस्क पर रूट “क्लोज़िंग की प्रतीक्षा में” हो जाता है।

4. कैश डेस्क ड्राइवर का हिसाब लेता है

   ग्राहक-दर-ग्राहक, कैश डेस्क दस्तावेज़ों पर टिक करता है, राशियों की पुष्टि करता है और पैलेट व प्लास्टिक क्रेट गिनता है, फिर ड्राइवर का दिन बंद करता है।

5. डिस्पैचर और वित्त बंद करते हैं

   डिस्पैचर पैसा वित्त विभाग को सौंपता है, वित्त विभाग दर्ज करता है कि उसे क्या मिला, और अकाउंटिंग अवधि रिपोर्ट चलाती है।

हर आँकड़ा सर्वर पर एक ही बार गिना जाता है, इसलिए डैशबोर्ड, क्लोज़िंग स्क्रीन और रिपोर्ट में कभी अंतर नहीं होता। राशियाँ उस कंपनी मुद्रा में दिखती हैं जो आप व्यवसाय के विवरण में चुनते हैं।

कैश डेस्क डैशबोर्ड

कैश डेस्क का पहला टैब दिन के हर रूट को उसकी क्लोज़िंग स्थिति के साथ सूचीबद्ध करता है। आठ कार्ड दिन का सार देते हैं: रूट, बंद, अभी नहीं लौटे, अपेक्षित, रिपोर्ट किया गया, प्राप्त, अंतर और अपवाद वाली क्लोज़िंग। एक अलर्ट बॉक्स रूट और ड्राइवर के अनुसार वह सब इकट्ठा करता है जिस पर ध्यान देना है — नकद अंतर, गुम पैलेट, POD में बंद न हुई डिलीवरी और डिलीवर न हुए स्टॉप।

हर पंक्ति में पाँच जाँचें होती हैं — पैसा, पैलेट, नोट, POD और आपूर्ति — जो हरे (ठीक), लाल (अंतर) या नीले (अभी जाँचा नहीं गया) रंग में दिखती हैं। जब तक ड्राइवर दिन के अंत की घोषणा नहीं करता, जाँचें शून्य के बजाय डैश दिखाती हैं, क्योंकि अभी कुछ जाँचा नहीं गया। डैशबोर्ड हर मिनट अपने-आप रीफ़्रेश होता है, और हर कॉलम को सॉर्ट और फ़िल्टर किया जा सकता है।

ग्राहक-दर-ग्राहक ड्राइवर का हिसाब लेना

ड्राइवर क्लोज़िंग स्क्रीन डिपो पर टैबलेट के लिए बनी है। यह रूट के ग्राहकों को स्टॉप के क्रम में सूचीबद्ध करती है, हर एक के साथ POD चिप, वसूली (अपेक्षित, ड्राइवर द्वारा रिपोर्ट की गई और प्राप्त) और हर पूरी हुई जाँच के लिए एक छोटा टिक। किसी ग्राहक पर टैप करने से हर दस्तावेज़ और हर जाँच के लिए बड़े टिक बटन वाला पैनल खुलता है — जैसे लाल मुहर और मुहर; आप तैयार टिप्पणियों की सेटिंग्स में अपनी जाँचें जोड़ते हैं।

नकद ग्राहक के लिए पैनल नकद, चेक, चेकों की संख्या और चेक नोट लेता है, जो ड्राइवर की रिपोर्ट से भरे रहते हैं जब तक आप कुछ और टाइप न करें, और बगल में लाइव अंतर दिखता है। रूट का कुल योग ग्राहकों का जोड़ है और कभी हाथ से टाइप नहीं होता। तेज़ फ़िल्टर सभी ग्राहक, अभी न जाँचे गए, नकद ग्राहक या समस्या वाले ग्राहक दिखाते हैं। संदर्भ के लिए ड्राइवर की उस दिन की निकासी और ख़र्च दिखाए जाते हैं, क्योंकि अक्सर वही नकद अंतर की वजह होते हैं।

पैलेट, प्लास्टिक क्रेट और अंतर के कारण

पैलेट रिपोर्टिंग चालू होने पर ड्राइवर हर स्टॉप पर एकत्र किए गए पैलेट दर्ज करता है, और कैश डेस्क उस अपेक्षा के मुक़ाबले टाइप करता है कि कितने वापस आए; अंतर चिह्नित होता है और उस पर नोट जोड़ा जा सकता है। प्लास्टिक क्रेट प्राप्त के रूप में गिने जाते हैं, जानकारी के लिए ड्राइवर की संख्या दिखती है। दिन बंद होने से पहले किसी भी नकद अंतर का कारण ज़रूरी है — आपके तैयार अंतर कारणों में से एक टैप में चुना गया, या टाइप किया गया। बंद करने के बटन के नीचे का संदेश ठीक-ठीक बताता है कि क्या अभी बाक़ी है: अंतर का कारण, ड्राइवर का हिसाब लेने वाले का नाम, या पुष्टि का टिक। क्लोज़िंग नोट्स में दिन की क्लोज़िंग की तैयार टिप्पणियाँ — हर क्लिक एक जोड़ता है — या मुक्त टेक्स्ट लिखा जा सकता है।

बंद करना, फिर से खोलना और वित्त विभाग को सौंपना

पुष्टि करें और दिन बंद करें ड्राइवर का दिन हमेशा के लिए लॉक कर देता है; ड्राफ़्ट सहेजें टाइप की गई जानकारी रखता है और दिन खुला छोड़ता है। क्या सहेजा जाता है: किसने बंद किया, कब, ड्राइवर का हिसाब किसने लिया, हर राशि, कारण और नोट। बंद दिन केवल पढ़ा जा सकता है। अगर ड्राइवर की रिपोर्ट क्लोज़िंग के बाद आएँ, तो मैनेजर लिखित कारण के साथ दिन फिर से खोल सकता है, और किसने, कब और क्यों फिर से खोला, यह क्लोज़िंग नोट्स में दर्ज होता है।

अपने ड्राइवरों का हिसाब लेने के बाद डिस्पैचर अपना दिन बंद करता है: वह वित्त विभाग को कितना नकद, कितने के चेक और कितने चेक सौंपता है, किसी भी अंतर के कारण के साथ। अकाउंटिंग को बंद करें यह एक टैप में करता है, ठीक उतने के साथ जितना ड्राइवरों से मिला। वित्त की दिन की क्लोज़िंग में वित्त विभाग हर डिस्पैचर के हस्तांतरण के मुक़ाबले दर्ज करता है कि उसे वास्तव में क्या मिला; इसके बंद होने के बाद, उस तारीख़ की किसी भी डिस्पैचर क्लोज़िंग में बदलाव से पहले मैनेजर को इसे फिर से खोलना होगा।

दो ईमेल अपने-आप जाते हैं: दिन बंद होने के बाद हर भुगतानकर्ता ग्राहक को राशि, तारीख़ और रूट के साथ रसीद मिलती है, और बंद होने पर ड्राइवर को सौंपी गई राशियों, उन्हें किसने लिया और कब, के साथ जमा की पुष्टि मिलती है।

अकाउंटिंग के लिए रिपोर्ट

अवधि रिपोर्ट दो तारीख़ों के बीच की हर ड्राइवर क्लोज़िंग सूचीबद्ध करती है, हर रूट और दिन की एक पंक्ति, दैनिक उप-योग और रिपोर्ट, प्राप्त और अंतर के कुल योग के साथ। CSV एक्सपोर्ट करें इसे संख्याओं के रूप में राशियों के साथ Excel के लिए डाउनलोड करता है, साथ में वे कॉलम जो तालिका में नहीं हैं — नकद और चेक अलग-अलग, अंतर का कारण और ड्राइवर का हिसाब किसने लिया। वित्त क्लोज़िंग की तालिका वित्त के दिनों के लिए यही देती है, एक बार में 92 दिन तक; अकाउंटेंट के लिए मासिक फ़ाइल यानी एक महीने की अवधि और एक क्लिक। किसी एक ड्राइवर के महीने के लिए महीना चुनें, ड्राइवर कॉलम फ़िल्टर करें और ठीक वही पंक्तियाँ एक्सपोर्ट करें।

कैश डेस्क पर कौन क्या करता है

डिस्पैचर ड्राइवरों का हिसाब लेता है और अपना दिन बंद करता है, और वित्त वाला हिस्सा केवल देख सकता है। वित्त साइन इन के बाद सीधे कैश डेस्क पर पहुँचता है, ड्राइवरों के दिन और वित्त का दिन बंद करता है। मैनेजर सब कुछ करता है, बंद दिनों को फिर से खोलना भी। प्लानर कैश डेस्क नहीं देखते। यार्ड में ड्राइवरों का हिसाब लेने वाले कर्मचारी फ़ोन या टैबलेट से भी काम कर सकते हैं: कैश डेस्क की पहुँच वाला उपयोगकर्ता ड्राइवर ऐप में साइन इन करता है और वहीं कैशियर की दिन सूची और क्लोज़िंग स्क्रीन पाता है।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न