Pianificazione dei percorsi per la distribuzione farmaceutica e di forniture mediche

Com'è la giornata di un pianificatore nella distribuzione farmaceutica e medicale?

Un percorso di forniture mediche mescola clienti molto diversi: farmacie di quartiere che ricevono al mattino prima che si formi la coda, cliniche che accettano consegne solo tra un appuntamento e l'altro, magazzini ospedalieri con uno sportello di ricevimento e un orario limite rigido, e RSA dove deve firmare un infermiere. Molti ordini sono piccoli e di valore, e alcuni sono urgenti. Il compito del pianificatore è farli entrare in pochi percorsi senza mancare una finestra e senza lasciare che l'autista debba indovinare chi è autorizzato a firmare.

La pressione arriva dopo la consegna tanto quanto prima. Quando una farmacia dice che un cartone non è mai arrivato, l'ufficio ha bisogno della bolla firmata, del nome di chi l'ha ricevuto, dell'orario della consegna e, idealmente, di dove si trovava l'autista quando il cliente ha firmato. I resi (merce scaduta, articoli sbagliati, confezioni danneggiate) devono essere registrati alla fermata e arrivare a chi li gestisce.

Infine, il distributore deve tenere in ordine la propria casa: patenti degli autisti, revisioni dei veicoli e omologazioni frigorifere hanno date di scadenza, e gli autisti in strada devono essere visibili in tempo reale all'ufficio quando un cliente chiama per sapere dov'è la consegna.

Quali funzionalità di OptiRoutes contano di più per farmaceutico e forniture mediche?

• Firma digitale sulla bolla di consegna. Il cliente firma la bolla nell'app per gli autisti, con un massimo di tre foto, osservazioni e resi. Quando un ordine non ha un proprio file di bolla, il cliente firma un modello vuoto della bolla dell'azienda. Vedi prova di consegna.
• Nome del destinatario e firma obbligatori. Per ogni autista, richiedi il nome del destinatario, una firma, una foto della bolla di consegna o un rapporto pallet. Un elemento obbligatorio impedisce all'autista di completare la consegna finché non viene fornito.
• Firme con posizione. "Blocca la firma con il GPS spento" garantisce che ogni firma abbia una posizione. "Blocca la firma quando manca il file originale della bolla di consegna" fa sì che i clienti firmino solo la bolla originale.
• Bolle firmate via e-mail. Tre indirizzi di destinazione: ogni firma, firme con un'osservazione e firme con resi. Le bolle partono dall'account Gmail dell'azienda.
• Un motivo obbligatorio in caso di mancata consegna. L'autista non può completare un rapporto di mancata consegna senza un motivo, scelto da un breve elenco di osservazioni predefinite che prepari tu.
• Finestre temporali e tempi di fermata. Finestre per cliente e giorno della settimana, un tempo di fermata per cliente per le procedure di ricevimento lunghe e un metodo di riordino che segue le finestre.
• Distribuzione in tempo reale. Segui sulla mappa il percorso di ogni autista, le fermate in ordine, l'arrivo effettivo e lo stato di ogni fermata: consegnata, non consegnata o consegnata con un'eccezione.
• Messaggi di arrivo ai clienti. Un SMS con l'orario di arrivo stimato, facoltativamente con un link a una pagina che mostra quando dovrebbe arrivare l'autista. Vedi notifiche ai clienti.
• Patenti e revisioni. Le date di scadenza della patente, della revisione del veicolo, dell'omologazione frigorifera e del controllo della sponda vengono conservate per autista (senza promemoria automatici).

Come dimostrare una consegna quando un cliente la contesta?

Parti dall'ordine. Nella schermata Distribuzione in tempo reale, una fermata chiusa con una bolla di consegna ha un'icona documento che apre il file POD. I rapporti di consegna degli autisti mostrano ciò che l'autista ha registrato a ogni fermata, e la versione con articoli apre la bolla di consegna firmata. Per il percorso stesso, lo storico dei viaggi mostra il tragitto effettivamente percorso come linea continua accanto al percorso pianificato tratteggiato, con ora e velocità in vari punti lungo il tragitto.

Per un archivio completo, l'archivio POD nella schermata degli autisti scarica in un unico file ZIP tutti i documenti di consegna firmati dell'azienda per il giorno che scegli. Le bolle firmate possono anche essere inviate via e-mail man mano che vengono firmate, oppure prelevate tramite l'API dei file.

Come si inseriscono gli ordini urgenti in percorsi già pianificati?

Un ordine urgente si può aggiungere direttamente a un percorso dal menu del percorso (un ordine, un ordine di ritiro o un'attività), purché il percorso non sia bloccato. Quando arriva un gruppo di nuovi ordini, la pianificazione chiede prima dove devono andare: in nuovi percorsi, tra le fermate non assegnate per un posizionamento manuale, nel percorso aperto più vicino, oppure indistintamente nei percorsi aperti e bloccati. I percorsi già partiti si possono bloccare perché nulla li modifichi.

Dopo aver aggiunto una fermata, riordina il percorso per ricalcolare gli orari di arrivo. Se i clienti del percorso ricevono messaggi di arrivo, il messaggio dal menu del percorso arriva a ogni cliente del percorso con il proprio arrivo stimato. Quando un autista salta di sua iniziativa una fermata e passa a una successiva, un rapporto SMS facoltativo avvisa subito i manager, così l'ufficio può aggiornare il cliente prima che chiami.

Quali KPI dovrebbe monitorare un distributore farmaceutico?

Un esempio illustrativo con numeri di fantasia per un distributore di forniture mediche con 6 percorsi al giorno. Non descrive i risultati di alcun cliente di OptiRoutes.

Come iniziare?

Carica un PDF della tua bolla di consegna vuota come modello di firma, attiva la firma digitale e scegli quali campi vedono l'autista e il cliente durante la firma. Poi imposta gli elementi obbligatori per ogni autista e gli indirizzi e-mail per le firme. Provalo gratis per 3 giorni, fino a 50 indirizzi al giorno, senza carta.

Domande frequenti