Planowanie tras w dystrybucji farmaceutycznej i medycznej

Jak wygląda dzień planisty w dystrybucji farmaceutycznej i medycznej?

Trasa z zaopatrzeniem medycznym łączy bardzo różnych klientów: apteki, które przyjmują towar rano, zanim ustawi się kolejka, przychodnie przyjmujące dostawy tylko między wizytami, magazyny szpitalne z punktem przyjęć i ścisłą godziną graniczną oraz domy opieki, w których podpisać musi pielęgniarka. Wiele zamówień jest małych i wartościowych, a niektóre są pilne. Zadaniem planisty jest zmieścić je w kilku trasach, nie przekraczając żadnego okna i nie zostawiając kierowcy domysłów, kto może podpisać odbiór.

Presja pojawia się po dostawie w takim samym stopniu jak przed nią. Gdy apteka twierdzi, że karton nigdy nie dotarł, biuro potrzebuje podpisanego dowodu, nazwiska osoby, która go odebrała, godziny dostawy i najlepiej informacji, gdzie był kierowca, gdy klient podpisywał. Zwroty – przeterminowany towar, błędne pozycje, uszkodzone opakowania – trzeba zarejestrować na przystanku i przekazać osobie, która się nimi zajmuje.

Wreszcie dystrybutor musi dbać o porządek we własnej firmie: prawa jazdy kierowców, badania techniczne pojazdów i atesty chłodni mają daty ważności, a kierowcy w trasie muszą być widoczni dla biura w czasie rzeczywistym, gdy klient dzwoni z pytaniem, gdzie jest dostawa.

Które funkcje OptiRoutes są najważniejsze w farmacji i zaopatrzeniu medycznym?

• Podpis cyfrowy na dowodzie dostawy. Klient podpisuje dowód w aplikacji kierowcy, z możliwością dołączenia do trzech zdjęć, uwag i zwrotów. Gdy zamówienie nie ma własnego pliku dowodu, klient podpisuje pusty szablon dowodu dostawy firmy. Zobacz potwierdzenie dostawy.
• Wymagane nazwisko odbiorcy i podpis. Dla każdego kierowcy można wymagać nazwiska odbiorcy, podpisu, zdjęcia dowodu dostawy lub raportu palet. Wymagany element blokuje zakończenie dostawy, dopóki nie zostanie uzupełniony.
• Podpisy z lokalizacją. Opcja „Blokuj podpis przy wyłączonym GPS” gwarantuje, że każdy podpis ma lokalizację. Opcja „Blokuj podpis, gdy brakuje pliku oryginalnego dowodu dostawy” sprawia, że klienci podpisują wyłącznie oryginalny dowód.
• Podpisane dowody e-mailem. Trzy adresy odbiorcze: każdy podpis, podpisy z uwagą i podpisy ze zwrotami. Dowody są wysyłane z własnego konta Gmail firmy.
• Wymagany powód przy niedostarczeniu. Kierowca nie może zakończyć raportu o niedostarczeniu bez powodu wybranego z krótkiej listy przygotowanych gotowych uwag.
• Okna czasowe i czasy postoju. Okna dla każdego klienta i dnia tygodnia, czas postoju dla każdego klienta przy długich procedurach przyjęcia oraz metoda zmiany kolejności, która uwzględnia okna.
• Dystrybucja w czasie rzeczywistym. Trasa każdego kierowcy na mapie, przystanki w kolejności, rzeczywisty przyjazd i status każdego przystanku: dostarczono, nie dostarczono lub dostarczono z odstępstwem.
• Wiadomości o przyjeździe dla klientów. SMS z szacowaną godziną przyjazdu, opcjonalnie z linkiem do strony pokazującej, kiedy kierowca powinien przyjechać. Zobacz powiadomienia dla klientów.
• Uprawnienia i przeglądy. Daty ważności prawa jazdy, badania technicznego pojazdu, atestu chłodni i przeglądu windy załadowczej są przechowywane dla każdego kierowcy (bez automatycznych przypomnień).

Jak udowodnić dostawę, gdy klient ją kwestionuje?

Zaczyna się od zamówienia. Na ekranie dystrybucji w czasie rzeczywistym przystanek zamknięty z dowodem dostawy ma ikonę dokumentu, która otwiera plik POD. Raporty dostaw kierowców pokazują, co kierowca zaraportował na każdym przystanku, a wersja z pozycjami otwiera podpisany dowód dostawy. W przypadku samej trasy historia przejazdów pokazuje faktycznie przejechaną drogę jako linię ciągłą obok zaplanowanej trasy w postaci linii przerywanej, z godziną i prędkością w punktach po drodze.

Pełne archiwum zapewnia archiwum POD na ekranie kierowców, które w jednym pliku ZIP pobiera wszystkie podpisane dokumenty dostaw firmy z wybranego dnia. Podpisane dowody można też wysyłać e-mailem w chwili podpisania lub pobierać przez API plików.

Jak pilne zamówienia wpasowują się w już zaplanowane trasy?

Pilne zamówienie można dodać bezpośrednio do trasy z menu trasy – jako zamówienie, zamówienie odbioru lub zadanie – o ile trasa nie jest zablokowana. Gdy napływa partia nowych zamówień, planowanie najpierw pyta, dokąd mają trafić: na nowe trasy, do nieprzypisanych przystanków do ręcznego rozmieszczenia, na najbliższą otwartą trasę czy na trasy otwarte i zablokowane. Trasy, które już wyjechały, można zablokować, aby nic ich nie zmieniało.

Po dodaniu przystanku warto zmienić kolejność trasy, aby przeliczyć godziny przyjazdu. Jeśli klienci na trasie otrzymują wiadomości o przyjeździe, wiadomość z menu trasy trafia do każdego klienta na trasie z jego własną szacowaną godziną przyjazdu. Gdy kierowca sam pominie przystanek i przejdzie do późniejszego, opcjonalny raport SMS od razu informuje kierowników, dzięki czemu biuro może poinformować klienta, zanim ten zadzwoni.

Jakie KPI powinien śledzić dystrybutor farmaceutyczny?

Przykład poglądowy z fikcyjnymi liczbami dla dystrybutora zaopatrzenia medycznego z 6 trasami dziennie. Nie opisuje wyników żadnego klienta OptiRoutes.

Jak zacząć?

Wystarczy wczytać plik PDF z pustym dowodem dostawy jako szablon do podpisu, włączyć podpis cyfrowy i wybrać pola, które kierowca i klient widzą podczas podpisywania. Następnie należy ustawić wymagane elementy dla każdego kierowcy i adresy e-mail do wysyłki podpisów. Wypróbuj za darmo przez 3 dni, do 50 adresów dziennie, bez karty.

Najczęściej zadawane pytania