Kontantopkrævning og chaufførens dagsafslutning

Hvordan fungerer kontantopkrævning – fra kunde til rapport?

1. Kontantkunder markeres

   En kunde, hvis navn indeholder ordet for kontant på et af de 34 sprog, er kontantkunde; en »Cash & Carry«-butik tæller ikke. Der skal ikke sættes andet op.

2. Chaufføren opkræver

   Hos kunden viser appen det skyldige beløb fra ordren, og chaufføren registrerer kontanter, checks og antallet af checks. En difference kræver en begrundelse.

3. Chaufføren erklærer

   Ved dagens slutning erklærer chaufføren, hvad der bringes tilbage, og ruten får status »afventer afslutning« i kassen.

4. Kassen modtager chaufføren

   Kunde for kunde krydser kassen dokumenterne af, bekræfter beløbene og tæller paller og plastkasser og afslutter derefter chaufførens dag.

5. Disponent og økonomi afslutter

   Disponenten overdrager pengene til økonomi, økonomi registrerer, hvad der er modtaget, og bogholderiet kører periodeopgørelsen.

Hvert tal beregnes én gang på serveren, så dashboardet, afslutningsskærmen og rapporten aldrig er uenige. Beløbene vises i den valuta, du vælger under virksomhedsoplysningerne.

Kassens dashboard

Kassens første fane viser alle dagens ruter med deres afslutningsstatus. Otte kort opsummerer dagen: ruter, afsluttet, ikke tilbage, forventet, indberettet, modtaget, differencer og afslutninger med afvigelser. En advarselsboks samler alt, der skal håndteres – kassedifferencer, manglende paller, leveringer, der ikke er afsluttet i POD, og ikke-leverede stop – pr. rute og chauffør.

Hver række har fem kontroller – penge, paller, følgesedler, POD og levering – vist som grøn (i orden), rød (difference) eller blå (ikke kontrolleret endnu). Indtil en chauffør har erklæret dagens slutning, viser kontrollerne en streg i stedet for nul, fordi intet er kontrolleret endnu. Dashboardet opdaterer sig selv hvert minut, og alle kolonner kan sorteres og filtreres.

Modtagelse af en chauffør kunde for kunde

Skærmen for chaufførafslutning er bygget til en tablet på depotet. Den viser rutens kunder i stoprækkefølge, hver med en POD-markering, opkrævningen (forventet, indberettet af chaufføren og modtaget) og et lille flueben for hver udført kontrol. Et tryk på en kunde åbner et panel med hvert dokument og en stor fluebensknap pr. kontrol – f.eks. rødt stempel og stempel; du tilføjer dine egne kontroller i indstillingerne for faste bemærkninger.

For en kontantkunde registrerer panelet kontanter, checks, antal checks og en checknote, udfyldt ud fra chaufførens indberetning, indtil du skriver noget andet, med den aktuelle difference ved siden af. Rutens totaler er summen af kunderne og indtastes aldrig manuelt. Hurtigfiltre viser alle kunder, dem, der ikke er kontrolleret endnu, kontantkunder eller kunder med problemer. Chaufførens hævninger og udgifter i løbet af dagen vises som baggrund, fordi de ofte forklarer en kassedifference.

Paller, plastkasser og begrundelser for differencer

Når pallerapportering er slået til, registrerer chaufføren de afhentede paller ved hvert stop, og kassen indtaster, hvor mange der kom tilbage, over for denne forventning; en difference markeres og kan få en note. Plastkasser tælles som modtaget, med chaufførens tal vist til orientering. Enhver kassedifference skal have en begrundelse, før dagen kan afsluttes – valgt blandt dine forberedte begrundelser med ét tryk eller skrevet. Beskeden under afslutningsknappen siger præcis, hvad der stadig mangler: en begrundelse for en difference, navnet på den, der modtog chaufføren, eller bekræftelsesfluebenet. Afslutningsnoter kan bestå af faste bemærkninger til dagsafslutning – hvert klik tilføjer én – eller fri tekst.

Afslutning, genåbning og overdragelse til økonomi

Bekræft og afslut dagen låser chaufførens dag endeligt; Gem kladde beholder det indtastede og lader dagen stå åben. Det gemmes: hvem der afsluttede, hvornår, hvem der modtog chaufføren, hvert beløb, hver begrundelse og note. En afsluttet dag er skrivebeskyttet. Kommer en chaufførs indberetninger efter afslutningen, kan en leder genåbne dagen med en skriftlig begrundelse, og hvem der genåbnede den, hvornår og hvorfor, føjes til afslutningsnoterne.

Når disponenten har modtaget sine chauffører, afslutter disponenten sin egen dag: hvor mange kontanter, hvor meget i checks og hvor mange checks der overdrages til økonomi, med en begrundelse for enhver difference. Afslut til bogholderiet gør det med ét tryk med præcis det, der blev modtaget fra chaufførerne. I økonomiens dagsafslutning registrerer økonomi, hvad der faktisk er modtaget, over for hver disponents overdragelse; når den er afsluttet, skal en leder genåbne den, før nogen disponentafslutning for den dato kan ændres.

To e-mails sendes automatisk: Når dagen er afsluttet, får hver betalende kunde en kvittering med beløb, dato og rute, og ved afslutningen får chaufføren en bekræftelse på indbetalingen med de overdragne beløb, hvem der modtog dem, og hvornår.

Rapporter til bogholderiet

Periodeopgørelsen viser alle chaufførafslutninger mellem to datoer, én række pr. rute og dag, med dagssubtotaler og totaler for indberettet, modtaget og difference. Eksportér CSV downloader den til Excel med beløb som tal plus kolonner, tabellen ikke har – kontanter og checks hver for sig, begrundelse for difference og hvem der modtog chaufføren. Tabellen over økonomiafslutninger tilbyder det samme for økonomidage, op til 92 dage ad gangen; en månedsfil til revisoren er en måneds periode og ét klik. For én chaufførs måned vælger du måneden, filtrerer chaufførkolonnen og eksporterer netop de rækker.

Hvem gør hvad i kassen

En disponent modtager chauffører og afslutter sin egen dag og ser økonomidelen som skrivebeskyttet. Økonomi lander i kassen efter login og afslutter chaufførernes dage og økonomidagen. En leder kan alt, inklusive at genåbne afsluttede dage. Planlæggere ser ikke kassen. Medarbejdere, der modtager chauffører i gården, kan også arbejde fra en telefon eller tablet: En bruger med adgang til kassen logger ind i chaufførappen og får kassererens dagsliste og afslutningsskærm dér.

Ofte stillede spørgsmål