Rapporter, periodeoversigt og chaufførscorer

Hvilke rapporter indeholder OptiRoutes?

På skærmen Chauffører og rapporter vælger du én chauffør eller Alle chauffører, åbner en rapportfane og vælger en dato, et interval eller en måned; rapporten genindlæses med det samme, og Download rapport gemmer de viste rækker i en fil til Excel. Filtrér først med rapportens søgning, så indeholder filen præcis det, du har brug for.

Periodeoversigt: Hvordan gik de seneste to uger?

Periodeoversigten er et tilbageblik for ledelsen: de seneste 7 eller 14 dage til og med i går sammenholdt med perioden før, hvad der stadig er åbent fra i går, og hvor tingene bliver ved med at gå galt – pr. dag, pr. chauffør og pr. årsag. Seks nøgletal viser hver den forrige værdi, ændringen og en linje pr. dag; en grøn pil er en ændring til det bedre og en rød til det værre, mens ordrer, ruter og kilometer vises i gråt uden vurdering.

• Leveringsgrad – leveret ud af alle indberettede ordrer på ruter, med antallet uden indberetning vist separat.
• Ikke leveret – ordrer, der ikke er leveret eller er sprunget over.
• Inden for kundens vindue – af de ordrer, der er leveret til en kunde med et vindue den ugedag, hvor mange der blev indberettet inden for det.
• Ruter – ruterne i perioden og det gennemsnitlige antal ordrer pr. rute.
• Planlagte km – afstanden fra den seneste planlægning, ikke den kørte afstand.
• Årsager til manglende levering – de fem mest almindelige årsager, chaufførerne har skrevet.

Åbent fra i går viser kun det, der stadig skal håndteres, hver linje med et link: ruter, der kørte ud og ikke blev færdige, ordrer uden indberetning, ikke-leverede ordrer med deres tre mest almindelige årsager, leveringer med en mislykket underskrift eller uden følgeseddel og – for ledere og økonomi – ruter, der ikke er afsluttet i kassen. Start morgenen dér, og gå videre til dagens forløb for i dag, når i går er helt afsluttet.

En farvet dag i tabellen dag for dag er et problem; et klik åbner dagens forløb for den dag med alt, der blokerede. En streg betyder, at der ikke er noget at beregne ud fra – systemet opfinder aldrig en værdi.

Chaufførpræstation og bonusser

Skærmen Chaufførpræstation og bonusser måler chaufførerne mod mål, du sætter, og omsætter opfyldte mål til foreslåede bonusser. Vælg op til 12 nøgletal fra ruter, ordrer og pallerapporter – f.eks. stop, leveringsgrad eller ikke leveret – og giv hvert et mål pr. dag, uge og måned og en vægt fra 0 til 10 (0 betyder vist, men ikke scoret). Systemet beregner, hvor langt hver chauffør nåede i forhold til hvert mål, og en score, der er det vægtede gennemsnit: 100 betyder, at alle mål er nået.

Ranglisten viser alle chauffører efter score med grøn for et nået mål, orange mellem 80 % og 99 % og rød under 80 %. Et nøgletal, virksomheden ikke kan måle, vises som »i/r« og trækker ikke scoren ned, og en chauffør med for få arbejdsdage i perioden – færre end 2 på en uge eller 5 på en måned – vises under »Ikke rangeret« i stedet for sidst. Fanen for chauffører nedbryder én chauffør dag for dag, helt ned til en rutes ordrer og de årsager, chaufføren har indberettet.

Bonusregler omsætter et nået mål til et forslag: en tærskel og et beløb, højere trin for højere resultater og eventuelt et beløb pr. blok af enheder ud over målet, med et loft. Når en dag, uge eller måned slutter, godkender eller afviser en leder forslagene, markerer godkendte bonusser som udbetalt i hovedbogen og kan tilføje en manuel bonus eller en negativ korrektion. En godkendt bonus bevarer de fakta, den byggede på, så en senere ændring af et mål ikke ændrer den, og hovedbogen kan eksporteres til CSV til lønbehandlingen.

Hvad ser chaufførerne om deres egen præstation?

I appen viser »Min præstation« hver chauffør sine mål og sin fremdrift, sin score, teamets gennemsnit og, hvis du tillader det, sin placering og bonusstatus. En chauffør ser altid kun sig selv: Selv placeringen vises som »3 af 12« – aldrig andre chaufførers navne eller tal. En god start er kun at vise mål og score og tilføje placering og bonusstatus, når målene har sat sig. Modulet er åbent som standard; lukker du det, fjernes skærmen fra alle menuer undtagen ledernes og fra appen, uden at noget slettes.

Månedligt forbrug og andre registreringer

Månedligt forbrug viser virksomhedens leder, hvor mange distributionsruter der blev bygget hver dag og i måneden, gennemsnittet pr. arbejdsdag, og hvilke kontorbrugere – leder, planlægger, disponent, økonomi – der har arbejdet i systemet og på hvor mange dage, og kan eksporteres til CSV. Chauffører, læssere og aflæssere tælles ikke som brugere. Andre registreringer ligger, hvor arbejdet foregår: Kassen har en periodeopgørelse over alle dagsafslutninger, skærmen for chauffører har et dagligt POD-arkiv som ZIP, og en log over ændringer i indstillinger viser lederne, hvem der gemte hvilken indstilling og hvornår, med den gamle og den nye værdi.

Ofte stillede spørgsmål