Raporty, przegląd okresu i oceny kierowców

Jakie raporty zawiera OptiRoutes?

Na ekranie Kierowcy i raporty wybiera się jednego kierowcę lub Wszystkich kierowców, otwiera zakładkę raportu i wybiera datę, zakres lub miesiąc; raport od razu się przeładowuje, a Pobierz raport zapisuje widoczne wiersze do pliku dla Excela. Jeśli najpierw przefiltruje się raport wyszukiwarką, plik będzie zawierał dokładnie to, czego potrzeba.

Przegląd okresu: jak minęły ostatnie dwa tygodnie?

Przegląd okresu to spojrzenie wstecz dla kierownictwa: ostatnie 7 lub 14 dni kończące się wczoraj na tle poprzedniego okresu, to, co wciąż jest otwarte od wczoraj, i miejsca, w których coś stale się psuje – według dni, kierowców i przyczyn. Sześć wskaźników pokazuje poprzednią wartość, zmianę i linię dla każdego dnia; zielona strzałka oznacza zmianę na lepsze, a czerwona na gorsze, natomiast zamówienia, trasy i kilometry są pokazywane na szaro, bez oceny.

• Wskaźnik dostaw – dostarczone spośród wszystkich zaraportowanych zamówień na trasach, z liczbą niezaraportowanych podaną osobno.
• Niedostarczone – zamówienia niedostarczone lub pominięte.
• W oknie klienta – ile zamówień dostarczonych klientom mającym okno w danym dniu tygodnia zaraportowano w jego granicach.
• Trasy – trasy w danym okresie i średnia liczba zamówień na trasę.
• Planowane km – odległość z ostatniego planowania, a nie faktycznie przejechana.
• Przyczyny niedostarczenia – pięć najczęstszych przyczyn wpisanych przez kierowców.

Otwarte od wczoraj wymienia tylko to, co nadal wymaga obsługi, każdą pozycję z linkiem: trasy, które wyjechały i się nie zakończyły, niezaraportowane zamówienia, niedostarczone zamówienia z trzema najczęstszymi przyczynami, dostawy z nieudanym podpisem lub bez dowodu dostawy oraz – dla kierowników i działu finansów – trasy niezamknięte w kasie. Warto zaczynać tam poranek, a gdy wczorajszy dzień będzie w pełni zamknięty, przejść do dzisiejszego przebiegu dnia.

Zabarwiony dzień w tabeli dzień po dniu oznacza problem; kliknięcie otwiera przebieg tego dnia ze wszystkim, co go blokowało. Kreska oznacza, że nie ma z czego liczyć – system nigdy nie wymyśla wartości.

Wyniki i premie kierowców

Ekran wyników i premii kierowców mierzy kierowców względem ustalonych celów i zamienia zrealizowane cele na proponowane premie. Można wybrać do 12 wskaźników spośród tras, zamówień i raportów palet – np. przystanki, wskaźnik dostaw lub niedostarczone – i każdemu nadać cel dzienny, tygodniowy i miesięczny oraz wagę od 0 do 10 (0 oznacza, że wskaźnik jest widoczny, ale nie wpływa na ocenę). System oblicza, w jakim stopniu każdy kierowca zrealizował każdy cel, oraz ocenę będącą średnią ważoną: 100 oznacza realizację wszystkich celów.

Ranking wymienia wszystkich kierowców według oceny: zielony oznacza zrealizowany cel, pomarańczowy – od 80% do 99%, a czerwony – poniżej 80%. Wskaźnik, którego firma nie może zmierzyć, ma oznaczenie „n/d” i nie obniża oceny, a kierowca ze zbyt małą liczbą dni pracy w okresie – mniej niż 2 w tygodniu lub 5 w miesiącu – trafia do sekcji „Bez rankingu”, zamiast na ostatnie miejsce. Zakładka kierowcy rozkłada wyniki jednego kierowcy dzień po dniu, aż do zamówień na trasie i przyczyn zgłoszonych przez kierowcę.

Reguły premii zamieniają zrealizowany cel w propozycję: próg i kwota, wyższe progi za lepsze wyniki i opcjonalnie kwota za każdy blok jednostek ponad cel, z pułapem. Gdy kończy się dzień, tydzień lub miesiąc, kierownik zatwierdza lub odrzuca propozycje, oznacza zatwierdzone premie w rejestrze jako wypłacone i może dodać premię ręczną lub korektę ujemną. Zatwierdzona premia zachowuje fakty, na których się opierała, więc późniejsza zmiana celu jej nie zmienia, a rejestr można wyeksportować do CSV na potrzeby płac.

Co kierowcy widzą o własnych wynikach?

W aplikacji „Moje wyniki” pokazują każdemu kierowcy jego cele i postępy, ocenę, średnią zespołu, a jeśli firma na to pozwala – także miejsce i status premii. Kierowca zawsze widzi tylko siebie: nawet miejsce jest pokazywane jako „3 z 12”, nigdy z nazwiskami czy liczbami innych kierowców. Dobrym początkiem jest pokazywanie tylko celów i oceny, a miejsca i statusu premii – dopiero gdy cele się ustabilizują. Moduł jest domyślnie otwarty; zamknięcie go usuwa ekran ze wszystkich menu poza menu kierowników oraz z aplikacji, niczego nie kasując.

Miesięczne zużycie i inne zapisy

Miesięczne zużycie pokazuje kierownikowi firmy, ile tras dystrybucyjnych zbudowano każdego dnia i w miesiącu, średnią na dzień roboczy oraz którzy użytkownicy biura – kierownik, planista, dyspozytor, finanse – pracowali w systemie i przez ile dni, z eksportem do CSV. Kierowcy oraz pracownicy załadunku i rozładunku nie są liczeni jako użytkownicy. Inne zapisy znajdują się tam, gdzie odbywa się praca: kasa ma raport wszystkich zamknięć dnia za wybrany okres, ekran kierowców ma dzienne archiwum POD w formacie ZIP, a dziennik zmian ustawień pokazuje kierownikom, kto zapisał które ustawienie i kiedy, ze starą i nową wartością.

Najczęściej zadawane pytania