Nakit tahsilat ve sürücü gün sonu kapanışı

Müşteriden rapora, nakit tahsilat nasıl işler?

1. Nakit müşteriler işaretlenir

   Adında, 34 dilin herhangi birinde nakit anlamına gelen kelime geçen müşteri nakit müşteridir; “Cash & Carry” mağazası sayılmaz. Başka bir ayar gerekmez.

2. Sürücü tahsil eder

   Müşteride uygulama siparişten gelen tahsil edilecek tutarı gösterir; sürücü nakdi, çekleri ve çek adedini kaydeder. Fark varsa bir neden gerekir.

3. Sürücü beyan eder

   Gün sonunda sürücü geri getirdiklerini beyan eder ve rota kasada “kapanış bekliyor” durumuna geçer.

4. Kasa sürücüyü teslim alır

   Kasa müşteri müşteri belgeleri işaretler, tutarları onaylar, paletleri ve plastik kasaları sayar, ardından sürücünün gününü kapatır.

5. Dispeçer ve finans kapatır

   Dispeçer parayı finansa devreder, finans teslim aldıklarını kaydeder, muhasebe de tarih aralığı raporunu çalıştırır.

Her rakam sunucuda bir kez hesaplanır; bu nedenle pano, kapanış ekranı ve rapor hiçbir zaman çelişmez. Tutarlar, işletme bilgilerinde seçtiğiniz şirket para biriminde gösterilir.

Kasa panosu

Kasanın ilk sekmesi günün her rotasını kapanış durumuyla listeler. Sekiz kart günü özetler: rotalar, kapananlar, dönmeyenler, beklenen, bildirilen, teslim alınan, farklar ve istisnalı kapanışlar. Bir uyarı kutusu ilgilenilmesi gereken her şeyi — nakit farkları, eksik paletler, POD'da kapatılmamış teslimatlar ve teslim edilmemiş duraklar — rota ve sürücüye göre toplar.

Her satırda beş kontrol bulunur — para, paletler, notlar, POD ve tedarik — ve yeşil (sorun yok), kırmızı (fark var) ya da mavi (henüz kontrol edilmedi) olarak gösterilir. Sürücü gün sonunu beyan edene kadar kontroller sıfır yerine çizgi gösterir, çünkü henüz hiçbir şey kontrol edilmemiştir. Pano her dakika kendini yeniler; her sütun sıralanıp filtrelenebilir.

Sürücüyü müşteri müşteri teslim almak

Sürücü kapanış ekranı depoda bir tablet için tasarlanmıştır. Rotanın müşterilerini durak sırasıyla listeler; her birinde bir POD etiketi, tahsilat (beklenen, sürücünün bildirdiği ve teslim alınan) ve yapılan her kontrol için küçük bir onay işareti bulunur. Bir müşteriye dokunmak, her belgeyi ve her kontrol için büyük bir onay düğmesini içeren bir panel açar — örneğin kırmızı kaşe ve kaşe; kendi kontrollerinizi hazır açıklamalar ayarlarından eklersiniz.

Nakit müşteri için panel nakdi, çekleri, çek adedini ve bir çek notunu alır; siz başka bir şey yazana kadar bunlar sürücünün raporundan doldurulur ve yanlarında anlık fark görünür. Rota toplamları müşterilerin toplamıdır ve asla elle yazılmaz. Hızlı filtreler tüm müşterileri, henüz kontrol edilmeyenleri, nakit müşterileri ya da sorunlu müşterileri gösterir. Sürücünün günlük para çekimleri ve masrafları bağlam için gösterilir, çünkü çoğu zaman bir nakit farkını açıklarlar.

Paletler, plastik kasalar ve fark nedenleri

Palet raporlama açıkken sürücü her durakta toplanan paletleri kaydeder; kasa da bu beklentiye karşı kaç paletin geri geldiğini yazar; fark işaretlenir ve bir not eklenebilir. Plastik kasalar teslim alınan olarak sayılır, sürücünün bildirdiği sayı bilgi amaçlı gösterilir. Herhangi bir nakit farkı, gün kapanmadan önce bir neden gerektirir — hazırladığınız fark nedenlerinden tek dokunuşla seçilir ya da yazılır. Kapat düğmesinin altındaki mesaj neyin hâlâ eksik olduğunu tam olarak söyler: bir fark nedeni, sürücüyü teslim alan kişinin adı ya da onay işareti. Kapanış notlarına hazır gün sonu açıklamaları — her tıklama bir tane ekler — ya da serbest metin girilir.

Kapatma, yeniden açma ve finansa devir

Onayla ve günü kapat, sürücünün gününü kesin olarak kilitler; Taslağı kaydet yazılanları saklar ve günü açık bırakır. Kaydedilenler: kimin kapattığı, ne zaman, sürücüyü kimin teslim aldığı, her tutar, neden ve not. Kapatılmış bir gün salt okunurdur. Sürücünün raporları kapanıştan sonra gelirse yönetici, yazılı bir gerekçeyle günü yeniden açabilir; günü kimin, ne zaman ve neden yeniden açtığı kapanış notlarına işlenir.

Dispeçer sürücülerini teslim aldıktan sonra kendi gününü kapatır: finansa ne kadar nakit, ne kadar çek ve kaç çek devrettiğini, her farkın nedeniyle birlikte. Muhasebeye kapat, bunu sürücülerden tam olarak teslim alınanlarla tek dokunuşta yapar. Finans gün sonu kapanışında finans, her dispeçerin devrine karşı gerçekte teslim aldığını kaydeder; bu kapanış yapıldıktan sonra o tarihe ait herhangi bir dispeçer kapanışının değişebilmesi için yöneticinin finans kapanışını yeniden açması gerekir.

İki e-posta otomatik olarak gider: gün kapatıldıktan sonra her ödeme yapan müşteri tutarı, tarihi ve rotayı içeren bir makbuz alır; kapanışta da sürücü, devrettiği tutarları, bunları kimin ve ne zaman teslim aldığını içeren bir teslim onayı alır.

Muhasebe için raporlar

Tarih aralığı raporu, iki tarih arasındaki her sürücü kapanışını rota ve gün başına bir satırla, gün ara toplamları ve bildirilen, teslim alınan ve fark toplamlarıyla listeler. CSV'ye aktar, raporu tutarları sayı olarak içerecek şekilde Excel için indirir; tabloda olmayan sütunlar da eklenir — ayrı ayrı nakit ve çekler, fark nedeni ve sürücüyü teslim alan kişi. Finans kapanışları tablosu aynısını finans günleri için, tek seferde 92 güne kadar sunar; muhasebeci için aylık bir dosya, bir aylık aralık ve tek bir tıklamadır. Tek bir sürücünün ayı için ayı seçin, sürücü sütununu filtreleyin ve tam olarak o satırları dışa aktarın.

Kasada kim ne yapar

Dispeçer sürücüleri teslim alır ve kendi gününü kapatır; finans bölümünü yalnızca görüntüleyebilir. Finans girişten sonra doğrudan kasaya yönlenir, sürücülerin günlerini ve finans gününü kapatır. Yönetici, kapatılmış günleri yeniden açmak dahil her şeyi yapar. Planlamacılar kasayı görmez. Sahada sürücüleri teslim alan personel bir telefon ya da tabletten de çalışabilir: kasa erişimi olan bir kullanıcı sürücü uygulamasına giriş yapar ve kasiyerin gün listesini ve kapanış ekranını orada bulur.

Sıkça sorulan sorular